TEMA 4. HERRAMIENTAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD EN SALUD

1. INTRODUCCIÓN

Diariamente invertimos una importante cantidad de tiempo y energía delante de dispositivos electrónicos, ya sea buscando información por Internet, gestionando nuestro correo, interactuando con otras personas o generando contenidos. En muchas ocasiones, y por diferentes motivos, este tiempo invertido no resulta proporcionalmente en una mayor eficiencia o productividad en nuestro trabajo.

Se ha demostrado que el impacto de las tecnologías digitales en la forma en que los profesionales sanitarios emplean su tiempo afecta múltiples dominios clave, incluidos la productividad, la satisfacción laboral y la del paciente, además del bienestar personal en su conjunto.

La idea principal que debemos tener en cuenta a la hora de hablar de productividad digital es que nuestro objetivo no es el de conseguir trabajar más sino mejor, es decir, establecer una serie de pautas, hábitos y estrategias que nos ayuden a que todo el tiempo que pasamos delante de una pantalla haciendo algo sea tiempo de calidad. Tiempo bien invertido.

En definitiva, ser más productivos significa utilizar todos los conocimientos, habilidades y herramientas que hoy en día tenemos a nuestro alcance para conseguir nuestros objetivos profesionales o personales en el menor tiempo posible.

Existen numerosas estrategias e infinidad de publicaciones en Internet sobre productividad personal y profesional, entre las cuales la que más destaca es la denominada GTD (Getting Things Done), que se podría traducir como ‘consiguiendo las cosas hechas’), la cual está enfocada a no delegar en nuestra memoria la cantidad de tareas que tenemos que hacer y en su lugar elaborar distintas listas de tareas específicas para cada contexto.

Imagen del flujo de trabajo del sistema GTD.

Otra metodología de organización productiva es PARA, de Tiago Forte, quien propone una estructura de organización de la información digital en 4 categorías principales (Proyectos, Áreas, Recursos y Archivados) acorde a la accionabilidad del elemento a organizar.

Componentes del sistema PARA de Tiago Forte para la organización de elementos digitales.

Imagen de la aplicación del sistema de organización PARA en Notion y Google Drive.

Sabemos que el uso ineficiente de herramientas digitales como la Historia Clínica Electrónica contribuye en gran medida al agotamiento y saturación del personal sanitario. Es por ello que aplicar estrategias de productividad que ayuden a los profesionales sanitarios como son el rediseño de flujos y operativas de trabajo, o aplicar metodologías como GTD o PARA puede reducir el tiempo que los sanitarios nos dedicamos a utilizar herramientas y el agotamiento digital que eso conlleva.

A lo largo de este itinerario formativo estamos conociendo numerosas herramientas que nos pueden ayudar a ser más productivos en nuestro trabajo. Ya hemos hablado de cómo mejorar las búsquedas de información, el almacenamiento y organización, el correo electrónico, etc.

En esta ocasión nos vamos a centrar en el uso de dos herramientas que están muy relacionadas con la productividad y la asignación que hacemos de nuestro tiempo: un espacio de trabajo para la gestión de proyectos/tareas (Notion) y una herramienta para la organización de nuestra agenda o calendario (Google Calendar).

2. PROPUESTA DE SISTEMA DE PRODUCTIVIDAD PARA EL PROFESIONAL SANITARIO: GTD-PARA

La productividad personal puede definirse como la capacidad que tenemos para realizar acciones de una forma controlada y eficiente en términos de tiempo, atención y energía. Si hablamos de productividad en la gestión del conocimiento personal, esta podría definirse como nuestra capacidad para organizar, gestionar y aplicar de forma efectiva el conocimiento y la información que capturamos para alcanzar nuestros objetivos personales o colectivos y crear valor.

Por tanto, el objetivo principal de un sistema de productividad personal no es hacer el máximo número de tareas por hora, sino establecer un sistema coordinado, adaptado a nosotros e integral para mejorar nuestra efectividad a través del control de los flujos de trabajo y de la información que nos llega. Nuestro sistema, además, debe ayudarnos en la carga mental y la toma de decisiones, a optimizar la gestión del conocimiento y potenciar la creación de valor.

Las claves de este sistema son:

Proporciona un sistema fiable que permite descargar los frentes abiertos de nuestra cabeza manteniendo la confianza en que te los va a mostrar donde y cuando los necesitemos accionar.
Ayuda a visualizar de forma clara las siguientes tareas que debemos realizar de una forma personalizada (por día, por proyecto, etc.).
Nos permite coordinar y mantener el orden digital de una manera clara.
Facilita el consumo efectivo e intencional de la información, con el objetivo de tomar conciencia de lo que consumimos, filtrando y organizando la información según proyectos.
Nos permite tener un sistema digital de conocimiento centralizado a modo de “segundo cerebro” para consumir información, generar notas, destilarlas en ideas útiles y crear nuevo contenido.

Para resumir esta primera parte introductoria al sistema GTD-PARA, podemos decir que tener un sistema digital centralizado para gestionar tareas y conocimiento ayuda a mejorar la eficiencia y organización en el trabajo, es decir, la productividad.

Diferencias y semejanzas entre GTD-PARA, ¿Por qué juntar los dos sistemas en una metodología?

Como cualquier sistema de productividad, tanto GTD como PARA no son perfectos y tienen, bajo nuestro punto de vista, ciertas debilidades que se pueden resolver de manera bastante sencilla con el fin de crear el mejor sistema personal posible. Siempre, de acuerdo a nuestras propias necesidades y personalizándolo como más nos encaje.

La metodología del segundo cerebro de Tiago Forte consta de 4 pasos, reunidos en la sigla CODE: Capturar, Organizar, Destilar y Expresar. Es una serie de pasos muy similar a la metodología GTD de David Allen, en la cual las etapas son: Recopilar, Procesar, Organizar, Revisar, Actuar.

Nuestro sistema híbrido basado en GTD+PARA se puede dividir en 5 fases acorde al flujo de la información:

Tabla comparativa entre las fases de la metodología GTD, PARA y del sistema GTD-PARA.

Vamos a ir desgranando cada una de las fases para que sea más comprensible el sistema:

2.1. Captura de la información

Hace referencia a la captura de elementos en nuestro sistema de productividad. Acorde a su naturaleza, estos elementos pueden ser desde ideas, tareas pendientes de hacer, información, documentos, notas, etc.

La captura que realicemos viene determinada en gran medida por el “contexto” donde la realicemos (entorno, dispositivo, circunstancia, etc.) y por el formato de los diferentes elementos.

Algunos ejemplos de captura en un contexto de los profesionales sanitarios pueden ser:

Ejemplos de capturas de información usuales en profesionales sanitarios.

Como profesionales del conocimiento, es habitual que consumamos mucho contenido científico sanitario. Por tanto, muchos de los elementos que capturemos serán elementos que vamos a consumir (o consumiremos en un futuro). Según su naturaleza, estos elementos de consumo pueden ser:

Vídeos.
Publicaciones de Social Media.
Libros.
Podcast.
Audiolibros.
Artículos web, documentos.
Artículos científicos.
Noticias.
Navegación web.
Etc.

Otros elementos que podemos capturar en nuestro sistema son:

Ideas.
Pensamientos.
Frases o citas.
Apuntes y aprendizajes de cursos.
Notas y subrayados.
Subrayados de libros electrónicos.
Canciones.
Artículos científicos.
Artículos web.
Herramientas digitales.
Sitios web.
Etc.

¿Por qué es importante capturar? La importancia de capturar los pensamientos que nos rondan por la cabeza (frentes abiertos) o los elementos que consumimos o en único sitio radica en el gasto de energía que nos ocasiona el estar continuamente intentando no olvidarnos de su ejecución (para el caso de recados o tareas), o el estar continuamente cambiando de contexto para organizar los elementos que capturemos.

Los frentes abiertos (Open loops) son aquellas acciones o proyectos que tenemos que hacer o que nos gustaría realizar. Son todos esos "me gustaría…"debería”…"tengo que…", es decir, cualquier cosa que consideres inacabada o que requiere de algún tipo de resolución, ya sea personal o profesional, grande o pequeña, urgente o de menor importancia que te has comprometido internamente a realizar.

Nuestro cerebro es un órgano casi perfecto, pero evoluciona muy lentamente. Los mecanismos fisiológicos que hace miles de años nos ayudaban a permanecer en alerta y estar preparados ante amenazas a nuestra supervivencia (grandes depredadores, por ejemplo), ahora siguen estando activos ante las amenazas “modernas”, como la realización de una presentación, la entrega de un informe o diferentes situaciones personales.

La realidad actual es que nuestro cerebro entiende que olvidarnos de los frentes abiertos también es una amenaza, por lo que activa mecanismos de alerta que nos los recuerdan constantemente, permaneciendo en un estado de estrés mantenido si no se gestionan bien, y afectando negativamente a nuestra concentración y atención, ya que comparten memoria a corto plazo dentro de nuestro cerebro.

De aquí viene la importancia de tener un “contenedor” donde descargar o volcar tus frentes abiertos, ya que haciéndolo ganamos mucha claridad mental y foco, además de reducir estrés y mejorar nuestra energía.

Por si no ha quedado muy claro lo que es un frente abierto, ponemos algunos ejemplos:

En el trabajo:

Listas de tareas que tengamos apuntados en otros sitios.
Proyectos en marcha.
Proyectos futuros.
Compromisos con tus compañeros de trabajo, jefe, clientes etc.
Comunicaciones que tienes que hacer, llamadas, mensajes de texto, emails.
Otros documentos que tengas que terminar (informes, artículos).
Reuniones que tengas que establecer.
Cosas a leer o revisar.

Personal:

Listas de tareas que tengamos apuntados en otros sitios.
Proyectos en marcha.
Proyectos que quieres llevar a cabo
Compromisos con tus amigos, familia, pareja, etc.
Habilidades que te gustaría aprender.
Viajes que te gustaría hacer.
Próximos acontecimientos (Cumpleaños, aniversarios, vacaciones, fiestas).
Recados.
Cosas a arreglar.
Cosas a leer o revisar.

La mejor manera de gestionar estos frentes abiertos e impedir que estén permanentemente en nuestra cabeza dando vueltas y ocupando espacio mental es CAPTURARLOS y recolectarlos en un único lugar (nuestra bandeja de entrada o inbox) que sabemos que visitaremos en un período corto de tiempo.

Teniendo la confianza de que nuestros frentes abiertos están “descargados” en un único lugar podremos mantener la concentración y foco en la tarea o acción actual y descenderemos el nivel de estrés y el espacio mental ocupado por ellos.

Esta fase es clave en el sistema GTD (la fase de captura de CODE se basa en ella), así que para concluir os dejamos tres reglas de la captura de la información según el sistema GTD:

Todo open loop tiene que ser descargado, apuntado o capturado en la bandeja de entrada.
Tenemos que tener el menor número posible de bandejas de entrada (idealmente una), ya que cuantas más bandejas de entrada, más difícil de gestionar será el sistema.
Debemos procesarlos a menudo (o clarificarlos).

2.2. Procesamiento de la información

Se trata de clasificar o categorizar los elementos capturados en nuestra bandeja de entrada.

El procesamiento de la bandeja de entrada es el segundo paso del método GTD. Se refiere a una serie de acciones (clarificación) que debemos realizar para que los elementos capturados pasen a las diferentes listas de tareas de una forma correcta y ordenada.

El objetivo de esta fase es vaciar la bandeja de entrada sabiendo que cuando y donde necesitemos ver los diferentes elementos, los veamos.

Con esta etapa de procesamiento inicial mejoraremos la organización del sistema mediante la categorización o clasificación de los elementos del inbox y nos ayudará a no procrastinar gracias a las preguntas que nos vamos haciendo y al desglosamiento de las acciones.

Para ello seguiremos 3 normas:

Se procesa de arriba a abajo de la bandeja de entrada.
Se procesa de uno en uno.
Nada debe volver a la bandeja de entrada.

Esta fase suele ser la que más curva de aprendizaje puede llevarnos, siendo un posible “freno” al flujo del sistema si no procesamos con asiduidad y capturamos muchos elementos. Por ello dedicamos unos párrafos a explicar paso a paso el proceso de esta fase tan importante:

1. RECONOCIMIENTO DEL ELEMENTO CAPTURADO

El primer paso de esta fase es preguntarnos: ¿Qué es este elemento?

Se refiere al tipo de naturaleza del elemento capturado. Puede ser:

Una tarea.
Una idea.
Un recurso.
Un documento físico.
Una nota.
Un artículo que leer.
Un sitio web interesante.

Una vez identificado lo que hemos capturado y vamos a procesar, debemos organizarlo acorde a su accionabilidad.

2. ORGANIZAR ACORDE A SU ACCIONABILIDAD

Una vez sepamos que es el elemento, la segunda pregunta es: ¿Es accionable? Se refiere a si el elemento requiere de una acción por nuestra parte o si por el contrario no tenemos que hacer nada con él.

Se nos presentan dos opciones:

No es accionable:

Si es un elemento que ya no queremos hacer, no nos hace falta o está obsoleto: PAPELERA.
Si el elemento que queremos procesar no es accionable y solo lo queremos como referencia futura (no tenemos ningún proyecto actual donde nos haga falta, pero es información que a lo mejor me va a hacer falta en un futuro indefinido): REFERENCIA. Estos elementos deben ser recuperables cuando sean necesarios. Por ejemplo:

- Notas de una presentación o reunión.

- Apuntes de un curso.

- Página web o herramienta digital interesante.

- Artículo científico sobre un tema.

- Recetas de cocina.

- Recomendaciones de restaurantes/series/libros/películas.

o Si el elemento no es accionable ahora, pero si lo es en un futuro indeterminado lo enviaremos a la lista de INCUBAR (Algún día/ Quizá). Ésta se revisa cada cierto tiempo y valoraremos de nuevo si hacemos algo con ella. Algunos ejemplos de esta lista podrían ser:

- Habilidades a aprender.

- Viajes que hacer.

- Artículo que quiero escribir.

- Proyecto a implementar.

- Cosas que comprar.

Si es accionable:

o ¿Cuál es la SIGUIENTE ACCIÓN? Reconocer la siguiente acción física a realizar en una tarea incita a su realización y evita la procrastinación. Para el caso en que la tarea requiere de múltiples pasos hay que convertirla en proyecto.

o ¿Realizable en menos de 2 minutos o menos?: No lo introducimos en el sistema y debemos HACER la tarea.

o Si realizar la tarea nos va a llevar > 2 minutos debemos listar las tareas en función de si es delegable en otra persona o la tenemos que realizar nosotros mismos. Si dependo de otra persona la incluiremos a la lista EN ESPERA (en esta lista es importante incluir una fecha de recordatorio y la persona en la que hemos delegado la tarea). Si la puedo realizar yo, entonces debo diferenciar si la tarea tiene una fecha y/o hora determinada de ejecución (PLANIFICAR EN CALENDARIO) o si hay que hacerla lo antes posible (ACCIONES SIGUIENTES). En este último caso podemos diferenciar prioridades entre las tareas y así a la hora de realizarlas podemos diferenciarlas.

En el caso de CALENDARIO, debido a su importancia, requiere un análisis aparte. Seguiremos algunas normas para incluir acciones en nuestro calendario:

Acciones que deben ser realizadas en un DÍA determinado.
Acciones que deben ser realizadas en una HORA determinada.
Información o recordatorios de un DÍA determinado.

Ejemplos:

a) Tarea a realizar un día y hora concretos.

b) Reunión.

c) Recordatorio.

Un truco para que la fase de procesamiento sea más llevadera es que al apuntar en nuestra bandeja de entrada un frente abierto accionable es hacerlo con las palabras que ya nos indiquen la SIGUIENTE ACCIÓN A REALIZAR.

Tenemos por tanto 6 listas:

Papelera: Elementos que capturamos, pero ya no necesitamos.
Algún día/Quizá: Elementos accionables en un futuro indeterminado.
Referencia: Elementos no accionables que no requieren revisión.
En espera: Elementos accionables pero dependiente de otra persona.
Calendario: Elementos accionables en un día y/o hora determinada.
Proyectos: Resultados que se obtienen en menos de un año con la consecución de 2 o más tareas.

2.3. Contextos en GTD

La clave de cualquier sistema de productividad es organizar los elementos accionables para que no te molesten cuando no las quieras ver (y te hagan perder tiempo y energía mental) y además te dé la confianza de que cuando llegue el momento de accionar el elemento, lo verás y lo realizarás. Para ello es necesario organizar las tareas por CONTEXTOS.

Los contextos son diferentes categorías para que sean realizadas en diferentes situaciones acorde a nuestra vida, como puede ser una ubicación, un dispositivo o una circunstancia concreta.

Los contextos sirven como filtro para la acción. Nos permiten diferenciar tareas que tenemos que realizar en diferentes escenarios (lugares físicos, personas o situaciones), como, por ejemplo:

Móvil
Ordenador de casa
Trabajo
Supermercado
Avión
Esperas
Recados fuera de casa
Casa
Por prioridad
Por energía requerida
Por tiempo requerido
Lugar

Para nuestro sistema no es obligatorio establecer un contexto para cada tarea, pero si es recomendable que a aquellas tareas o acciones que nos interesa realizar en un momento o circunstancia determinada le asignemos un contexto en la fase de procesamiento.

2.4. Organizar la información: PARA (Proyectos Áreas Recursos Archivo)

Una vez capturada y procesada la información, debemos organizarla de una forma apropiada para que sea fácilmente rescatable y tenga sentido para nosotros. Tiago Forte propone 4 “contenedores” o “carpetas” principales según su grado de accionabilidad. De mayor a menor accionabilidad, tenemos:

Proyectos. Un proyecto consiste en una secuencia de tareas relacionadas con un objetivo específico que tiene un plazo de terminación menor o igual a un año.

Cada proyecto debe estar vinculado a un área de responsabilidad específica. Por ejemplo, publicar un artículo científico se relacionaría con el área de "Divulgación científica", y crear la memoria anual de tu servicio con "Trabajo".

Áreas de Responsabilidad. Un área refiere a un componente de tu vida que deseas mantener y cultivar continuamente. A diferencia de los proyectos, un área no tiene un plazo de terminación específico, a menos que decidas cambiar tus prioridades y optes por archivar esa área. No busca lograr un resultado concreto, sino que se conecta con metas y objetivos de vida más amplios y generales.
Recursos. Según Tiago Forte, los recursos son temas de interés actual que requieren exploración y estudio. Para adquirir conocimientos o formar opiniones sobre un tema, se consultan diferentes recursos, que se almacenan en bases de datos pertinentes. Cuando un tema deja de ser de interés, se aconseja archivar los recursos relacionados, para ser consultados únicamente en situaciones excepcionales.
Archivos. La sección de archivos es el lugar destinado para almacenar elementos inactivos provenientes de las categorías previamente mencionadas. Si se comparara con un ejemplo tangible, el archivo sería similar a un sector oculto de una biblioteca donde se almacenan los libros antiguos y raramente consultados, accesibles solo en circunstancias muy específicas.

2.5 Revisar (destilar en el caso de gestión del conocimiento)

Destilar equivale a resumir y anotar con tus propias palabras. Para el caso de nuestro sistema de productividad pura, la fase de revisión debe hacerse semanalmente y es un proceso en el que se planifica a una semana vista los proyectos, eventos, tareas a través de la revisión de algunas listas del sistema GTD. También existen otras revisiones que podemos hacer con frecuencia mensual, trimestral y anual.

En el caso de nuestro sistema de gestión del conocimiento, la revisión (destilar) se realiza de los elementos que nos van a ayudar a generar conocimiento, como nuestras notas, creaciones de contenido y manuscritos, por ejemplo.

Una vez capturada la información relevante y organizada en su fichero en base a su accionabilidad, lo que realmente queremos es extraer el máximo valor de esa información, de tal forma que posteriormente sea útil para nuestros proyectos.

En la metodología del segundo cerebro se usa una forma de destilación en 5 etapas, llamada Resumen Progresivo:

Capa 1: es la nota en sí: el texto, la imagen, la cita, etc.
Capa 2: colocar en negrilla aquellos fragmentos que nos gusten más.
Capa 3: resaltar aquellas frases o palabras que nos parezcan más importantes de aquello que colocamos en negrilla.
Capa 4: hacer un mini resumen de lo resaltado.
Capa 5: reescribir nuestro resumen, usando nuestras propias palabras o mezclando con otra información o temas relacionados.

No es estrictamente obligatorio realizar las 5 etapas en cada nota o elemento de nuestro segundo cerebro, pero es una metodología que nos va a facilitar mucho la comprensión de esa información en encuentros posteriores con ella.

2.6 Ejecutar (expresar/crear en el caso de gestión del conocimiento

Expresar es crear algún tipo de contenido basándonos en recursos, notas e información capturada. Entre los diferentes tipos de contenido científico sanitario que podemos crear, se encuentra:

Textos.
Videos.
Presentaciones.
Diseños gráficos
Página web.
Edición de fotos
Edición de video.
Grabar pantalla.

3. CREA TU SISTEMA DE PRODUCTIVIDAD DIGITAL PERSONALIZADO

Una vez conocido y entendido el sistema GTD-PARA, existen algunos elementos del sistema que deben personalizarse para que sea efectivo. Así mismo, dentro de los miles de herramientas digitales disponibles que nos pueden ayudar a desarrollar el sistema, elegiremos las que mejor nos convengan.

Sin embargo, hay algunos elementos estructurales dentro del sistema que son (o deberían ser en la mayoría de los casos) integrados dentro del sistema para mantener el control de nuestro orden digital. Éstos son:

Un sistema de comunicación interpersonal (Gmail, Slack, WhatsApp…).
Un gestor de tareas y proyectos (Notion).
Un calendario (Google Calendar).
Un sistema de gestión de archivos (Google Drive).

En este tema nos vamos a centrar en los puntos 2 y 3.

4. HERRAMIENTAS DIGITALES PARA MEJORAR NUESTRA PRODUCTIVIDAD PERSONAL

Del mismo modo que utilizamos listas y recordatorios en nuestra vida cotidiana para múltiples cosas (desde hacer la compra a recordar los cumpleaños), lo cual no deja de ser una tecnología (papel y lápiz, post-it, etc.), existen hoy en día herramientas dedicadas a este fin llamadas gestores de tareas, las cuales mejoran y facilitan la creación y el uso de listas.

De esta forma un gestor de tareas es como una lista a la cual podemos ir añadiendo todas las acciones pendientes para los próximos días, tanto a nivel personal como profesional.

La mayoría de los gestores de tareas permiten disponer de listas diferentes para tener todo bien organizado, así como la posibilidad de incluir alarmas y recordatorios que nos avisen cuándo tenemos que completar la tarea en función del plazo que le asignemos.

Y con este objetivo existen cientos de aplicaciones que nos pueden ayudar. Pero de entre todas ellas vamos alguna que representa muy bien la gestión de tareas. Hablaremos de Tareas de Google, una aplicación sencilla, pero a la vez bastante bien integrada con el resto de aplicaciones del ecosistema Google.

4.1 Notion: el núcleo de nuestro sistema de productividad

Notion (notion.so) es una herramienta de productividad digital que permite crear sistemas personales de organización de información digital. Combina multitud de funcionalidades conocidas de otras herramientas de forma centralizada, como la edición de texto (Microsoft Word, Google Docs) y de hojas de cálculo (Microsoft Excel, Google Sheets), toma de notas (Evernote, Microsoft OneNote, Google Keep), captura de enlaces web (Pocket), gestión de tareas (Trello, Todoist), bases de datos (Airtable) y proyectos y tareas (Asana), y un largo etcétera.

Gracias a la integración conjunta de todas estas funcionalidades, Notion se cataloga como una aplicación de área de trabajo “todo en uno”, donde prácticamente podemos desarrollar todas las funciones de gestión de información, de conocimiento y creación digital que necesitamos.

Es una aplicación multiplataforma (escritorio, web y aplicación móvil) que es gratuita para uso personal y con la que podemos aumentar nuestra productividad personal y de equipo de una forma muy intuitiva, sencilla y agradable desde el punto de vista de la experiencia de usuario.

¿Cómo funciona Notion? La unidad estructural básica dentro de Notion son las páginas, las cuales podemos elegir empezar desde cero o a partir de plantillas que pone la comunidad Notion a nuestra disposición.

Una página de Notion es un documento en el que podemos incluir múltiples tipos de información digital, organizada de una forma totalmente personalizada.

Con Notion, puedes crear páginas que funcionan como documentos en blanco, bases de datos, tableros de proyecto, listas de tareas y mucho más. Puedes agregar texto, imágenes, enlaces, listas, tablas y otros elementos para estructurar y dar forma a tu contenido de la manera que mejor se adapte a tus necesidades.

La personalización de las páginas de Notion nos va a permitir primeramente asignarle una foto de portada y un icono a cada una, además de elegir el ancho de la página, la visibilidad, tipografías, ordenación por columnas, etc.

Dentro de cada página podemos generar diferente tipo de contenido, y cuya unidad funcional mínima es el bloque.

Los diferentes tipos de contenido básico que podemos incluir en cada bloque (al escribir el comando “/”) son:

Texto (párrafo): Notion permite darle formato y estilo al texto que redactemos de forma similar a los procesadores de texto más populares.
Media: imagen, archivo, código, video, etc.
Contenido incrustado: vídeo de YouTube, audio de Spotify, tuit, archivo pdf, archivo de Google Drive, mapas, formulario de Typeform, etc.
Listas desplegables, con viñetas o enumeradas.
Lista de tareas.
Bases de datos, que a su vez pueden ser de diferentes tipos:

Tabla.
Lista.
Calendario.
Galería.
Línea de tiempo.

De esta manera, Notion puede ser utilizado para diferentes actividades dentro de nuestra vida cotidiana digital, como por ejemplo:

Redactar un documento de texto tal y como haríamos con un procesador de textos.
Usarlo como un bloc de notas de organización personalizada.
Crear una lista de tareas en equipo o de forma individual.
Desarrollar una página web tipo Wiki.
Escribir una entrada de blog con títulos e imágenes.
Agregar recordatorios como haríamos en un calendario virtual.
Organizar un centro personal de conocimiento con la información que encontramos en diferentes fuentes digitales.
Plataforma colaborativa para la gestión Kanban de proyectos en equipo.
Almacenamiento y gestión de bases de datos interrelacionadas.

Si vas a darle algún uso popular a Notion recuerda que la comunidad pone a disposición de los usuarios miles de plantillas (https://www.notion.so/es-es/templates) para no empezar a crear páginas de cero y aprovechar el trabajo ya hecho por otros, a menudo de calidad. La parte negativa es que casi todas las plantillas están en inglés.

→ En esta página de Notion (https://alfredomonterod.notion.site/P-ldora-Digital-Notion-notion-so-c79e5ddf57b24274a124957ccbc87611) los profesores ponen a disposición de los alumnos los pasos a seguir para registrarse en Notion, como crear una página y los diferentes tipos de bloques, además de recursos digitales para profundizar en el uso de Notion.

Tres consejos y recomendaciones al usar Notion si eres profesional sanitario:

Usa las páginas para que sean más que simples colecciones de palabras y encabezados. Podemos incluir todo tipo de incrustaciones, divisores, archivos, imágenes, listas de tareas pendientes y un sinfín de posibilidades. De esta manera podemos usar Notion como recurso digital para compartir información fiable con nuestros pacientes, a modo de hojas de información sobre su enfermedad, tratamiento, recomendaciones higiénico-sanitarias, dietéticas, etc.
Notion como repositorio conjunto de información de tu servicio. Al igual que otros gestores bibliográficos como Mendeley, o repositorios digitales como Google Drive, Notion permite de forma colaborativa servir como centro de conocimiento del equipo, sirviendo como herramienta centralizada para almacenar información útil para los profesionales sanitarios (guías, protocolos, últimos artículos de cada tipo de cáncer, por ejemplo).
Planificación organizativa de los residentes y alumnos, con reuniones, entrevistas, material de entrega, bibliografía recomendada por rotaciones, proyectos de investigación conjuntos, publicaciones científicas, etc.

Como conclusión, podemos decir que Notion es una auténtica navaja suiza de la productividad, sirviendo como una multiplataforma para ser más eficientes en la gestión de toda la información digital que manejamos en nuestro día a día.

La gran capacidad de Notion para organizar contenido, su flexibilidad a la hora de crearlo y su diseño minimalista, permite que tras una cierta curva de aprendizaje nos cambie nuestra manera de relacionarnos con la información digital, incluida la científico sanitaria que manejan los oncólogos médicos en su día a día.

4.2 Gestor de eventos y agenda digital: Google Calendar

La gestión de una agenda es otra de las cosas que incide directamente en nuestra productividad, porque gracias a ella tendremos la capacidad de asignar tiempo a nuestras tareas o gestionar los eventos o citas importantes de nuestro día a día.

Del mismo modo que ocurre con los gestores de tareas, las aplicaciones de calendario han ido evolucionando y cada vez permiten hacer más cosas, integrándose perfectamente entre nuestros ordenadores y dispositivos móviles, y sincronizándose entre sí, para poder ser consultadas en cualquier momento.

Por su facilidad, integración y versatilidad, hemos vuelto a elegir la aplicación dedicada a la gestión de calendarios de Google para abordar en este tema. Google Calendar es una aplicación de gestión de calendario en línea desarrollada por Google. Ofrece una variedad de características y funciones diseñadas para ayudarnos a organizar nuestro tiempo y programar eventos, reuniones y recordatorios de manera efectiva. A continuación, se presentan algunas de las características más importantes de Google Calendar:

Interfaz intuitiva: Google Calendar presenta una interfaz sencilla y fácil de usar que te permite ver tu calendario diario, semanal, mensual o anual. Puedes cambiar entre estas vistas con facilidad y personalizar la apariencia de tu calendario.
Sincronización: se integra con otros servicios de Google, como Gmail y Google Drive, lo que permite una sincronización automática de eventos, invitaciones y recordatorios. También puedes sincronizar tu calendario con aplicaciones de terceros y dispositivos móviles.
Invitaciones y compartición de calendario: puedes enviar invitaciones de eventos a otras personas y permitirles ver tu calendario o partes específicas del mismo. Esto es útil para programar reuniones y colaborar en proyectos.
Recordatorios y notificaciones: Google Calendar te permite establecer recordatorios para eventos, que pueden enviarte notificaciones por correo electrónico, notificaciones push en tu dispositivo móvil o alertas en el navegador.
Eventos recurrentes: puedes crear eventos recurrentes, como reuniones semanales o citas mensuales, con facilidad. Google Calendar ofrece opciones de repetición flexible para adaptarse a tus necesidades.
Capacidad de búsqueda: la función de búsqueda te permite encontrar eventos pasados y futuros en tu calendario. También puedes buscar eventos específicos en función de palabras clave.
Colores y etiquetas: puedes asignar colores a eventos o utilizar etiquetas para categorizar y organizar tus eventos. Esto facilita la visualización y el seguimiento de tus actividades.
Integración de ubicación y mapas: puedes agregar ubicaciones a tus eventos y Google Calendar se integra con Google Maps para proporcionar direcciones y detalles de ubicación.
Calendarios múltiples: permite crear y administrar múltiples calendarios, lo que es útil para separar tu vida personal y profesional, o para colaborar en proyectos específicos.
Disponibilidad y programación inteligente: ofrece características que te ayudan a encontrar horarios convenientes para reuniones al verificar la disponibilidad de los invitados y proponer horarios que funcionen para todos.
Integración con otras aplicaciones: se integra con una variedad de aplicaciones y servicios de terceros, como Microsoft Outlook, Trello y Slack, lo que facilita la sincronización de tu calendario con otras herramientas que uses en tu trabajo o vida cotidiana.

Google Calendar es una herramienta poderosa para gestionar nuestro tiempo, programar eventos y mantener nuestra vida organizada. Sus características y funcionalidades permiten adaptarse a las necesidades tanto de usuarios individuales como de equipos y organizaciones.

5. LOS DIEZ MANDAMIENTOS EN PRODUCTIVIDAD DIGITAL

Los 10 mandamientos de productividad digital para el profesional sanitario:

Evita cambios de contexto: los cambios de contexto son uno de los mayores ladrones de productividad. Cuida de las distracciones e interrupciones voluntarias.
Prioriza tareas de valor: primero las tareas de valor, luego el infinito. Enfócate en aquellas tareas que te ayudarán a progresar con tus objetivos antes de abordar otras menos relevantes.
Elimina distracciones: fuera distracciones e interrupciones voluntarias. Mantén tu espacio de trabajo libre de elementos que puedan desviar tu atención.
Revisión semanal obligatoria: no te saltes la revisión semanal. Es crucial para evaluar tu progreso y ajustar tus objetivos y tareas.
Enfócate en una tarea a la vez: no multitareas ni multicontexto. Mantén el foco en una tarea a la vez para evitar la dispersión y mejorar la calidad de tu trabajo.
Usa la tecnología a tu favor: aprovecha las herramientas digitales disponibles para organizar, planificar y recordar tus tareas y compromisos.
Establece límites claros: define claramente tus horarios de trabajo y descanso para evitar el agotamiento y mantener un equilibrio saludable entre vida laboral y personal.
Mantén un entorno ordenado: un espacio de trabajo limpio y organizado favorece la concentración y reduce el estrés.
Desarrolla habilidades de autogestión: aprende a gestionar tu tiempo, energía y recursos de manera eficiente para maximizar tu productividad.
Cuida tu salud mental y física: realiza pausas activas, practica ejercicio regularmente y dedica tiempo a actividades recreativas para mantener un buen estado de ánimo y salud.

6. RECURSOS COMPLEMENTARIOS RECOMENDADOS

Recursos de Notion:

Notion Pages https://notionpages.com/
Extensión de Notion para Chrome https://www.notion.so/web-clipper
Página de descargas de Notion (IOS y Android): https://www.notion.so/mobile
Página de descargas de Notion (Mac y Windows): https://www.notion.so/desktop

Gestión de calendarios con Google:

Vídeo: Introducción a la gestión de calendarios en Google https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-introduccion-a-la-gestion-de-calendarios-en-google-gcalendar/video
Vídeo: Trabajando con Google Calendar https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-trabajando-con-google-calendar/video
Vídeo: Configuración de Google Calendar https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-configuracion-de-google-calendar/video
Vídeo: Compartiendo calendarios en Google Calendar https://www.salusplay.com/apuntes/apuntes-de-salud-digital/video-compartiendo-calendarios-en-google-calendar/video

BIBLIOGRAFÍA

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