Lo que vamos a abordar en este tema es cómo podemos utilizar herramientas para mejorar en nuestro trabajo como profesionales y cuáles son algunas de sus posibles aplicaciones en la salud, porque como vamos a ver son herramientas muy versátiles y que pueden ser utilizadas en cualquier ámbito.
HERRAMIENTAS DE TRABAJO COLABORATIVO
El surgimiento de la llamada ‘Computación en la Nube’, ha permitido el desarrollo de aplicaciones que permiten cubrir nuestras necesidades a la hora de procesar, compartir y almacenar información.
Este modelo posibilita el uso de herramientas que se ejecutan en los servidores de los promotores de servicios, eliminando la necesidad de instalar las aplicaciones en nuestros dispositivos. El conjunto de servicios ofrecidos en la nube se puede clasificar en:
- Infraestructura como servicio (IaaS): para el procesamiento, almacenamiento y uso de redes.
- Plataforma como servicio (PaaS): para el desarrollo de aplicaciones.
- Software como servicio (SaaS): para proporcionar aplicaciones a través de Internet. De esta forma se implementan algunas de las herramientas que vamos a ver en este tema y que inciden en la comunicación y colaboración, junto a la posibilidad de compartir contenidos.
Las posibilidades que ofrecen estas nuevas herramientas digitales que operan en la nube son muy amplias y permiten por ejemplo que varias personas puedan trabajar sobre un mismo contenido desde distintos lugares geográficos, simplemente conectándose a la red y entrando en plataformas de edición.
TRABAJO COLABORATIVO Y EDICIÓN SIMULTÁNEA
Lo verdaderamente potente de esta herramienta es que podemos compartir nuestras carpetas y archivos con otros usuarios y a los que podemos dar permiso para su visualización y edición, lo que permite trabajar en un archivo de forma única sin tener que andar circulando entre los usuarios distintas copias del archivo.
El concepto de edición simultánea presenta grandes ventajas y mejora en la productividad a la hora de trabajar con los documentos compartidos, ya que hasta ahora cuando queríamos aportar contenidos sobre un mismo archivo lo hacíamos de forma secuencial, es decir, un usuario editaba el archivo y se lo enviaba a otro, que a su vez hacía los cambios oportunos y lo devolvía de nuevo hasta que el trabajo se daba por finalizado. Este proceso presentaba problemas y fallos ya que a veces trabajábamos sobre versiones erróneas o teníamos que esperar a que los otros colaboradores terminaran de aportar para poder seguir trabajando sobre el documento.
Estos problemas se solventan con herramientas como esta, ya que la colaboración entre usuarios dentro de un mismo documento es totalmente transparente, de manera que varias personas pueden estar trabajando a la vez y los cambios se visualizan y guardan en tiempo real. De esta forma no existen problemas a la hora de sincronizar el documento, porque en realidad todos trabajan sobre la misma copia y podemos ver lo que están escribiendo el resto mientras lo hacen.
SERVICIOS DE ALMACENAMIENTO EN LA NUBE
Una vez que hemos visto las posibilidades que tiene la nube para trabajar de forma colaborativa, nos referimos en este apartado a otra de las ventajas que ya hemos vislumbrado cuando hablábamos de la plataforma Google Drive, y es la del almacenamiento en la nube. Este se refiere al modelo de almacenamiento de información en redes de ordenadores a los que accedemos a través de Internet.
De esta forma dispondremos de un espacio virtual (gratuito o de pago) en el que podremos guardar nuestros archivos y acceder a ellos de forma remota, desde cualquier dispositivo que se encuentre conectado. Es algo similar a guardar los documentos en una disco externo, como una memoria tipo USB, pero en Internet.
El abaratamiento de la tecnología y la mejora en los accesos a Internet han permitido que durante los últimos años hayan proliferado muchos servicios de almacenamiento en la nube, cuyo principal modelo de negocio es que ofrecen un espacio limitado de manera gratuita y si deseamos ampliar su capacidad tendremos a nuestra disposición distintos servicios de pago.
Los más conocidos son:
- Google Drive (https://www.google.es/intl/es/drive/), renombrado recientemente Google One.
- Dropbox (https://www.dropbox.com/)
- ICloud (https://www.icloud.com/)
GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO
La consulta y gestión del correo electrónico es una de las tareas rutinarias en la que consumimos más tiempo delante del ordenador, tanto a nivel personal como profesional.
Por eso resulta fundamental conocer una serie de herramientas y sobre todo técnicas que nos permitan gestionar eficazmente nuestro correo electrónico, ahorrándonos de esta forma mucho tiempo de trabajo y consiguiendo a la vez una recuperación rápida de los correos cuando sea necesario.
PRODUCTIVIDAD Y CORREO ELECTRÓNICO
Una buena gestión del correo electrónico no solo implica el uso de buenas herramientas, sino también la adopción de algunos ‘hábitos saludables’ relacionados con el envío y recepción de correos, que nos permitirán ser mucho más productivos a la hora de trabajar.
Y es que desde lejos de disminuir, cada vez enviamos y recibimos un mayor número de correos electrónicos, a lo que hay que añadir el incremento en el número de correos no deseados o spam que recibimos cada día, generalmente con fines comerciales. Todo ello implicará que inevitablemente dediquemos a la gestión del correo mucho más tiempo del que deberíamos.
Por eso proponemos a continuación una serie de ‘buenas prácticas’ para evitar que el correo se acumule sin leer y podamos ser mucho más productivos en su gestión:
- La buena gestión empieza con el envío de nuestros correos, por lo que es importante ser concreto en cuanto a la petición y tiempos de respuesta que hagamos a nuestros interlocutores.
- Es importante evitar en lo posible poner en copia a varios usuarios de forma abierta. Es decir, en lugar de usar el campo ‘para’ o ‘cc’ (copia) para incluir a todos los contactos que van a recibir nuestro correo, deberíamos usar el ‘cco’ (copia de carbón oculta). De esta forma, los que reciban el correo sabrán quién se lo ha enviado pero no verán ni podrán contestar al resto, evitando así recibir cadenas con decenas de correos cada vez que alguien responda, además de respetar la privacidad de los otros usuarios.
- Gestionar la bandeja de entrada no solo consiste en leer sino también ‘procesar’ el correo. Una vez que leamos un correo tenemos que decidir qué vamos a hacer con él: borrarlo, contestarlo, mover a una carpeta o asignarle una etiqueta concreta. De esta manera cada correo tendrá toda nuestra atención, pero una sola vez. En el caso de que decidiéramos que tenemos que contestar pero más adelante, podríamos moverlo a una carpeta de correos a la espera de alguna acción.
- El uso de carpetas o etiquetas multiplica nuestra capacidad para organizar el correo y sobre todo, para recuperarlo cuando lo necesitemos.
- Cuando hayamos terminado de procesar un correo la opción más efectiva es archivarlo, para sacarlo de la bandeja de entrada y evitar un exceso de correos en la misma, los cuales solo entorpecen la visión del resto.
- Gestión del correo no deseado o ‘spam’. Bien porque hayamos dado nuestros datos en algún momento o bien porque alguien se haya hecho con ellos, es muy probable que recibamos de forma frecuente correos comerciales o que simplemente no queremos leer. Si queremos evitar que nos aparezcan continuamente no bastará con eliminarlos, sino que sería más adecuado anular la suscripción a esa lista de correo (si es posible), marcar el correo como no deseado (de forma que en el futuro todos los similares acaben también en la carpeta de spam), o bien asignar una regla o filtro para que el gestor de correo directamente lo archive de forma automática.
- Uso de varias cuentas. Podemos dedicar una cuenta para usar en todos aquellos servicios y redes sociales a los que nos suscribimos y que son fuente habitual de correos y notificaciones no deseadas; y disponer de otra de carácter personal o profesional que solo conozcan nuestros contactos. De esta forma minimizamos el correo no deseado en nuestra cuenta principal.
GMAIL: EL GESTOR DE CORREO DE GOOGLE
Gmail es el servicio gratuito de correo proporcionado por la empresa Google que inició su andadura en el año 2004. Desde entonces ha continuado creciendo tanto en usuarios como en funcionalidades y en estos momentos lo tienen instalado más de 1.000 millones de personas en sus teléfonos móviles.
USO AVANZADO DE GMAIL: ETIQUETADO Y FILTROS
Una vez que hemos creado nuestra cuenta en Gmail y conocido sus opciones de configuración básicas, vamos a entrar de lleno en la organización de nuestro correo.
CENTRALIZANDO NUESTRAS BANDEJAS DE CORREO EN UNA ÚNICA CUENTA
Una de las posibilidades que ofrece esta herramienta es la gestión de otras cuentas de correo, aunque no sean de Gmail. Es decir, podemos gestionar cuentas de correo de otros proveedores (comerciales o profesionales) de forma centralizada y recibir y enviar todo nuestro correo desde una única cuenta.
Esto es algo similar a lo que hacen las aplicaciones de gestión de correo (como Outlook de Microsoft o Thunderbird), con la diferencia de que en este caso no tendremos que instalar ninguna aplicación en nuestro ordenador (en el caso de dispositivos móviles sí lo haremos a través de la App de Gmail).
HERRAMIENTAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD DIGITAL
Diariamente invertimos una importante y creciente cantidad de tiempo y esfuerzo delante del ordenador y dispositivos móviles, navegando por Internet, gestionando nuestro correo, interactuando con otros usuarios y generando contenidos. Pero este tiempo invertido normalmente no se corresponde con una mayor eficiencia o productividad en nuestro trabajo y en muchos casos somos conscientes de aunque cada vez le dedicamos más horas, estas no están bien aprovechadas.
Nos vamos a centrar en el uso de dos herramientas que están muy relacionadas con la asignación que hacemos del tiempo en distintos proyectos: la gestión de tareas y la organización de nuestra agenda.
HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE LISTAS DE TAREAS
Del mismo modo que utilizamos listas y recordatorios en nuestra vida cotidiana para múltiples cosas (desde hacer la compra a recordar los cumpleaños), lo cual no deja de ser una tecnología (papel y lápiz, post-it, etc.), existen hoy en día herramientas dedicadas a este fin llamadas gestores de tareas, las cuales mejoran y facilitan la creación y el uso de listas.
Tareas de Google
Empezamos este pequeño viaje por las aplicaciones dedicadas a la gestión de tareas con la que es quizás la más sencilla de todas, aunque no por ello deja de perder funcionalidad sino al contrario, ya que se integra de manera perfecta con el resto de aplicaciones de Google.
Tareas de Google es una aplicación que ha ido evolucionando con el tiempo y al igual que los demás productos de Google, se caracteriza por su gran sencillez e integración.
Gestores avanzados de tareas
Los gestores avanzados de tareas permiten extender mucho más allá nuestra productividad al incorporar opciones adicionales de creación de listas, uso de recordatorios, configuración de los tipos de visualización e incluso la posibilidad de trabajar en grupo sobre una misma lista.
Existen multitud de gestores que van incorporando nuevas funcionalidades, algunos gratuitos, otros de pago y la mayoría bajo un modelo Freemium (versión gratuita con opciones limitadas que se pueden ampliar con una suscripción de pago).
GESTIÓN DE AGENDA Y CALENDARIOS
La gestión de una agenda es otra de las cosas que incide directamente en nuestra productividad, porque gracias a ella tendremos la capacidad de asignar tiempo a nuestras tareas o gestionar los eventos o citas importantes de nuestro día a día.
PLATAFORMAS DE PUBLICACIÓN EN LÍNEA: USO DE WIKIS
El término ‘wiki’ proviene del hawaiano y significa ‘rápido’, refiriéndose en Internet a un tipo de publicación web cuyas páginas pueden ser editadas desde el navegador y que pueden ser modificadas directamente por los usuarios. Es decir, es una forma de trabajar para editar y crear contenidos de forma rápida, y de ahí su nombre.