TEMA 3. DESARROLLO DE PRESENTACIONES EFICACES EN SALUD

1. INTRODUCCIÓN

La comunicación es un valor muy importante para los seres humanos y adquiere una mayor relevancia en el desempeño de cualquier profesión, sobre todo en un momento en que Internet ha aumentado nuestras posibilidades de interaccionar con otras personas. En ese sentido y aunque los profesionales de la salud pasamos gran parte de nuestro trabajo comunicándonos con otros profesionales y pacientes, son muy pocas las universidades que trabajan las competencias en comunicación dentro de sus planes de estudio. La adquisición de competencias en comunicación, desde un punto de vista ligado al diseño de presentaciones y a la utilización de herramientas digitales, ayudará a reforzar el mensaje y a hacer más eficaces cada acto de comunicación.

Una presentación eficaz es aquella capaz de dejar una huella o producir un cambio deseado en la audiencia. Tal y como dice Carles Caño, experto en comunicación y autor del blog Presentástico, hay que evitar las presentaciones sin alma, que son aquellas que ofrecen contenidos, pero sin transmitir ningún mensaje a la audiencia, llevándola incluso hacia el más absoluto aburrimiento.

El contexto en el que se vaya a desarrollar la presentación es un aspecto muy importante que condicionará tanto la preparación como su desarrollo. En el ámbito de la salud existe en un rango de contextos muy amplio. Desde la exposición de un tema para un examen o Trabajo de Fin de Grado en la universidad, hasta la defensa de una comunicación o póster en un congreso, pasando por la formación de profesionales o la educación para la salud a pacientes.

De esta forma tanto el objetivo a conseguir como la planificación y diseño de una presentación serán muy distintos en función del contexto en el que se trabaja. No obstante, se abordará una serie de metodologías y reglas comunes que pueden ayudar a la hora de preparar una presentación, así como las herramientas de apoyo audiovisual que se pueden utilizar en cada caso.

2. PLANIFICACIÓN Y DISEÑO DE UNA PRESENTACIÓN EFICAZ EN SALUD

A la hora de crear una presentación de salud del tipo que sea, resulta fácil caer en la tentación de empezar con la fase de desarrollo y diseño de las diapositivas (el Power Point) que acompañarán al acto de comunicación. Antes de hacerlo es importante pararse a pensar y a planificar la presentación siguiendo un orden lógico y secuencial como el que se propone a continuación:

1. Objetivo o propósito > 2. Análisis de la audiencia > 3. Planificación de la presentación > 4. Diseño y desarrollo > 5. Ejecución > 6. Evaluación

De esta manera, no solo se desarrollará la presentación en base a unos objetivos, sino que además se producirá un cambio de enfoque, de forma que el protagonismo ya no recaerá tanto en el presentador (ni siquiera en la presentación) sino en la audiencia a la que se va a entregar el mensaje.

2.1. Objetivo o propósito

Una presentación por muy formal que sea no debería ceñirse a un mero intercambio de información entre el ponente y la audiencia, sino ir un paso más allá y provocar cambios en las personas que estén escuchando.

Estos cambios pueden ser de distintos tipos en función de los objetivos que se establezcan. Por ejemplo, en algunas ocasiones el objetivo será el de convencer a otros profesionales para que empiecen a trabajar de una forma determinada y demostrar que hay evidencia científica que hace necesario el cambio. O quizás se persiga que pacientes tomen conciencia de su enfermedad y empiecen a gestionar mejor su autocuidado. En cualquier caso, empezar con el propósito permitirá construir eficazmente cada presentación.

Según Javier Reyero, autor del libro ‘Hablar para convencer’, existen hasta ocho propósitos a la hora de plantear una presentación. Estos son:

Informar: ofrecer datos con distintos fines. El estilo a utilizar será divulgativo.
Entretener: menos utilizado en entornos profesionales.
Educar: hacer llegar nuestro mensaje para modificar un comportamiento. Se utiliza un estilo didáctico.
Emocionar: el objetivo es conmover a los asistentes o dirigir un sentimiento.
Motivar: entregar un mensaje con el objetivo de mejorar la actitud de la audiencia.
Amonestar: reprobar una acción con el objetivo de mejorar.
Inspirar: para que la audiencia tome decisiones importantes en su vida.
Persuadir: convencer a otras personas para que cambien.

Es decir, habrá que definir cuál es el objetivo que se quiere conseguir con la presentación y qué cambios se producirán en las personas que acudan a verla. Y una vez que se haya definido el propósito de la comunicación habrá que pensar en cuál será el estilo más adecuado para conseguirlo. Estos pueden ser:

Formal o informal.
Serio o desenfadado.
Sobrio o entusiasta.
Cercano o distante.
Detallado o generalista.
Participativo o no participativo.
Diálogo o monólogo.
Lógico o emotivo.

Sea como fuere, si se quiere conseguir esos objetivos habrá que realizar presentaciones eficaces que realmente comuniquen y lleguen al público. Y para ello hay que aprender a mejorar la comunicación.

Una vez definido el propósito y estilo a utilizar habrá que pensar en cuáles son las ideas que se quieren transmitir, de forma que la presentación tendrá que reunir varias características:

Aportar información de calidad y ofrecer datos fiables y contrastables.
Esta acompañada de historias, ejemplos o casos ilustrativos que refuercen el mensaje.
Ser útil para la audiencia.
Inspirar algún cambio o acción como resultado de la comunicación.

2.2. Análisis

Una vez definido el propósito de la presentación y antes de empezar la fase de desarrollo, resulta muy útil plantear un análisis previo tanto de la audiencia o destinatarios a los que irá dirigida la comunicación, como del contexto en el que se va a desarrollar.

ANÁLISIS DE LA AUDIENCIA. La audiencia será el eje central de la fase de análisis, ya que serán los destinatarios del mensaje. De esta forma si se quiere que el público escuche con atención, antes deberá hacerlo el ponente.

Si se está por ejemplo preparando la presentación de un Trabajo Fin de Grado ante un tribunal, habrá que adecuar el mensaje a este tipo de público y conocer qué es lo que esperan de la exposición, qué formación académica tienen, qué tipos de preguntas pueden plantear y, en definitiva, qué aspectos valoran más en este tipo de exposición.

Algunas de las preguntas que habrá que hacer sobre la audiencia son:

¿Por qué han acudido a verla? Hay que conocer las razones que les han movido a acudir al acto y las expectativas que tienen del mismo.
¿Qué actitud tienen ante el tema? Hay que saber si el tema que se va a tratar genera controversia y cuál puede ser la postura que adopten ante la presentación, así como las posibilidades que existen de generar cambios en ellos.
¿Qué grado de conocimientos tienen? Si se va a hablar sobre un tema muy específico habría que averiguar el grado de conocimientos o competencias previas de la audiencia, para poder adaptar tanto el lenguaje que se usará como la presentación de los datos que utilizarán como apoyo. El uso de vocabulario demasiado técnico o conceptos muy complejos podría ocasionar una desconexión con la audiencia. Y, al contrario, un lenguaje demasiado sencillo podría llevar a la audiencia a aburrirse con la exposición.
¿Qué características sociodemográficas comparten? Se trata de conocer la edad media, profesión, clase económica, sexo y características comunes de la audiencia.
¿Qué formato de presentación esperan? En función del contexto en el que se desarrolle la presentación puede que lo que se espere del ponente sea una clase magistral, un debate, un coloquio o una charla abierta. Cada público va a esperar encontrarse un tipo de formato (lo cual no significa que no se pueda variar la presentación o introducir elementos innovadores que rompan la dinámica y causen sorpresa).
¿Qué necesidad o problema comparten? Todas las personas que acuden a una charla, conferencia o clase tienen una necesidad por cubrir o un problema que resolver (por ejemplo, una carencia formativa). Resulta crucial investigar qué es aquello que busca la audiencia porque de esa manera se logrará conectar con ellos desde el primer momento y crear un vínculo emocional.

Para poder obtener las respuestas a estas preguntas habrá que hacer un poco de investigación de campo entre distintas fuentes. En primer lugar, hablar con los organizadores, que podrán dar detalles sobre la audiencia invitada al evento. Otra opción consiste en elaborar una encuesta previa y entregarla a los asistentes en el momento de hacer la inscripción. Y también existe la posibilidad de usar Internet para buscar información sobre la audiencia e incluso contactar con alguno de los futuros asistentes para preguntarle directamente. Si se necesitase más información, un momento ideal para conocer a la audiencia es hablar con ella durante los instantes previos a nuestra presentación, y conocer así de primera mano cuáles son sus opiniones y necesidades, lo cual permitirá hacer una última adaptación que haga la comunicación todavía más personalizada.

ANÁLISIS DEL ENTORNO. Constituye el segundo punto de la preparación previa. Hay que conocer cuál será el ámbito en el que se desarrollará la presentación, para planificarla de acuerdo a las necesidades y medios disponibles. En concreto, hay que indagar sobre las siguientes cuestiones:

Características del lugar en el que se desarrollará la presentación: el tamaño y el diseño del espacio donde tendrá lugar la exposición puede condicionar la posición del ponente en el escenario. Si estamos por ejemplo acostumbrados a movernos mientras hablamos, un espacio pequeño puede limitar nuestra comunicación no verbal. Además, existe la posibilidad de que la disposición de los medios técnicos obligue a hablar sentado detrás de un atril o mesa y tener delante una barrera con la que no se contaba en un principio. O, por el contrario, que la comunicación vaya a desarrollarse en un formato mesa redonda y cuando lleguemos nos encontremos con un gran escenario por llenar.

Algunos factores importantes son la presencia o no de medios técnicos, la disposición de los elementos de soporte audiovisual y la iluminación. La iluminación del lugar jugará un papel importante a la hora de plantear el formato y color de las diapositivas, ya que podría cambiar el contraste y hacer que estas no se vean en absoluto.

Sonido. Es otro aspecto fundamental porque hay que asegurarse de que se escucha adecuadamente desde todas las zonas de la sala. Es posible que se use un micrófono durante la presentación, aunque en ocasiones no será así y habrá que modular la voz.
Número de asistentes y disposición del público dentro de la sala, es también un aspecto importante. No será lo mismo hablar para 20 que, para 200 personas, tanto a nivel emocional como comunicativo. Y si la sala es muy grande y el aforo no se ha completado, puede que los asistentes se encuentren dispersos, lo cual ofrecerá una sensación de vacío que dificultará la conexión con la audiencia. El número de asistentes también condiciona el formato de presentación. Si nos dirigimos a pocas personas tendremos que ser más específicos a sus necesidades y adecuar nuestro lenguaje, entonación, comunicación no verbal y aspectos técnicos de la presentación. Si por el contrario estamos ante un público muy numeroso, como podría ser la presentación de una ponencia en un congreso, deberemos adecuar el mensaje a las expectativas de la mayoría, grado de conocimientos técnicos y desarrollar un soporte audiovisual que sea visible por todo el auditorio.
Tecnología disponible: este es quizás el elemento más variable en el contexto de una presentación. Puede que haya que lanzar la presentación en un ordenador distinto al que se ha utilizado para elaborarla y existan problemas de compatibilidad; o quizás el ordenador no disponga de la misma entrada de vídeo; o peor aún, que no funcione alguno de los medios técnicos. Si se van a incluir en la presentación recursos en formato audio o vídeo, habría que saber previamente si la sala reúne las condiciones para reproducirlos. Y si se necesita cargar algunos elementos a través de Internet, habrá que verificar que se va a disponer de una conexión de datos. En todo caso siempre habrá que tener preparado un plan alternativo por lo que pueda pasar y estar abierto a la posibilidad de que puede que haya que improvisar sobre la marcha.
El tiempo: es otro de los factores a considerar cuando se planifica una exposición. ¿De cuánto tiempo se dispone? ¿Cuál será el orden de los ponentes? ¿Existirá alguna limitación en el tiempo de exposición? ¿Hay que reservar tiempo para el debate o preguntas de la audiencia? El tiempo es un elemento importante que hay que aprender a gestionar, para ser capaces de dosificar la información que se quiere ofrecer y distribuirla en función de las necesidades de cada presentación y las exigencias organizativas. Porque es muy posible, sobre todo cuando se empieza a hacer presentaciones, que se planifique la exposición y se acabe excediendo el tiempo que asignado. O, por el contrario, que los nervios aceleren el discurso y se acabe con tiempo de sobra. Y también cabe la posibilidad de que el acto vaya con retraso y desde la organización se pida un reajuste sobre la marcha del tiempo de exposición, por lo que habrá que contar con ello previamente.

2.3. Planificación de la presentación

La fase de planificación consiste en pararse a pensar cómo se va a contar lo que se quiere comunicar y de qué forma se van a resolver las necesidades de la audiencia o el problema detectado.

Lo primero a definir en este momento es cuál o cuáles son las ideas o claves principales que van a guiar la presentación y qué es aquello que se quiere provocar en la audiencia. algunas preguntas que se pueden plantear en esa fase son:

¿Cuál es el punto de partida? ¿Qué necesidad o problema se quiere resolver?
¿A dónde se quiere llegar? ¿Qué cambio se quiere conseguir en la audiencia?
¿Cómo se logrará? ¿Qué se hará para conseguir llegar del punto de partida al destino?

Para conseguirlo hay determinar qué se quiere contar (contenido), cómo se quiere hacerlo (recursos) y de qué forma (tiempo).

Garr Reynolds, uno de los mayores expertos a nivel mundial en presentaciones, recomienda empezar a estructurar una presentación lejos del ordenador, de forma que se pueda tener una visión completa del conjunto y de las ideas que se van a utilizar. Para ello será suficiente con utilizar lápiz y papel, una pizarra o escribir sobre notas adhesivas en una pared. Este método de diseño permite tener una imagen visual del guion de cada presentación y hará más fácil conseguir un orden y agrupar conceptos relacionados con las ideas que se van a transmitir a la audiencia, las cuales después se trasladarán a las distintas diapositivas.

Del mismo modo, Nancy Duarte en su libro Slide:ology aboga por este tipo de metodología y el uso de notas adhesivas tipo post-it en las que ir anotando cada idea, las cuales se irán agrupando sobre un panel. De esta forma se pueden ir añadiendo a cada post-it una idea, nota, cita, esquema, etc., agrupándolas y ordenándolas posteriormente, de manera que al final se obtiene de un solo vistazo toda la presentación. Esta técnica es muy adecuada para generar una rápida tormenta de ideas la cual se puede ordenar posteriormente de forma lineal a través de un guion gráfico, dando como resultado una línea temporal de la presentación. Es importante no pensar en cada papel como el equivalente a una diapositiva, ya que se estaría limitando la creatividad a la hora de plantear la presentación (ya habrá tiempo después de ordenar todo y concretar cada diapositiva).

Otra metodología muy eficaz a la hora de planificar una presentación es la desarrollada por Cliff Atkinson y denominada ‘Beyond Bullet Points’ (más allá de la lista de puntos). Esta técnica se encuentra estructurada a partir de una plantilla prediseñada por el autor, que orienta a pensar en la audiencia y enmarcar la presentación en una historia que los involucre como protagonistas, consiguiendo una presentación más eficaz, al enganchar emocionalmente a los destinatarios. Esta metodología puede usarse de forma individual o complementaria a las anteriormente descritas.

Plantilla prediseñada para el método Beyond Bullet Points. Obtenido de unican.es.

Una forma planificar la presentación consiste en plantear una historia a través de la definición de cinco aspectos:

Contexto: plantear cuál es la situación actual del tema en el que se va a hablar, pero siempre desde el punto de vista de la audiencia. Es decir, cuál es la situación de los que escuchan con respecto al tema que se va a tratar.
Papel de la audiencia: la audiencia ha de sentirse identificada con la historia, conocer cuál es su papel dentro de ella.
Punto de partida: plantear cuál es la situación de la audiencia que se quiere mejorar a través de la presentación.
Punto de destino: situación a la que se quiere llegar, la cual mejora la de partida. Corresponde al desenlace de la historia.
Llamada a la acción: conjunto de acciones que llevan al objetivo deseado.

A partir de estos cinco pasos se podría empezar a plantear diferentes niveles de desarrollo. Por ejemplo, por cada uno de los pasos se podrían establecer tres puntos importantes y así hasta distintos subniveles. De esta forma el tiempo disponible para desarrollar la presentación no será tan relevante, ya que se puede ampliar o reducir la profundidad del desarrollo manteniendo siempre los aspectos importantes en la presentación.

Finalmente, y una vez que hayamos reflejado la estructura de lo que será la presentación será el momento de empezar a definir cómo estarán diseñadas las diapositivas. La distribución de los contenidos en una presentación puede realizarse de muy diferentes formas. Jerry Weissman propone las siguientes posibilidades:

Científico-técnica: siguiendo el modelo de los artículos científicos-técnicos de resumen, introducción, material y métodos, resultados y discusión o conclusiones.
Cronológica: útil para relatar hechos históricos o hablar de cambios y evolución.
Física: se refiere a un orden geográfico y es específica de presentaciones en las que esto tenga sentido como, por ejemplo, hablar de los resultados económicos de las diferentes sedes de la empresa.
Espacial: existe una relación espacial que es conceptual y se van recorriendo esos diferentes puntos o espacios a lo largo de la presentación.
Problema/solución: se van enumerando problemas y a continuación, una posible solución.
Oportunidad/acción: se van enumerando oportunidades para la audiencia y cómo aprovecharlas.
Afirmación/evidencia: apoyando cada afirmación con una evidencia que la sustente: cifras, estadísticas, etc.
Características/beneficio: se enumeran las características de un producto o servicio y el beneficio de cada una para la audiencia.
Caso: se van narrando uno o más casos que ejemplifiquen el mensaje.
Argumento/falacia: se anticipan a las críticas o inconvenientes que pueda ver la audiencia respecto a lo que se va a contar. Se enumeran cada una de esas posibles críticas y se trata de desmontarlas.
Comparación: se estructura la presentación en base a una comparación entre las características del producto ofrecido vs el de la competencia, entre un argumento y su contrario, entre una opinión u otra, etc.
Preguntas retóricas: se va hilando la presentación en base a posibles preguntas que tenga la audiencia y se van contestando.
Modular: orden aleatorio o arbitrario.

Finalmente se pude mencionar la estructura clásica, la cual divide una presentación en tres fases: introducción, desarrollo y desenlace. En este caso resulta muy interesante utilizar como base para la estructura una historia, la cual puede ser una gran aliada para realizar un planteamiento que contenga un nudo y finalmente una solución que resuelva el conflicto.

2.4. Diseño y desarrollo

Una vez definidos los objetivos y realizado el análisis y planificación, llega el momento de empezar a diseñar las diapositivas que darán soporte al acto de comunicación. De esta forma un buen diseño ayudará a la transmisión del mensaje, ya que la parte visual es un aspecto muy importante a la hora de transmitir ideas.

Garr Reynolds en su libro titulado ‘Presentación Zen’ recomienda comenzar de la forma que él llama “la mentalidad del niño”, en el sentido de que hay que estar totalmente abiertos a todas las posibilidades que brinda el diseño, sin dejarse llevar por los esquemas prefijados y los formatos de presentaciones habituales que resultan tan aburridos en la mayoría de las ocasiones.

El diseño es por tanto una parte muy importante de cada presentación, ya que las imágenes y gráficos que se incluyan serán determinantes para conseguir (o dificultar) que la audiencia capte el mensaje que se quiere transmitir. Pero tampoco se debería ceder todo el protagonismo a las diapositivas, ya que lo más importante en una presentación son las ideas que se transmiten, las historias que se cuentan, siendo las imágenes un medio para entregar eficazmente esas ideas a la audiencia.

Esta fase se centra en cómo colocar cada elemento de la estrategia en su sitio y cómo ayudarse de las distintas herramientas tecnológicas para hacer más visual y atractiva la presentación. Habrá que decidir el tipo de soporte audiovisual a emplear: diapositivas, vídeos, papelógrafo, pizarra, etc.; sin olvidar en ningún momento que el objetivo en esta fase es enriquecer o reforzar el mensaje que se quiere transmitir a la audiencia de una forma sencilla y visualmente atractiva.

Papelógrafo.

Las herramientas de apoyo son un medio para mejorar nuestras presentaciones, y nunca un fin en sí mismas.

A la hora de diseñar una presentación eficaz resulta fundamental alcanzar un equilibrio entre los distintos elementos que se van a usar como, por ejemplo, texto, imágenes, tablas y gráficos.

Existe una serie de principios o reglas muchas de las cuales están inspiradas en la fotografía y el diseño, las cuales pueden resultar de gran ayuda a la hora de crear las diapositivas de nuestras presentaciones:

Gestión del espacio: la gestión de los elementos dentro una diapositiva es muy importante para que el público pueda asimilar la información que se ofrece en cada momento. Uno de los errores más habituales cuando se diseña una presentación consisten en llenar la diapositiva de texto y distintos elementos, lo cual dificulta mucho su comprensión. Lejos de informar se conseguirá el efecto contrario y es muy posible que la audiencia termine por desconectar de la presentación.

Nancy Duarte recomienda seguir la ‘regla de los 3 segundos’, que se resume en que cualquier diapositiva debe poder leerse y entenderse en menos de 3 segundos, tiempo suficiente para reforzar la idea y no distraer a la audiencia. De esta forma, un diseño minimalista (en el que incluyamos pocas imágenes y texto) ayudará a la legibilidad de la diapositiva y a mantener la atención del público.

A la hora de colocar los objetos podemos seguir una serie de principios del diseño:

Cada idea debería ser ilustrada en una sola diapositiva para facilitar la comprensión.
Es mejor utilizar poco texto y que sea legible. El texto que se coloque debe ser el mínimo suficiente para aclarar o reforzar la idea que se quiere transmitir.
Es preferible usar imágenes a texto, ya que estas requieren menor esfuerzo mental, por lo que se entienden mejor que el texto y facilitan su comprensión.
La disposición de los elementos ha de presentarse de forma natural en línea con lo que se quiere decir, de forma que la audiencia pueda ‘leer’ la información según se cuentan.
Cuando se coloquen distintos elementos en una diapositiva no hay que hacerlo aleatoriamente, sino que estos deberían tener alguna relación visual entre sí. Este efecto se pude lograr mediante la alineación de los objetos, lo cual genera una sensación de conexión y orden. Una técnica que usan los fotógrafos y que se puede aplicar a las presentaciones es la ‘regla de los tercios’. Consiste en dividir el espacio vertical y horizontalmente en 3 zonas y situar el objeto principal (texto o imagen) fuera del centro, en uno de los tercios, lo cual produce un efecto visual muy interesante.
Coherencia en el diseño: el uso de plantillas o la repetición de elementos o colores a lo largo de la presentación otorga un sentido de integración y coherencia entre todas las diapositivas. La mayoría de programas cuentan con una serie de plantillas que se pueden configurar y ofrecen la posibilidad de crear distintos estilos de diseño para aplicar a una presentación.
Hay que considerar el espacio vacío como un elemento más dentro de la diapositiva: permite que los demás elementos ‘respiren’ y resulten más agradables a la vista.

“El valor de una transparencia no viene determinado por la cantidad de información que contiene, sino por la claridad con que comunica su mensaje”. Nancy Duarte.

¿Qué principio podemos seguir para eliminar elementos en una diapositiva? Hay que quitar toda aquella información que no aporte valor a lo que se quiere decir. Es decir, eliminar todos los elementos que se pueda de forma que permanezca la esencia de cada mensaje. De esta forma el objetivo será el de eliminar todo el ruido que pueda dificultar la comprensión de la diapositiva. Si aun así la diapositiva todavía contiene mucha información, siempre será preferible dividirla en varias diapositivas que mantengan este principio de gestión del espacio. Además, no siempre es obligatorio utilizar diapositivas que contengan elementos. A veces una diapositiva en blanco (o en negro) puede ser una gran aliada para ayudar a comunicar aquellas partes en las que se quiere centrar toda la atención del público en el mensaje que se transmite, o como forma de separar diferentes partes de una presentación.

Uso del color y el contraste. La elección del color y el contraste que existe entre los distintos elementos será un factor importante para que la presentación se vea de forma adecuada y resulte visualmente atractiva para el público.

El uso del color produce diversas sensaciones y una misma presentación realizada con distintos colores puede decir cosas totalmente distintas. De esta forma existen colores que transmiten sensaciones de calidez o frialdad. Utilizar una paleta de colores en una presentación ofrece sensación de coherencia y uniformidad. Si es por ejemplo una presentación corporativa, sería interesante usar los colores de la empresa. Otra opción consiste en construir un juego de colores propio, para lo cual se puede recurrir a una paleta de colores como las que incluyen programas como Power Point o Keynote, o crearlas a partir de herramientas web (como por ejemplo ColourLovers). También se puede elegir la combinación de colores que mejor se adapte a la personalidad del ponente o al mensaje que se quiere transmitir, pero hay que asegurarse de que los colores contrastan adecuadamente para que sean bien visibles. Los que más contraste ofrecen son los colores complementarios, es decir, los que ocupan posiciones opuestas en el círculo cromático.

El color fondo que se use en diapositivas también influirá en la presentación. Hay que elegir el fondo que mejor se adapte a los contenidos y el entorno en el cual se desarrollará la presentación. De esta forma:

o Un fondo negro o de color oscuro es más formal y no se ve influido por la luz ambiental permitiendo que los objetos resalten. Se recomienda para presentaciones con mucho público.

o El fondo blanco o de tonos claros resulta más informal y ofrece sensación de luminosidad, aunque los elementos resaltarán menos por lo que su uso es preferible en espacios pequeños.

o En caso de que utilicemos imágenes como fondo de una diapositiva habría que tener cuidado de que exista el suficiente contraste entre estas y los objetos que se dispongan encima, para que puedan verse sin dificultad.

Cuando se habla de contraste no solo se refiere al uso del color. También se puede generar el contraste jugando con el tamaño, la forma y la posición de los objetos (texto e imágenes) dentro de una diapositiva. El contraste se crea cuando usamos elementos muy diferentes entre sí, de forma que cuanto más acentuado sea, más se llamará la atención.

Tipos de letra. Otro de los aspectos determinantes a la hora de diseñar una presentación es el uso de las tipografías. El tipo de letra permite dar información y a la vez contribuye al impacto visual de una diapositiva.

Las fuentes de texto o tipografías se refieren a la apariencia de las letras. Dentro de cada tipografía se puede además elegir entre varios aspectos como son el estilo (negrita, cursiva), tamaño y color.

Todos los programas de diseño de presentaciones suelen ofrecer infinidad de tipos de letra, por lo que habrá que escoger aquella que sea suficientemente visible, perfectamente legible y que mejor se adapte al estilo y al tipo de presentación que se va a realizar.

En primer lugar, habrá que elegir un tipo de fuente que sea fácil de leer. El uso de fuentes llamativas implicará un mayor esfuerzo de comprensión por parte de la audiencia. Por eso es mejor optar por tipografías neutras y fáciles de leer.

Las tipografías se pueden dividir en varias categorías:

Serif o de adorno: esta tipografía presenta en sus extremos unos remates muy característicos (serif). Produce a la vista un efecto de tranquilidad, serenidad o firmeza. Resulta adecuada en secuencias de palabras superiores a una línea, ya que sus conexiones facilitan la lectura.
Sans Serif (sin adornos): no tiene remates en sus extremos. Es una letra más limpia y sencilla que se utiliza en textos cortos, como por ejemplo en titulares.
Manuscritas o script: son aquellas que se asemejan a letras de caligrafía. Sus trazos pueden dificultar la legibilidad, por lo que no se recomiendan.
De exhibición: son creadas específicamente para un motivo y solemos asociarlas a distintos momentos históricos. En ocasiones pueden servir de ayuda para combinar textos e imágenes.
Símbolos: incluyen caracteres y formas no encontrados en alfabetos. Se usan para enfatizar o decorar.

Habrá que seleccionar cuidadosamente la tipografía y adecuarla a aquello se quiera transmitir, pero sin sacrificar la comprensión y la lectura del público.

El tamaño de la fuente de letra escogida debería poderse leer sin dificultad desde todas las partes de la sala (el uso de tamaños de letra pequeña es uno de los errores más habituales y que más incomodan al público de una presentación). Guy Kawasaki propone una sencilla regla que consiste en dividir la edad del oyente más mayor de la sala entre 2 y utilizar ese número como tamaño de fuente.

Además, la cantidad de texto en una diapositiva va ligado también al tamaño de letra. Si se sobrecargan las diapositivas de texto habrá que disminuir el tamaño de la letra para que quepa todo. Por esa razón hay que evitar utilizar las diapositivas como apoyo de lo que se quiere decir (para eso están las notas o la vista del moderador) y sí para resaltar aspectos concretos. Cuanto menos texto se use y más grande sea la letra, más lo agradecerá la audiencia. Antes de comenzar la presentación podemos situarnos en el fondo de la sala y comprobar que el texto se lee sin esfuerzo. Y en caso de que este no se lea bien, deberíamos aumentar el tamaño de la letra de nuestras diapositivas.

Por otro lado, hay que evitar el uso de fondos que dificulten la lectura y siempre que sea posible usar el espacio vacío de las imágenes para colocar el texto. En el caso de que no exista espacio disponible habría que buscar la forma de aumentar el contraste, mediante el cambio del color de la fuente o su inclusión en una forma de otro color.

El uso de las mayúsculas, negrita o cursiva puede ayudar a resaltar partes del texto (al crear contraste), pero hay que tener cuidado de no abusar de su utilización para no perder esa ventaja y que todo el texto parezca igual. Por esta misma razón no se deberían cambiar los tipos de letra en una misma presentación (más que en situaciones ocasionales en las que se quiera crear contraste). El uso de subrayados interfiere con la parte inferior de las tipografías, por lo que es aconsejable evitarlo.

Uso de listas de puntos, viñetas o bullets points. El uso de estos elementos es una práctica muy extendida entre las presentaciones, quizás debido a que programas como Power Point los incluyen de forma predeterminada cuando se crea una nueva diapositiva. El problema que tiene este recurso es que si se abusa de su utilización puede acabar incitando a la audiencia (y al orador) a su lectura, de forma que la presentación se convertirá en monótona y aburrida. Además, suelen estar formados por tipos de letra pequeñas y sin espacio para otros elementos, por lo que visualmente no resultan nada atractivos.

Esto no quiere decir que no haya que usarlos, ya que a veces son necesarios para enumerar distintos elementos, pero siempre en su justa medida (ocasionalmente), intentando usar el menor número de puntos posibles. El cerebro está preparado para asimilar hasta 4 conceptos al mismo tiempo, por lo que no se debería sobrepasar ese número en las listas de viñetas. Si los conceptos a mostrar son consecutivos, se debería usar listas de números en lugar de puntos o guiones, ya que se ofrece una imagen de continuidad y de cercanía entre los conceptos.

Y si se quiere reducir las listas de puntos de una presentación se puede presentar cada punto individualmente en una dispositiva, a través de una imagen o elemento que simbolice el punto que se quiere explicar.

Uso imágenes, ilustraciones, vídeos y gráficos de datos. A la hora de pensar en el diseño de cada diapositiva, hay que plantearse el propósito que tiene cada una de ellas. Cada imagen, texto o elemento que se use debe orientar a la audiencia a lo que se está exponiendo en ese momento y servir como refuerzo de las ideas principales que se quiere transmitir. Esto se puede conseguir a través del uso de imágenes que evoquen situaciones o mediante palabras o frases que ayuden a ponente y audiencia a seguir el hilo de la presentación. La mayoría de los programas de creación de presentaciones incorporan herramientas para el tratamiento y la edición de imágenes, así como la representación de datos.

A la hora de mostrar imágenes se puede seguir una serie de recomendaciones:

El tamaño y resolución de las imágenes ha de ser el adecuado: si se usan fotos de mala calidad o baja resolución, es posible que aparezcan pixeladas o borrosas cuando sean proyectadas.
Es importante verificar con anterioridad el formato de salida del reproductor audiovisual y adaptar las diapositivas a dicho formato, porque si no se corre el riesgo de que las imágenes aparezcan deformadas. Si el formato de la foto no coincide con el de la diapositiva es preferible recortar la imagen a deformarla.
Hay que evitar obtener las imágenes de buscadores o páginas en las que se desconozcan sus derechos de explotación. Deberían usarse fotografías libres de derechos o con licencias del tipo Creative Commons, las cuales pueden ser encontradas en buscadores especializados
Del mismo modo que ocurre con el uso de otros objetos, se pueden aprovechar las imágenes para crear contraste y destacar elementos en la diapositiva.
El uso de animaciones puede ayudar a la comprensión de gráficos y conceptos, pero no es conveniente abusar de su uso.
Las transiciones son los efectos que incluyen algunos programas para ilustrar el cambio entre diapositivas. Pueden resultar de ayuda en ciertos momentos en los que se quiera llamar la atención o mostrar una relación o camino entre las distintas diapositivas. Pero conviene no abusar en su uso para evitar perder el efecto de llamada de atención.
Las ilustraciones son una buena forma de exponer aquellos conceptos a los que las imágenes no llegan, por lo que a veces resulta interesante incorporar dibujos propios para acompañar a las historias que se cuentan en una presentación.

En el caso de querer incluir vídeos en una presentación hay que tener en cuenta que son un excelente recurso para ilustrar conceptos o poner ejemplos y constituyen una buena forma de romper la dinámica de una presentación. Bien usados son un arma muy poderosa para transmitir ideas, aunque también tienen la capacidad de arruinar una presentación. En general, se deberían usar vídeos cortos, que no resten protagonismo al ponente y que estén integrados con la presentación.

La mayor parte de programas de creación de presentaciones permiten integrar vídeos y que estos se reproduzcan de forma manual o automática. Pero siempre que se incluyan vídeos en las presentaciones resulta recomendable hacer una prueba en directo minutos antes de la exposición, para comprobar que todo funciona adecuadamente. En el caso de querer reproducir vídeos directamente en Internet es muy aconsejable tenerlos descargarlos previamente, por si el día de la presentación no funcionase la conexión a la red.

El uso de números, tablas y gráficos estadísticos constituye un excelente recurso a la hora de comunicar información. Y los profesionales de salud usan habitualmente estos elementos para comunicar resultados de trabajos de investigación o para mostrar información que respalde sus argumentos. Existen diversas formas de presentar los valores de un gráfico: puntos, líneas, barras y sectores. Cada uno de ellos ayudará a resaltar diversos elementos o relaciones entre los datos.

Si se quiere demostrar una tendencia, los gráficos de líneas son una opción muy adecuada.
Para hacer comparaciones entre distintas variables se puede usar un gráfico de barras.
Para mostrar correlación son muy útiles los gráficos de puntos y de dispersión.
Para representar porcentajes son muy útiles los gráficos circulares.
Si lo que se quiere trasmitir son los resultados de un estudio se podría optar por incluirlos en una tabla.

En todos los casos hay que intentar no mostrar demasiados datos juntos, que abrumen a la audiencia y dificulten su lectura e interpretación. Se pueden presentar los datos divididos en varias diapositivas y eliminar todos aquellos datos que resulten irrelevantes para la presentación. Si se desea que los asistentes dispongan de toda la información se podría entregar por escrito al final de la presentación.

Conviene recordar también que la presentación de un trabajo de investigación, comunicación o póster, no tiene porqué seguir el mismo formato que la escritura del documento científico, por lo que no es necesario incluir al final una larga lista con decenas de fuentes bibliográficas (que la audiencia no va a tener tiempo de leer). En su lugar se puede optar por citar las más relevantes de forma individual durante los momentos que se consideren oportunos, y en caso necesario entregar la lista en papel u otro formato para que los asistentes dispongan de la información.

3. HERRAMIENTAS DE APOYO A LAS PRESENTACIONES DE SALUD

Hoy en día la mayor parte de salas y auditorios cuentan con recursos tecnológicos que pueden ayudar a complementar y reforzar el mensaje que se quiere transmitir. Lo más habitual es que cuenten con un ordenador con salida a un proyector o cañón de vídeo. Y en ocasiones se dispondrá de otros elementos como pizarras, papelógrafos, pantallas de televisión y recursos como salidas de audio o conexión a Internet. Habrá que investigar con antelación los medios técnicos disponibles para adecuar a ellos cada presentación o diapositivas. Y también será necesario tener preparado un plan alternativo por si la tecnología fallase en el último momento.

3.1. Proyectores de vídeo

Los proyectores de vídeo se han convertido en un elemento imprescindible en cualquier salón de actos y aula de formación. Ofrecen un adecuado contraste y una buena calidad de imagen, por lo que permiten disfrutar de una presentación con nitidez desde cualquier ángulo de la sala. Normalmente disponen de una salida de video para conectar por cable a un ordenador y cuentan con mando a distancia para realizar diversos ajustes de tamaño, posición, brillo y contraste.

Lo habitual es que los proyectores trabajen con un formato de imagen 4:3 (equivalente a 800x600 píxeles, que es el formato de trabajo por defecto de Power Point), pero en ocasiones tienen relaciones de aspecto distintas (16:9). Si se van a incluir imágenes en la presentación se debería comprobar esta característica con el fin de trabajar directamente en el formato adecuado y evitar problemas a la hora de ver las imágenes.

Si la sala de conferencias dispone de conexión a Internet y se quiere utilizar para cargar alguna página web o ver vídeos en directo, habría que pensar en tener las páginas o vídeos también descargados en el ordenador por si en el momento de verlos fallase la conexión. Siempre es mejor tener que salir de la presentación y abrir un vídeo manualmente, que no poder verlo por fallos en la conexión.

Relación de tamaño y aspecto más comunes.

3.2. Herramientas de software

A la hora de desarrollar las diapositivas o elementos de apoyo a la presentación cada vez hay más posibilidades. Durante los últimos años han surgido numerosas herramientas que permiten diseñar presentaciones de forma sencilla. A las ya conocidas herramientas como Power Point de Microsoft y Keynote de Apple, se han sumado otras como Prezi, Presentaciones de Google, Slide Rocket, Zoho Show, Canva, etc.

Vamos a conocer a continuación algunas de las más utilizadas.

Power Point: es el programa más conocido de todos y el que lleva más tiempo entre nosotros. Fue diseñado en 1980 y se ha renovado a lo largo de distintas actualizaciones. Aunque fue diseñado para trabajar en sistemas Windows en la actualidad también funciona bajo sistemas operativos Mac OS. Permite crear presentaciones e incluir en ellas texto, imágenes y elementos multimedia como audio y vídeo, por lo que es una solución muy completa. Incluye herramientas de procesamiento de texto e incorpora una serie de temas o plantillas que podemos configurar a nuestro gusto.

Dispone de diferentes modos de vista (normal o de diseño, clasificador, zoom, lectura y presentación) y de cuadrículas y guías para organizar y alinear los distintos elementos que componen la diapositiva. Mediante sus distintas herramientas se pueden crear tablas, gráficos y diagramas, o incorporarlos desde otros programas compatibles (como Microsoft Word).

Permite editar de forma simple las imágenes y aplicar a ellas efectos de diseño. Además, dispone de la posibilidad de añadir efectos visuales como son las transiciones entre las diapositivas o aplicar distintos efectos a las imágenes y objetos.

Las últimas versiones incluyen la opción de crear presentaciones de forma conjunta con otros usuarios, así como publicar en línea y acceder a la presentación desde cualquier ordenador con conexión a Internet.

Además de las características habituales Power Point incorpora otras posibilidades menos conocidas (aunque muy útiles), como son:

Notas: para añadir texto y referencias que se quieran tener a mano durante la presentación. Sirven de ayuda a la hora de practicar la exposición y también se pueden usar para imprimir las diapositivas y entregarlas al final de la presentación.
Vista del moderador: permite tener a la vista en la pantalla del ordenador (y no del proyector multimedia) una serie de elementos que puedan servir de ayuda durante la exposición. De esta forma se pueden ver las notas con todas las anotaciones que se hayan incluido en cada diapositiva.
Ensayo de intervalos: sirve para medir el tiempo que se dedica a cada diapositiva, así como el total de la presentación. Con ello sabremos si nos estamos ajustando al tiempo que habíamos planificado.
Grabación de narración: es otra herramienta útil para registrar la voz al tiempo que pasamos las diapositivas, lo cual nos ayuda a valorar nuestra entonación, velocidad y claridad a la hora de expresarnos.

Keynote: es el programa dedicado al diseño de presentaciones de Apple. Dispone de un espacio de trabajo muy intuitivo y fácil de utilizar. Incluye distintos modos de visualización adicionales como el ‘modo navegador’, que muestra imágenes en miniatura de cada diapositiva; el ‘modo esquema’, útil para ver la estructura de presentaciones que tienen mucho texto; y el modo ‘mesa luminosa’, que permite tener una visión general de todas las diapositivas y organizarlas fácilmente.

Contiene gran variedad de temas o plantillas predefinidos que podemos aplicar a las diapositivas, además de opciones para crear un estilo propio y la posibilidad de dar formato a textos, objetos e imágenes. Permite añadir objetos multimedia tales como efectos de sonido, una narración o un vídeo, y dispone de herramientas para la edición de tablas, fórmulas y representación de datos en forma de gráfico. Al igual que en otros programas, permite tomar anotaciones y referencias para poder ser consultadas de forma discreta durante la presentación.

Y una funcionalidad muy interesante que incorpora es la posibilidad de ensayar las presentaciones. La vista ensayo permite visualizar en la pantalla del ordenador la presentación tal y como se verá durante la exposición, incluyendo notas, diapositiva siguiente y otros elementos como por ejemplo un reloj y un temporizador.

Prezi: es una herramienta web que permite crear presentaciones animadas sobre un gran lienzo sobre el que nos iremos desplazando. Es un programa muy interesante para mostrar una idea global y después ir recorriendo sus partes y estableciendo relaciones, a la vez que se muestran materiales externos como pueden ser vídeos y documentos. Dispone de efectos de movimiento que resultan muy vistosos pero que pueden llegar a ser molestos, por lo que no se debería abusar en su utilización.

Tiene opciones básicas de edición de texto, posibilidad de realizar presentaciones de forma colaborativa y botones para compartir la presentación con otras personas. Y cuenta con una versión gratuita con opciones limitadas y otras opciones de pago en las que se puede obtener servicios avanzados.

Presentaciones de Google: es la aplicación que ofrece Google dentro de su suite de documentos y que permite diseñar una presentación directamente a través de un navegador web, sin instalar nada en el ordenador y quedando almacenada en una cuenta de Google Drive. Se trata por lo tanto de una herramienta de trabajo en la nube a la que se puede tener acceso desde distintos dispositivos y que permite compartir documentos con otras personas, las cuales pueden trabajar de forma colaborativa y simultánea.

El proceso de creación de presentaciones en esta herramienta es bastante sencillo y permite diseñar distintos estilos de diapositivas a las que se puede añadir texto, dibujos, tablas, formas, imágenes, vídeos, etc., e incluso importar diapositivas desde otros formatos de presentación. Al igual que otros programas de diseño de presentaciones dispone de opciones para crear animaciones y transiciones entre las diapositivas.

Finalmente, incorpora un modo de vista de presentador que incluye las notas del orador y una opción muy interesante llamada ‘Herramientas para la audiencia’, que permite que los asistentes puedan enviar preguntas y votar las de los demás, y finalmente el orador podrá irlas mostrando en pantalla a la vez que las va respondiendo.

4. DESARROLLO, DIFUSIÓN Y EVALUACIÓN DE PRESENTACIONES

Las dos últimas fases de toda presentación son la de ejecución o exposición y la de evaluación.

La fase de exposición supone la culminación de la fase de planificación. En ella se vuelca la suma de las fases de análisis, estrategia y diseño de la presentación. El hecho de haber cubierto correctamente las fases anteriores de análisis y planificación nos situará en óptimas condiciones ante la exposición.

4.1. Aspectos previos a la ejecución de la presentación

No vamos a entrar a valorar aspectos relacionados con el aprendizaje de técnicas de comunicación y la preparación en el uso del lenguaje verbal y no verbal. Tan solo mencionaremos que la preparación previa es la clave principal para una buena ejecución y que la práctica es nuestra mejor estrategia.

Para ello podemos ayudarnos de la tecnología de diferentes formas. Por ejemplo, a la hora de ensayar y ajustar la presentación al tiempo disponible se pueden utilizar las herramientas que incorporan los programas de diseños de presentaciones (notas del moderador, ensayo de intervalos, etc.).

Y si lo que se quiere es valorar cómo se hace, se puede recurrir a la ayuda de alguna persona (habitualmente un amigo o familiar) al que usar como público, o incluso recurrir a la tecnología y grabar la presentación para visualizarla posteriormente y corregir fallos.

Durante los momentos previos a una presentación se puede también aprovechar para hacer los últimos retoques, confirmar el orden y tiempos con la organización, y probar los medios técnicos disponibles (o ejecutar el plan alternativo).

4.2. Desarrollo de la presentación

Llega el momento de poner encima de la mesa todo el trabajo desarrollado durante las fases anteriores, con el objetivo de entregar el mensaje o producir ese cambio en la audiencia que se quiere conseguir.

De forma muy resumida todo acto de comunicación o presentación busca tres cosas:

Crear una conexión con la audiencia.
Captar y mantener su atención.
Generar un cambio (cognitivo, emocional o ambos).

En primer lugar, hay que conectar con la audiencia. La conexión emocional aumenta el nivel de atención, facilita la comprensión o memorización de los contenidos y provoca cambios. Para captar y mantener la atención se puede apelar a la emoción, acompañar los datos con historias, metáforas, ejemplos que inciten a la reflexión, y acerquen a ponente y audiencia. Esto provocará un estado receptivo y establecerá unas condiciones óptimas para la comunicación de los aspectos más complejos, como son los datos y estadísticas.

La curva de atención. Obtenido de Álvarez Marañón, 2012.

El gráfico anterior representa la curva de atención clásica durante una presentación, de forma que los momentos de máxima atención se dan al principio y final de una presentación. Por lo tanto, si se quiere ser eficaz a la hora de ejecutar una presentación, habría que ser capaces de elevar el nivel de atención o evitar que ésta decaiga a lo largo del tiempo.

Existen algunos recursos que nos pueden ayudar a mantener la atención de nuestra audiencia:

Contenido: distribuir y añadir momentos sorprendentes que capten la atención.
Comunicación verbal y no verbal: inflexión de la voz, movimientos bruscos.
Recuperación emocional: historias, ejemplos en primera persona, metáforas.
Herramientas audiovisuales: diseño atractivo y sorprendente, vídeos, imágenes.
Participación de la audiencia: mantener activo al público mediante preguntas o dinámicas.

4.3. Gestión del tiempo e interacción con la audiencia

La gestión del tiempo es un tema a tratar con absoluta delicadeza por la importancia y el impacto que puede tener en la audiencia. Quizás sea el aspecto que más fácilmente puede arruinar una buena presentación.

Cuando se asiste a un evento, se espera de organizadores y conferenciantes un compromiso de cumplimiento con el horario previsto. Y por eso cuando alguno de los ponentes se excede de tiempo durante su turno, la audiencia deja de atender y se empieza a inquietar por el retraso.

Por esa razón, cuando nos ponemos al otro lado y somos nosotros los oradores, debemos respetar el tiempo que tengamos asignado. Porque cuando un ponente se alarga en su presentación lo que consigue es retrasar o acortar el turno de intervención del siguiente orador, aplazar o eliminar los descansos propuestos por la organización o quitar tiempo al espacio de debate y preguntas, que es quizás el gran perjudicado en la mayoría de eventos. Y además estará demostrando que no se ha preparado adecuadamente su intervención, ya que no ha hecho una adecuada distribución de su tiempo.

Por eso, como hemos visto en la parte de planificación, hay que gestionar adecuadamente la presentación de forma que se pueda al menos contar las ideas principales. De esta forma podremos adaptarnos a las distintas eventualidades.

Existen distintas formas de controlar el tiempo durante una presentación:

Con un reloj de pulsera o mediante un control remoto que incluya un cronómetro o algún sistema de aviso por vibración cuando se vaya a acabar el tiempo.
Usar herramientas en el ordenador para mostrar el tiempo consumido, como por ejemplo la vista del moderador que incluyen algunos programas.
Acordar con el moderador o asistentes algún mecanismo de aviso o recordatorio que ayude a saber cómo se está gestionando el tiempo.

Una buena estrategia es intentar acabar un poco antes del tiempo asignado. La audiencia agradecerá la brevedad y habrá más tiempo para el debate posterior o las preguntas del público.

4.4. La tecnología presente durante una presentación

La tecnología juega un papel importante en todas las fases de una presentación, desde la propuesta hasta la evaluación. Para esta fase también existen diferentes elementos que pueden ayudar a comunicar mejor o a controlar distintos factores relacionados:

Medios audiovisuales: desde el clásico cañón o proyector que se puede conectar a un ordenador portátil, hasta los medios más clásicos y aún vigentes como son las pizarras y papelógrafos.
Micrófonos: juegan un papel importante a la hora de proyectar la voz. Existen distintos tipos y su utilización puede llegar a condicionar el lenguaje verbal y no verbal. Hay micrófonos de mano, de corbata, diadema, en atril, etc.
Controladores remotos: permiten avanzar entre los contenidos de las presentaciones, reproducir vídeos y otros elementos multimedia y en algunos casos señalar a través de un puntero láser incorporado. Liberan al orador de una situación fija en la sala junto al ordenador, teniendo así una mayor libertad de movimientos.
Internet y redes sociales: hoy en día es habitual dar acceso a Internet a los asistentes de una presentación, de forma que puedan también compartir lo que allí sucede con otras personas a través de las redes sociales. A esto se le llama el backchannel (canal de atrás) y supone romper el esquema clásico de presentación unidireccional presentador -> asistente, hacia un entorno más participativo, en el que el público comparte la experiencia con otras personas que estén fuera de la sala, las cuales a su vez pueden formular preguntas o hacerse eco de la presentación. La herramienta fundamental a la hora de establecer un backchannel es Twitter, de forma que, a través de un hashtag o etiqueta, los participantes pueden difundir aspectos de la presentación. Además, este canal permite a ponentes y organizadores conectar con la futura audiencia antes de que ocurra la presentación.
Aplicaciones móviles para interaccionar con la audiencia: existen algunas apps que permiten al ponente interaccionar en directo con la audiencia. Por ejemplo, a través de la aplicación Zoho Showtime se puede cargar la presentación para que los asistentes puedan verla en directo en sus dispositivos (ordenadores, tablets y teléfonos), enviar preguntas, pedir feedback o valorar la presentación. Además, el presentador también puede enviar preguntas a la audiencia las cuales pueden ser respondidas en directo o al final de la charla. Otras aplicaciones como Kahoot permiten dinamizar una presentación, haciendo preguntas a la audiencia que pueden contestar de forma simultánea, gamificando la experiencia de la presentación.

4.5. Difusión y evaluación de una presentación

Una presentación no termina con el acto de exposición ante el público, sino que puede ir todavía más allá, por lo que es importante conocer cuáles los canales de difusión que harán que la presentación alcance un mayor nivel de proyección.

Para la difusión del trabajo tras una presentación, existen varios métodos y canales. Por un lado, se puede completar la información ofrecida mediante la entrega al público asistente de un dossier. Esto permitirá profundizar en aquellos datos que se han presentado y ayudará a reforzar el mensaje. Esto es muy útil, por ejemplo, tras la exposición de un trabajo de tipo académico o la comunicación de resultados de una investigación, ya que así se puede hacer llegar todos asistentes los resultados del trabajo expuesto, por si alguien está interesado en complementar la información.

Otra forma de hacer esto consiste en ofrecer un enlace a una página web, revista, blog o red social donde estén reflejados los datos y/o recursos adicionales del trabajo presentado. La mayoría de programas que existen para crear presentaciones incluyen la opción de publicación en línea y ofrecen la posibilidad de obtener un link para compartirlas con otras personas, o incluso incrustarlas en una página web a través de código HTML.

Resulta también interesante habilitar canales de comunicación con la audiencia, ya que esta puede estar interesada en contactar con los ponentes tras la presentación. Para ello se puede facilitar una dirección de correo o enlaces a redes sociales, de forma que cada persona utilice el canal que le parezca más oportuno.

Y en el momento actual en el que se ha producido una auténtica explosión de redes sociales de todo tipo, generalistas y específicas, no podía faltar redes dedicadas a almacenar y compartir nuestras presentaciones. La más conocida y extendida es Slideshare, servicio que permite publicar documentos y presentaciones y en el que es posible seguir a otros usuarios y compartir sus trabajos. En esta red se puede subir una presentación para que otras personas puedan verla a través de Internet e incluso descargarla a su ordenador.

De igual forma, también se puede hacer una difusión del vídeo de nuestra presentación. En caso de que se haya grabado se puede solicitar a la organización una copia del vídeo y autorización para su difusión en Internet. Esto permitirá que otras personas puedan ver el trabajo.

Y de la misma manera que se puede dar una licencia una foto, también es posible hacerlo con una presentación. De esta forma se podría por ejemplo incluir una licencia de tipo Creative Commons y dar permiso para utilizar las diapositivas que contiene siempre que se haga referencia a la fuente, es decir al ponente. De esta forma su trabajo será reconocido y estará ayudando a otros a mejorar sus presentaciones.

Finalmente hablaremos de la evaluación de nuestra presentación. La forma más sencilla de conocer el impacto de las cosas que se hace es medir. A la hora de conocer si la presentación ha alcanzado el objetivo marcado, hay medir distintos aspectos:

En primer lugar, durante la presentación estaremos en contacto con la audiencia, por lo que podremos valorar el nivel de atención en cada parte y si lo que les estamos comunicando está llegando o percibimos que no tenemos toda su atención.
Una vez finalizada nuestra exposición, tendremos más datos, mediante los comentarios que hagan los asistentes, felicitaciones, preguntas, etc. Nos darán una idea del interés generado y de la expectación que hemos creado.
Otra forma objetiva de recopilar información tras una presentación, consiste en administrar un cuestionario de satisfacción entre los asistentes. Esto podemos hacerlo en formato físico, a través de un papel que rellenen los asistentes; o bien a través de una encuesta digital como puede ser un formulario de Google.

De esta forma sabremos si hemos conseguido el objetivo que nos habíamos marcado durante la primera fase y si nuestra presentación ha tenido el impacto esperado.

5. RECURSOS COMPLEMENTARIOS RECOMENDADOS

Carles Caño: Un viaje para mejorar tus presentaciones en salud: https://www.youtube.com/watch?v=xNhZdfW-rB0
Exploración y uso de Power Point https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-exploracion-y-uso-de-power-point/video
Creación de presentaciones en Keynote https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-creacion-de-presentaciones-en-keynote/video
Introducción y manejo de Prezi https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-introduccion-y-manejo-de-prezi/video
Presentaciones de Google https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-presentaciones-de-google/video
Creación de una cuenta y exploración de Slideshare https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-creacion-de-una-cuenta-y-exploracion-de-slideshare/video

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