TEMA 2. GESTIÓN COLABORATIVA DE PROYECTOS Y HERRAMIENTAS DE TRABAJO COLABORATIVO EN SALUD

1. INTRODUCCIÓN

Internet y las herramientas digitales han transformado los procesos de acceso, consumo, creación, gestión y publicación de la información, impactando fuertemente al sector científico y también al sanitario. Estos profundos cambios han provocado que el modelo clásico de colaboración e intercambio de información se haya transformado por uno más digital, abierto y social, pero, sobre todo, centrado en el libre flujo de conocimiento.

Entendemos como trabajo colaborativo la forma en la que podemos relacionarnos con otras personas para realizar un proyecto o tarea sin más límites geográficos o temporales que los que nosotros queramos establecer.

Esta tarea puede ser acotada a distintos entornos y organizaciones: desde un pequeño grupo de profesionales que trabajan sobre un documento o investigación, hasta una información puesta a disposición del público en general, para que cualquier persona pueda aportar su conocimiento.

Mediante el trabajo colaborativo cada miembro del grupo aprende más de lo que aprendería si estuviera solo y lo hace a partir de las interacciones con el resto (aprendizaje social), por lo que el resultado es muy enriquecedor y supera la suma del trabajo individual de cada miembro.

Realizar una investigación, crear un proyecto o elaborar un estudio científico en equipo implica la necesidad de coordinación de los miembros del grupo investigador y puesta en común de la información, además de la accesibilidad y una comunicación fluida libre de barreras físicas y temporales. En este sentido, existen herramientas populares que nos permiten crear un espacio de trabajo virtual donde incorporar la información relevante y hacerla más accesible, además de poder trabajar simultáneamente en documentos compartidos, gestionar tareas y comunicarnos eficientemente.

Todas estas herramientas trabajan sobre la denominada nube, es decir, son servicios de computación ofrecidos a través de una red que habitualmente es Internet. De esta forma, las aplicaciones son ejecutadas por una serie de servidores que están conectados a Internet, a los que podemos tener acceso en cualquier momento y a través de distintos dispositivos, fijos o móviles, lo que reduce costes, garantiza un servicio en línea en todo momento y suelen ser bastante seguros.

El desarrollo de la nube ha potenciado todavía más estas capacidades, al no tener ni siquiera que llevar la información con nosotros. Y finalmente, el gran beneficiado por el desarrollo de este tipo de servicios es el trabajo colaborativo con otros profesionales.

Pero el éxito de esta forma de trabajo en equipo no radica en el uso de una u otra herramienta sino en la capacidad, implicación y habilidades de sus miembros. De esta manera, el éxito está condicionado a que todos los miembros tengan claras sus responsabilidades y cooperen para construir un proyecto común. Por lo tanto, para que un trabajo de estas características funcione, deberá cumplir unas premisas básicas:

Planificado.
Coordinado.
Construido entre todos los miembros.
Viable y coherente en objetivos.
Flexible y adaptativo en función de su evolución.
Motivado entre sus miembros.

A lo largo de este tema vamos a conocer una serie de herramientas y servicios que pueden ayudarnos mucho en nuestros proyectos, ya que están orientadas a facilitar el trabajo colaborativo, independientemente del ámbito en el que sean aplicadas.

2. LA ‘NUBE COMO ESPACIO DE COLABORACIÓN ENTRE PROFESIONALES SANITARIOS

El surgimiento de la llamada ‘Computación en la Nube’ ha permitido el desarrollo de aplicaciones que permiten cubrir nuestras necesidades a la hora de procesar, compartir y almacenar información.

Este modelo posibilita el uso de herramientas que se ejecutan en los servidores de los promotores de servicios, eliminando la necesidad de instalar las aplicaciones en nuestros dispositivos. El conjunto de servicios ofrecidos en la nube se puede clasificar en:

Infraestructura como servicio (IaaS): para el procesamiento, almacenamiento y uso de redes.
Plataforma como servicio (PaaS): para el desarrollo de aplicaciones.
Software como servicio (SaaS): para proporcionar aplicaciones a través de Internet. De esta forma se implementan algunas de las herramientas que vamos a ver en este tema y que inciden en la comunicación y colaboración, junto a la posibilidad de compartir contenidos.

Las posibilidades que ofrecen estas nuevas herramientas digitales que operan en la nube son muy amplias y permiten por ejemplo que varias personas puedan trabajar sobre un mismo contenido desde distintos lugares geográficos, simplemente conectándose a la red y entrando en plataformas de edición.

El despliegue de estos servicios en la nube, la mejora en la capacidad de conexión a Internet y el aumento de dispositivos móviles, están impulsando el número de aplicaciones que aprovechan este potencial para ofrecer comunicación entre usuarios y otras herramientas de trabajo de tipo colaborativo.

De esta forma, surgen nuevas herramientas dedicadas a compartir ficheros y documentos, que explotan estas capacidades de comunicación y también las de edición colaborativa.

3. HERRAMIENTAS DIGITALES PARA EL TRABAJO COLABORATIVO EN SALUD

Lo que vamos a abordar en este tema es el uso de diferentes herramientas digitales para mejorar nuestro flujo de trabajo como profesionales sanitarios, enfocado sobre todo a la mejora de gestión digital de los proyectos colaborativos en el ámbito de la investigación y publicación científica.

Un proyecto colaborativo está formado por diferentes tareas y procesos que involucran de forma asíncrona el uso de herramientas digitales por parte de varias personas, normalmente de forma no presencial. Por tanto, se requiere el uso de una misma plataforma por varias personas que siguen un flujo de trabajo común y que comparten un objetivo común.

Con un objetivo meramente docente, hemos clasificado las diferentes herramientas usadas para el trabajo colaborativo acorde a los diferentes procesos que ocurren en los proyectos y a las características funcionales de las propias herramientas.

3.1. Herramientas de gestión y creación de archivos para el trabajo colaborativo: Google Workspace

Una vez que hemos visto las posibilidades de la nube para trabajar de forma colaborativa, vamos a profundizar en el uso de una de las plataformas de trabajo colaborativo más populares. Google Workspace (https://workspace.google.com) es una suite de aplicaciones basada en la nube desarrollada por Google Inc., diseñada para facilitar la colaboración y la productividad en entornos empresariales y educativos. Incluye herramientas para el procesamiento de texto (Google Docs), hojas de cálculo (Google sheets), presentaciones (Google Slides), correo electrónico (Gmail), calendario (Google Calendar), videoconferencias (Google Meet) y almacenamiento en la nube (Google Drive), entre otras. A través de una interfaz unificada y capacidades de integración, Google Workspace permite a los usuarios trabajar de manera colaborativa en documentos en tiempo real, programar reuniones, organizar tareas y compartir información de manera eficiente.

Además, al ser una solución basada en la nube, ofrece ventajas en términos de accesibilidad, ya que los usuarios pueden acceder a sus documentos y aplicaciones desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, incluido su teléfono móvil.

Tras unos años con el nombre G suite, el ecosistema colaborativo de Google pasó a llamarse Google Workspace, integrándose en un único servicio online.

Dentro de Google Workspace, haremos especial hincapié en Google Drive, que es el servicio que ofrece Google para almacenamiento de archivos y que tiene integrado sus aplicaciones ofimáticas de forma conjunta y transparente para que el usuario guarde, cree y comparta diferentes formatos de archivos.

Google Drive (https://www.google.es/intl/es/drive/) permite utilizar el espacio de almacenamiento para guardar nuestras imágenes, correos de Gmail, documentos de Google y todos aquellos archivos que deseemos incluir hasta el límite de la versión gratuita (15 Gb) o del plan que tengamos contratado.

Además de la versión web, accesible desde cualquier navegador de Internet, existe también una aplicación que podemos instalar en nuestro ordenador, de forma que se crea una carpeta similar a las de nuestro disco duro pero que se sincroniza automáticamente con la de la nube. Esta opción es recomendable si queremos tener acceso rápido a los archivos que tenemos almacenados en este espacio o trabajar con ellos sin necesidad de estar conectados a la red (se sincronizan una vez recuperemos la conexión). Del mismo modo podemos tener instalada la aplicación en varios ordenadores y cada vez que realicemos algún cambio en uno de ellos, provocará una actualización de los archivos en el resto de dispositivos.

Google Drive es por lo tanto una herramienta dedicada al almacenamiento, pero con distintos aplicativos integrados para generar documentos, hojas de cálculo, formularios, presentaciones, dibujos, etc.

Imagen de la página web de Google Drive (drive.google.com)

La principal característica que define a este servicio es la posibilidad de realizar un trabajo de tipo colaborativo por los distintos usuarios que tengan acceso a cada documento, los cuales pueden modificarlo tanto de forma asíncrona, como síncrona cuando varias personas trabajan de manera simultánea en el tiempo. Otros elementos que definen este servicio son:

Comunicación entre los participantes a través de mensajería y correo electrónico.
Recuperación de documentos desde cualquier dispositivo con conexión a la red.
Actualización automática y en tiempo real de los archivos, mediante una sincronización.
El acceso al historial de revisiones y la posibilidad de restauración de estados anteriores.

Aunque podemos visualizar y trabajar sobre distintos documentos de Google sin necesidad de tener una cuenta o estar autentificados, resulta recomendable disponer de una cuenta en Google para aprovechar todo su potencial.

Una vez dentro del servicio (http://drive.google.com) tendremos acceso a la estructura de ficheros de nuestra cuenta de Google Drive. Y como si de un directorio más se tratara, veremos el contenido de nuestra cuenta y podremos crear una serie de documentos (documento de texto, hojas de cálculo, presentaciones y formularios), con la diferencia de que todo lo que hagamos aquí será almacenado también en nuestra cuenta de Google Drive y podremos acceder a su contenido desde cualquier dispositivo, lo que resulta muy útil para trabajar independientemente de la tecnología que usemos, con solo disponer de una conexión a Internet.

Lo verdaderamente potente de esta herramienta es que podemos compartir nuestras carpetas y archivos con otros usuarios, a los que podemos dar permiso para su visualización, revisión con comentarios y edición, lo que permite trabajar en un archivo de forma única sin tener que andar circulando entre los usuarios distintas copias del archivo.

El concepto de edición simultánea presenta grandes ventajas a la hora de trabajar con los documentos compartidos, ya que muchas veces cuando queríamos aportar contenidos sobre un mismo archivo lo hacíamos de forma secuencial, es decir, un usuario editaba el archivo y se lo enviaba a otro, que a su vez hacía los cambios oportunos y lo devolvía de nuevo hasta que el trabajo se daba por finalizado. Este proceso presentaba problemas y fallos ya que a veces se trabajaba sobre versiones erróneas o había que esperar a que los otros colaboradores terminaran de aportar para poder seguir trabajando sobre el documento.

Estos problemas se solventan con herramientas como estas, ya que la colaboración entre usuarios dentro de un mismo documento es totalmente transparente, de manera que varias personas pueden estar trabajando a la vez y los cambios se visualizan y guardan en tiempo real. De esta forma no existen problemas a la hora de sincronizar el documento, porque en realidad todos trabajan sobre la misma copia e incluso podemos ver en tiempo real lo que está escribiendo el resto mientras lo hacen.

Si además le añadimos la posibilidad de que podemos comunicarnos mediante un chat o dejar comentarios sobre partes del texto que recibirán el resto de usuarios, Google Drive se convierte en una potente herramienta de trabajo en grupo todo en uno.

Los comentarios funcionan de tal forma que podemos resaltar elementos del archivo para solicitar una revisión o llamar la atención al resto de usuarios sobre cualquier aspecto del documento. De igual forma, podemos configurar de qué comentarios queremos ser notificados (todos, respuestas a los nuestros o ninguno). Y para un comentario existen además una serie de acciones: editar, eliminar, responder o resolver (si queremos dar por finalizado el debate).

A la hora de compartir un archivo, podremos hacerlo de forma pública (cualquier persona puede acceder al archivo), controlada (cualquier persona que reciba el enlace) y privada (solo aquellas personas a las que demos acceso). Y para esa persona con la que compartimos el archivo, se pueden fijar además una serie de límites: puede editar (acceso a modificar el documento), puede comentar (si por ejemplo queremos obtener una revisión de nuestro documento) y puede ver (si solo queremos que los usuarios vean el documento).

La otra opción que nos ofrece este servicio es la creación y edición de archivos en formato nativo, como son documentos de texto, hojas de cálculo, formularios y presentaciones. Pero todo ello además con una característica diferencial que resulta fundamental: la posibilidad de realizar edición múltiple a partir de varios usuarios, que pueden coincidir de forma síncrona en el tiempo trabajando sobre un mismo documento.

Y todo ello aprovechando de paso el resto de posibilidades que ofrece Google Drive, lo que nos permite disponer de nuestros archivos en cualquier momento desde cualquier ordenador o dispositivo móvil, conectándonos a nuestra cuenta mediante un navegador o App, pudiendo acceder a ellos y editarlos sin la necesidad de tenerlos descargados en nuestro dispositivo. En resumen, tendremos acceso a nuestros documentos y podremos editarlos independientemente del dispositivo que estemos utilizando, siempre que dispongamos de conexión a Internet.

Como hemos dicho, Google Drive permite la creación de distintos tipos de archivos. Veamos cuáles son y sus características más importantes:

3.2. Aplicaciones ofimáticas de Google para trabajar online de forma colaborativa

Documentos de Google. Es una aplicación gratuita basada en web que permite crear documentos de texto en línea con la posibilidad de colaborar en grupo.

Sus funcionalidades concretas son muy similares a las que ofrece cualquier otro procesador de textos como Microsoft Word, tanto a nivel de edición como de formateo para dar diferentes estilos.

Además, podemos añadir a los documentos elementos multimedia, incluir tablas, etc., tal y como hacemos por ejemplo con un documento de Word. Y cuando terminemos podremos también guardarlo, imprimirlo o compartirlo con otros usuarios.

Las funcionalidades más importantes de documentos de Google a nivel de trabajo colaborativo son:

Historial de revisiones: es decir, una trazabilidad de los cambios producidos en los documentos que incluye tanto fecha como la persona que realizó el cambio, incluyendo la posibilidad de restaurar versiones anteriores. Podemos acceder en cualquier momento a una versión anterior del archivo y ver qué cambios hemos realizado en él, tanto nosotros como aquellas personas que tengan permisos de edición sobre el documento. De esta forma, Google Drive genera un punto de revisión cada vez que alguien hace un cambio en el archivo que se está editando, que podremos consultar e incluso restaurar si así lo deseamos

Compartir archivos: la posibilidad de compartir nuestros documentos con otras personas y la edición colaborativa de forma simultánea.
Invitar a colaborar a otras personas: para que participen en los documentos, de forma que cada una vaya aportando su conocimiento sobre un mismo documento, el cual se va actualizando a tiempo real. Esto mejora muchísimo la productividad del equipo ya que sus miembros no tendrán que estar enviándose archivos continuamente con las actualizaciones que quieran realizar, sino que lo pueden hacer directamente (incluso a la vez en el mismo tiempo) y todos podrán ver los cambios que ha realizado el resto sobre el documento compartido
Modo revisión (sugerencias):De igual forma que muchos procesadores de texto incluyen ya herramientas para la gestión y control de cambios, Google ha incorporado la suya en sus documentos. Esta funcionalidad es perfecta para dar acceso a otras personas y que estas puedan revisar nuestro documento e incluso sugerir cambios, los cuales no se verán reflejados hasta el momento en que sean aprobados por la persona que administra el documento.

Hojas de cálculo de Google (Google Sheets). De forma análoga a las clásicas hojas de cálculo que ofrecen otras suites ofimáticas, como por ejemplo Excel, Google integra en Drive esta herramienta que nos permite trabajar de la misma manera e incluso importar y exportar documentos en otros formatos. Dispone de las mismas opciones de comentarios y revisiones que la herramienta de creación de documentos de texto.

Imagen de una hoja de cálculo de Google.

Los usos en el ámbito sanitario son equivalentes a los que se realizan en Excel, desde la creación de una base de datos para una investigación pequeña tipo póster hasta para realizar algún análisis estadístico.

Al igual que los documentos de Google, Google sheets incluye extensiones de terceros que tras instalarlas potencian las funcionalidades de la propia herramienta y que son gratuitas en la mayoría de los casos.

Formularios de Google. Es un aplicativo web que nos permite crear de forma rápida y muy sencilla formularios online que pondremos a disposición de nuestro público objetivo durante el tiempo que estimemos oportuno y los resultados se irán almacenando de manera automática en una hoja de cálculo. Cuentan con todo tipo de formatos de preguntas y respuestas y permiten diseñar flujos inteligentes, lo que significa que podemos crear itinerarios distintos a recorrer en función de las respuestas obtenidas por el usuario.

Imagen de un formulario de Google.

Esta herramienta resulta muy útil por ejemplo para crear encuestas para recabar datos en investigación en salud o como forma de recibir feedback por otros usuarios, a los que simplemente tendremos que dar acceso al formulario mediante un enlace directo.

De igual modo que los documentos, los formularios permiten también el trabajo colaborativo, pero no soportan comentarios ni revisión de versiones.

A través de un sencillo editor, podemos incluir en nuestro formulario una serie de elementos:

Texto: un tipo de pregunta en la que esperamos que la respuesta sea libre y corta o larga.
Tipo test: pregunta en la que podemos añadir las opciones que queramos, así como definir el camino que queremos que lleve el formulario en función de la opción elegida.
Casillas de verificación: permite seleccionar al usuario entre múltiples respuestas.
Elegir de una lista: similar al tipo test, pero se despliega una lista con las opciones.
Escala: para elegir entre una escala de opciones.
Cuadrícula: genera una cuadrícula con las filas y columnas que queramos.
Fecha y hora: para mostrar respuestas que incluyan seleccionar un tiempo determinado.
Encabezado de sección y salto de página: son elementos para formatear cada una de las páginas que compondrán nuestra encuesta.
Imagen y vídeos: inserción de elementos multimedia, para decorar o ilustrar las preguntas.

Y una vez tengamos listo nuestro formulario solo tendremos que publicarlo para empezar a recoger respuestas, así como definir el período en el que queremos que éstas se recojan.

Presentaciones de Google. Esta herramienta es la solución que Google propone como alternativa a las aplicaciones Power Point de Microsoft o Keynote de Apple, con la diferencia de que de igual forma que el resto de documentos que podemos crear en esta plataforma, no es necesario instalar nada en nuestro ordenador y todo lo que hagamos quedará almacenado en el los servidores de Google.

En el momento de crear una presentación, la herramienta nos ofrece para seleccionar entre distintas plantillas que dan un aspecto uniforme al documento, aunque si lo deseamos podremos cambiarlo más adelante o usar los fondos y tipos de letra que más nos gusten.

Del mismo modo que con otras aplicaciones, en esta también podemos aplicar estilos al texto, incluir imágenes o vídeos, así como transiciones y efectos entre las diapositivas que integren nuestra presentación. Dispone a su vez de la posibilidad de incluir notas para el presentador y guardar el documento en distintos formatos. Y por supuesto también incluye las características de compartir con otros usuarios y de editar la presentación de forma colaborativa.

Resulta por lo tanto una herramienta muy útil para desarrollar nuestras presentaciones de salud tanto de forma individual como colaborativa, con la ventaja de que además podremos iniciarla desde cualquier ordenador con acceso a Internet.

3.3. Otras herramientas basadas en el almacenamiento

El abaratamiento de la tecnología y la mejora en los accesos a Internet han permitido que durante los últimos años hayan proliferado muchos servicios de almacenamiento en la nube, cuyo principal modelo de negocio es que ofrecen un espacio limitado de manera gratuita y si deseamos ampliar su capacidad tendremos a nuestra disposición distintos servicios de pago.

De esta forma dispondremos de un espacio virtual (gratuito o de pago) en el que podremos guardar nuestros archivos y acceder a ellos de forma remota, desde cualquier dispositivo que se encuentre conectado. Es algo similar a guardar los documentos en un disco externo, como una memoria tipo USB, pero en Internet.

Algunos de los más conocidos son:

Dropbox (https://www.dropbox.com/): Fundada en el año 2007, cuando sus creadores se dieron cuenta de que mucha gente continuaba usando el correo electrónico como sistema para compartir contenido, y que no existía una opción sencilla para guardar, sincronizar y compartir archivos.

El funcionamiento de Dropbox es similar al de Drive en lo que se refiere al almacenamiento de archivos, aunque la sincronización entre dispositivos se hace de forma más eficiente y transparente ya que, una vez instalada la herramienta en nuestro ordenador, tendremos una carpeta que contendrá los archivos físicamente los cuales a su vez se sincronizarán en la nube y con el resto de dispositivos en los que tengamos instalada la aplicación.

Podremos a su vez compartir nuestro espacio con otros usuarios, en el que todos los que tengan acceso a la carpeta compartida podrán incluir o acceder a los archivos que contengan. Y dispone de un sistema de copias de seguridad, el cual guarda varias versiones de cada archivo y si por ejemplo estamos trabajando en un documento y vamos haciendo cambios, dispondremos de la opción de recuperar un estado anterior.

Finalmente, también podremos compartir documentos con otros usuarios a través de enlaces, de forma que otras personas puedan descargar aquellos contenidos de nuestras carpetas a los que les demos acceso (pero en este caso no editar ni añadir o eliminar).

Las utilidades de este servicio son muy variadas, desde el uso personal para trabajar con documentos y archivos con una copia de respaldo en la nube, hasta compartir contenidos con otros profesionales y pacientes, a los que pueden acceder o consultar cuando lo necesiten.

ICloud (https://www.icloud.com/): Es una plataforma de almacenamiento en la nube lanzada por Apple en el año 2012 y que ofrece servicio a los clientes de Mac y iOS. Es una herramienta para editar y compartir documentos que permite a los usuarios almacenar datos a los que podremos acceder desde cualquier equipo.

ICloud además guarda los sitios favoritos para que se pueda acceder a ellos desde cualquier lugar con otros dispositivos de tales como el iPhone, iPad, iPod touch, Mac o Pc e incluso permiten realizar copias de seguridad de los equipos.

Existen otros servicios de gestión de archivos en la nube cuya comparativa de espacio/precio puede verse en la siguiente tabla:

Comparativa de espacio y precio de las plataformas ofimáticas colaborativas y de gestión de archivos en la nube más populares (web y móvil).

3.4. Gestores de tareas y de proyectos colaborativos

Estas plataformas permiten organizar tareas y proyectos, establecer prioridades y fechas límite, y asignar responsables, asegurando que los proyectos se mantengan en curso y alineados con los objetivos establecidos.

En el último tema de este módulo profundizaremos en este apartado y en la herramienta Notion, un espacio de trabajo digital optimizado para la gestión colaborativa de proyectos.

Organizadores de tareas y de proyectos colaborativos (web y móvil).

3.5. Comunicación: aplicaciones de mensajería instantánea y video reuniones

En los últimos años las aplicaciones de comunicación han resultado ser recursos de gran valor para profesionales sanitarios, sobre todo a raíz de la pandemia COVID-19.

Multitud de herramientas y aplicativos se han popularizado para desarrollar proyectos profesionales y comunicarnos, fortaleciendo y facilitando la transformación cultural del entorno sanitario por uno más digital, abierto y transparente, donde también los pacientes tienen mucho que decir y cosas que aportar.

Profundizar en los usos, beneficios y limitaciones de este tipo de herramientas se escapa del objetivo de este tema, pero sí que consideramos que Slack es una herramienta óptima para la comunicación departamental e idónea para equipos sanitarios, ya sea para proyectos de investigación o asistenciales.

Slack como herramienta para la comunicación interna hospitalaria

La comunicación interna es un aspecto esencial para la gestión organizacional. Esta se refiere al conjunto de actividades, formas de interacción e intercambio de información (formal o informal) que tienen lugar entre las personas que conforman una organización. Todo ello a través de diferentes medios y canales que las mantienen informadas, actualizadas e integradas en el equipo de trabajo.

Su principal objetivo es establecer canales efectivos que permitan la fluidez y claridad en la transmisión de los mensajes. De esta forma, se facilita la comprensión, la colaboración efectiva, la toma de decisiones y el logro de los objetivos organizacionales.

En el entorno sanitario, la organización de los trabajadores puede realizarse en base a diferentes procesos, a colectivos, cargos, servicios clínicos o unidades hospitalarias. Debido a esta complejidad estructural, mantener una buena comunicación interna es una estrategia indispensable para una adecuada gestión dentro de los centros sanitarios, incluido los servicios de farmacia hospitalaria.

Además de esto, la comunicación interna sanitaria cobra especial relevancia, ya que para sus trabajadores (profesionales del conocimiento), la información es una herramienta imprescindible para realizar correctamente su trabajo, y a la vez puede convertirse en un arma de doble filo si no se hace un uso adecuado de ella. Por ejemplo, hacer un buen uso de la comunicación permite disponer a los profesionales de una información adecuada, útil, en tiempo real y adaptada a la labor y a sus necesidades. Todo ello convierte a la comunicación en un recurso de gran valor para mejorar la productividad personal, la toma de decisiones y el desempeño profesional. Por otro lado, hacer un buen uso de la información afecta positivamente a la satisfacción y al bienestar de los equipos de trabajo, mejorando la transparencia y el clima laboral de la organización.

La falta de comunicación o la comunicación de información errónea (por un mal uso o abuso) puede llevar a malentendidos, errores en los procedimientos y decisiones equivocadas que afectan directa y negativamente a la calidad de la atención sanitaria, incluso poniendo en riesgo la seguridad de los pacientes. De la misma manera, el exceso de información o la comunicación inapropiada pueden generar saturación mental, distracción y desmotivación en los profesionales de la salud.

Si los canales de comunicación interna están sobrecargados o si se utilizan para transmitir información irrelevante o no relacionada con el trabajo, los profesionales deben invertir su energía y tiempo limitados en filtrar y procesar la información, lo que afecta a su capacidad para desempeñar eficientemente sus tareas diarias.

Por tanto: La información es un recurso de alto valor dentro del entorno sanitario, y mantener una estrategia de comunicación interna apropiada es imprescindible para la eficiencia organizacional, el trabajo colaborativo, la productividad personal, la transparencia y un adecuado clima laboral.

Es habitual en los equipos sanitarios que se abusen de canales intrusivos o ineficientes para la comunicación corporativa, como son:

El teléfono: el abuso de este medio de comunicación dentro de un mismo servicio clínico genera una alta improductividad debido a las interrupciones continuas que genera en la persona que recibe la llamada, por lo que su uso debe restringirse a casos concretos urgentes y aquellos que requieran una acción lo más inmediata posible. Con el objetivo de evitar estas interrupciones, para el resto de casos lo recomendable es utilizar otros canales de comunicación menos invasivos cuando sea posible.
El correo electrónico: es un canal de comunicación genérico cuyo objetivo es la comunicación de información. Por tanto, no es una herramienta adecuada para avisar de asuntos urgentes ni para mantener una conversación. Si no se utiliza adecuadamente pierde su utilidad como canal de comunicación, pudiendo provocar situaciones no deseables que generan frustración e improductividad en el equipo.
Los chats de mensajería instantánea: los inconvenientes del uso de esta herramienta en el entorno profesional y para la comunicación interna de una organización son varios:

o Se incorpora un flujo de información en una aplicación que el 100% de sus usuarios usa en su espacio personal, lo cual resulta intrusivo y poco respetuoso con las personas que no se encuentran trabajando (días libres, vacaciones, baja laboral, etc.) y por tanto va en contra al derecho a la desconexión y al bienestar digital.

o Las notificaciones continuas interrumpen el flujo de trabajo y pueden dificultar la concentración en una sola tarea de los miembros del grupo que se encuentran trabajando. Por tanto, si no se gestiona correctamente (desconectando las notificaciones, por ejemplo) puede provocar estrés y disminuir los niveles de productividad.

o Debido a la naturaleza técnica del aplicativo, la comunicación se distribuye en chats de grupos de personas y no por temáticas (proyectos, equipos, áreas), lo cual entorpece la comunicación y la hace ineficiente ya que no hay un hilo conductor de las conversaciones, y no siempre se comparte información relevante para todos los integrantes del grupo.

o Al solo utilizar un chat para todas las comunicaciones, resulta más complicado la búsqueda de información cuando se quiere rescatar.

Por tanto, la centralización de la comunicación en un solo chat de WhatsApp, la cual es una aplicación cuyas funcionalidades no facilitan el intercambio efectivo de información, incurre en diversos errores básicos de comunicación interna organizacional:

o No dirigirse a los destinatarios deseados.

o Facilidad para desviarse del tema.

o No conseguir captar la atención de los destinatarios del mensaje.

Todo ello hace que el uso “para todo” de una herramienta de chats como esta hace que pierda valor y el motivo fundamental por el cual se utiliza.

Slack (slack.com) es una plataforma de comunicación organizativa diseñada para facilitar la colaboración y la comunicación entre equipos de trabajo. Se presenta como una herramienta de mensajería y colaboración en tiempo real que permite a los usuarios comunicarse de manera eficiente, compartir archivos, realizar llamadas y organizar proyectos en un solo lugar.

La plataforma de Slack se basa en canales temáticos, que son espacios de conversación donde los miembros del equipo pueden intercambiar mensajes y compartir información relacionada con un proyecto, un tema específico o un departamento. Estos canales pueden ser públicos, a los que cualquier miembro del equipo puede unirse, o privados, restringidos a un grupo específico de usuarios.

Además de los canales, Slack ofrece mensajería directa, lo que permite a los usuarios comunicarse de manera individual o en grupos reducidos. También ofrece la posibilidad de realizar llamadas de voz y vídeo, compartir pantallas y colaborar en tiempo real en documentos.

Una de las ventajas de Slack es su capacidad para integrarse con una amplia gama de herramientas y servicios populares utilizados en entornos de trabajo, como Google Drive, Trello o Canva, entre otros. Estas integraciones permiten a los usuarios compartir archivos, recibir notificaciones y acceder a información relevante directamente desde Slack, evitando así tener que cambiar constantemente entre diferentes aplicaciones y agilizando el flujo de trabajo.

Otra característica destacada de Slack es su potente función de búsqueda, que permite a los usuarios buscar y encontrar fácilmente conversaciones anteriores, archivos compartidos, enlaces y menciones específicas. Esto facilita la recuperación de información y el seguimiento de discusiones pasadas.

Slack se utiliza en una amplia variedad de entornos laborales, desde pequeños grupos de trabajo hasta grandes corporaciones. Es especialmente popular entre los equipos distribuidos y remotos, ya que permite una comunicación fluida y efectiva sin importar la ubicación física de los miembros del equipo.

Los beneficios esperados de la implantación de esta herramienta son:

Segmentación efectiva de la comunicación a través de “canales” de comunicación e hilos de conversación, que se pueden configurar de manera flexible (público/privado) según diferentes criterios.
Los hilos ayudan a crear conversaciones organizadas sobre mensajes específicos. Garantizan poder comentar un tema en más detalle sin llenar de morralla la conversación de un canal o mensaje directo.
Los canales permiten centrar la comunicación, ya que le dan a cada tema, proyecto o equipo un espacio propio. Los hilos permiten seguir visualmente a través de una línea de tiempo todas las conversaciones sobre un tema concreto.

Las limitaciones de la versión gratuita de Slack se enfocan en dos cuestiones:

Seguridad de la información: No existe encriptación de los mensajes dentro de la plataforma como WhatsApp, por lo que por prudencia las comunicaciones e intercambios de información deben restringirse a datos no sensibles (que no incluyan datos de pacientes). De resto,
Histórico y trazabilidad: 90 días de histórico de la información. La información que queramos que se mantenga más de ese tiempo debemos mudarla a otra plataforma (Excel de cambio de guardia, por ejemplo).

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Existen otras herramientas interesantes y muy utilizadas para comunicarnos visualmente. Entre las diferentes herramientas de videollamadas (o video reuniones) destacan:

Otras herramientas colaborativas. Existen más herramientas que nos permiten trabajar y colaborar en tiempo real y que tienen mucha utilidad. En este caso, destacamos:

4. CONCLUSIONES

Como hemos visto a lo largo de este tema, el desarrollo de la tecnología asociada a la llamada computación en la nube ha abierto las puertas a nuevas herramientas y aplicaciones que facilitan nuestro trabajo a la hora de coordinar y ejecutar proyectos colaborativos en salud.

Los servicios de trabajo colaborativo aumentan la productividad, posibilitando que varias personas puedan trabajar de forma simultánea sobre un documento. Y las aplicaciones de almacenamiento virtual, mejoran el manejo y movimiento de archivos entre distintos dispositivos, haciendo más eficaz nuestro trabajo.

Por último, las herramientas de comunicación han abierto un nuevo paradigma a la hora de intercambiar información de forma instantánea, masiva y bidireccional, aportando mayor fluidez al proceso comunicativo digital entre personas.

5. RECURSOS COMPLEMENTARIOS RECOMENDADOS

Vídeo iSenaCode: Dropbox, qué es y cómo usarlo https://www.youtube.com/watch?v=fJbqUAQ50jA
Vídeo David González: Qué es y cómo funciona Google Drive https://www.youtube.com/watch?v=xthIP5t7Fzg

Recursos sobre documentos de Google:

Vídeo: Introducción a documentos de Google https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-introduccion-a-documentos-de-google/video
Vídeo: creación de documentos de texto en Drive https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-creacion-de-documentos-de-texto-en-gdrive/video
Vídeo: edición colaborativa de documentos de Google https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-edicion-colaborativa-de-documentos-de-google/video
Vídeo: Uso de comentarios y menciones en documentos de Google https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-uso-de-comentarios-y-menciones-en-documentos-de-google/video
Vídeo: control de cambios en los documentos de texto (modo sugerencias) https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-control-de-cambios-en-documentos-de-texto-modo-sugerencias/video
Vídeo de uso del historial de cambios en un documento de Google https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-historial-de-cambios-en-documentos-de-google/video

Recursos sobre formularios en Google:

Vídeo: Creación de un formulario en Google https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-creacion-de-un-formulario-en-gdrive-tipos-de-preguntas
Vídeo: Diseño y secciones de los formularios de Google https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-diseno-y-secciones-de-los-formularios-de-gdrive
Vídeo: Creación de itinerarios en los formularios de Google https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-creacion-de-itinerarios-en-los-formularios-de-gdrive
Vídeo: Puesta en circulación de un formulario de Google https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-puesta-en-circulacion-de-un-formulario-en-gdrive
Vídeo: Recogida de respuestas de formularios de Google https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-recogida-de-respuestas-de-formularios-gdrive

BIBLIOGRAFÍA

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