1. INTRODUCCIÓN AL CORREO ELECTRÓNICO COMO CANAL DE COMUNICACIÓN COLABORATIVA
Uno de los elementos más importantes cuando hablamos de trabajo colaborativo es la comunicación interna entre los miembros de una organización o equipo de trabajo, la cual es requerimiento indispensable para la coordinación y ejecución efectiva de las tareas y proyectos.
Cuando hablamos de comunicación en entornos colaborativos nos referimos al conjunto de actividades, formas de interacción e intercambio de información (formal o informal) que tienen lugar entre las personas que conforman el equipo, en el marco de un proyecto y unos objetivos determinados.
Por tanto, si no hay comunicación en una organización no es posible la colaboración entre las personas que la conforman y hace imposible la realización efectiva de las diferentes acciones que requiere cada proyecto para conseguir el resultado deseado.
El correo electrónico fue una de las primeras herramientas comunicativas a través de internet que apareció, ganando popularidad rápidamente hasta la actualidad, siendo usada por miles de millones de personas diariamente.
De hecho, la consulta y gestión del correo electrónico es una de las tareas administrativas en la que consumimos más tiempo delante del ordenador, tanto a nivel personal como profesional.
Su alta aceptación ha permitido una alta integración en entornos laborales y personales, formando parte de la cultura e identidad digital de cada persona.
2. USO EFICIENTE Y PRODUCTIVO DEL CORREO ELECTRÓNICO POR PROFESIONALES DE SALUD
Una buena gestión del correo electrónico no solo implica el uso de buenas herramientas, sino también la adopción de algunos ‘hábitos saludables’ y buenas prácticas que nos permitirán ser mucho más productivos a la hora de trabajar.
Sin embargo, la realidad es que ni durante nuestra formación académica y mucho menos en nuestra etapa escolar se nos enseña a gestionar el correo electrónico de una forma adecuada.
En muchos casos las consecuencias de esto es fatiga digital por la incapacidad para controlar las comunicaciones por este canal, acumulación de correos electrónicos sin leer, saturación de nuestra bandeja de entrada, retrasos en respuestas a correos importantes, etc.).
Para ser competente con una herramienta tan importante en nuestra vida digital como el correo electrónico es necesario tener un sistema de productividad para que nos ayude a cumplir con su objetivo principal: servir de plataforma para una comunicación relevante y efectiva.
Si se tiene como objetivo mejorar en este aspecto, se recomienda seguir los siguientes pasos:
2.1. Acceso y notificaciones
Es recomendable limitar los accesos al correo electrónico y eliminar las notificaciones en todos los dispositivos. La continua consulta del correo electrónico tiene efectos perjudiciales a la salud mental y es una fuente de distracción, estrés y ansiedad. Con el uso indiscriminado y multiplataforma del correo, son muchas las personas que lo revisan desde su teléfono móvil e incluso fuera del horario laboral (incluidos fines de semana).
Para evitar esta práctica, es recomendable establecer horarios aproximados o un número de veces diarias concretas que consultamos nuestro gestor de correo. De esta manera somos nosotros los que controlamos cuándo contestamos y decidimos cuándo nos viene mejor (según estado mental y carga de trabajo) gestionarlo.
En el caso de las personas que usan este medio de comunicación para recibir y enviar mensajes urgentes, deberíamos establecer cuánto es el tiempo máximo que podemos estar sin revisar el correo.
2.2. Redirección y suscripciones
Seguramente en algún momento hemos dado nuestra dirección de correo electrónico a algún servicio comercial de internet que nos envía mensajes continuamente y que no son de nuestro interés. Si queremos evitar que nos aparezcan continuamente no bastará con eliminarlos, sino que sería más adecuado anular la suscripción a esa lista de correo (si es posible), marcar el correo como no deseado (de forma que en el futuro todos los similares acaben también en la carpeta de spam), o bien asignar una regla o filtro de dirección de correo entrante para que el gestor de correo directamente lo archive o elimine de forma automática.
Por otro lado, el correo electrónico no está diseñado para ser una plataforma donde leer. Sin embargo, muchos blogs o newsletters nos solicitan nuestra dirección para suscribirnos y así que nos llegue un correo de aviso cuando salga una publicación (o directamente te llega la publicación al correo).
2.3. Simplificando el gestor de correo electrónico
Algunas valiosas estrategias que nos pueden ayudar a simplificar el manejo de la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico son:
Desactivar funcionalidades superfluas que sólo aportan ruido en el correo. Cuanto más sencillo sea nuestro gestor de correo, más focalizados estaremos procesando la bandeja de entrada. Por ello, funcionalidades que no necesitemos como chats es mejor desactivarlas.
En resumen: ¡El correo solo debería servir para recibir correos de personas!
2.4. Poner sistemas de captura en marcha
El acúmulo de correos electrónicos en la mayoría de los casos ocurre porque no tenemos incorporado un sistema de captura que nos ayude a organizar los diferentes elementos que recibimos y así posteriormente procesarlos de acuerdo a su naturaleza.
Según el tipo de correo electrónico que recibamos este puede activar diferentes acciones como la creación de una tarea, la programación de una reunión o la captura de un recurso de interés para un proyecto futuro.
2.5. Otras buenas prácticas y recursos para la gestión efectiva de la bandeja de entrada del correo electrónico
Algunas buenas prácticas a la hora de gestionar de forma efectiva la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico son:
- La regla de los dos minutos
- Uso de plantillas
- Uso de varias cuentas
- Marcar correos “como importante” o destacados
- Etiqueta en el correo electrónico
- También cabe destacar la importancia de minimizar los destinatarios y evitar dentro de lo posible poner en copia a varios usuarios de forma abierta.