1. FUNDAMENTOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS
Un proyecto es un conjunto único de actividades interrelacionadas diseñadas para producir un conjunto de resultados y alcanzar un objetivo definido, todo ello con unas restricciones de tiempo, coste económico y calidad. Todo esto se resume con el llamado objetivo 3D o triángulo del proyecto: cumplir las especificaciones, terminar a tiempo y estar dentro del presupuesto.
Comprender la definición de un proyecto es un primer paso importante para entender la gestión de proyectos. Un proyecto es una actividad temporal que se va elaborando progresivamente a medida que se avanza en el ciclo de vida y produce un producto, servicio o resultado único. Debido a estas características, un proyecto es diferente de un proceso.
Debido a que es un esfuerzo temporal, un proyecto tiene un inicio y un fin definidos. Un proyecto comienza cuando se identifica una necesidad y termina cuando se alcanzan los objetivos específicos y son formalmente aceptados por el promotor. Un proyecto también puede finalizar si se toma la decisión de terminarlo antes de alcanzar el resultado final. La naturaleza temporal de un proyecto no significa que todos los proyectos duren solo un corto período de tiempo. Los proyectos pueden durar semanas o años, pero independientemente de la duración, cada proyecto pasa por todas las fases del ciclo de vida del proyecto.
2. METODOLOGÍAS ÁGILES: SCRUM Y KANBAN
2.1. Filosofía Agile
Los valores ágiles que se definen en el manifiesto agile son 4 y son los pilares sobre los cuales se apoya la cultura Agile que define una forma de pensar y de hacer las cosas. Todos ellos nos sirven como guía para que nuestras acciones y decisiones estén orientadas hacia el cumplimiento de los mismos.
2.2. Agile innovation
Se han creado muchas metodologías basadas en la filosofía agile. En el ámbito sanitario, por ejemplo, es muy conocida Agile Innovation.
La base de esta metodología es que los proveedores sanitarios deben cambiar su definición de innovación de la generación de ideas a métodos rápidos de realizar experimentos para probarlas. En otras palabras, la prestación de servicios sanitarios necesita un proceso participativo y centrado en el cliente para una innovación que pueda ser sostenida: es decir, replicada y repetida. Tal proceso debe permitir a los equipos en el terreno utilizar experimentación rápida, responder a problemas bien caracterizados, evaluar soluciones y gestionar el caos de los sistemas complejos adaptativos.
2.3. Scrum
Scrum es seguramente la metodología agile más conocida y utilizada. Scrum se presenta como un marco de trabajo o conjunto de prácticas efectivas para la gestión de proyectos. Está fundamentado en un estudio realizado sobre los procesos de desarrollo que resultaron exitosos en empresas como Canon, Xerox, Honda y HP en la década de 1980, las cuales en esa época eran líderes en la industria de manera similar a como Google o Apple lo son en la actualidad. Dicho estudio reveló que estos equipos altamente productivos seguían patrones de trabajo muy parecidos.
Scrum se fundamenta en la entrega regular de componentes del producto final, comenzando con las funcionalidades de mayor relevancia para el cliente. Por lo tanto, Scrum es especialmente apropiado para proyectos que requieren obtener resultados de forma rápida o en situaciones donde los requisitos cambian con frecuencia. La competitividad, la flexibilidad y la eficiencia son cruciales en este contexto.
En Scrum, se establece un proceso de trabajo basado en elementos o herramientas, una serie de reuniones programadas a lo largo del proyecto y roles claramente definidos para los participantes.
2.4. Kanban
Kanban se compone de listas de verificación (lista de tareas a completar) y tableros (gráficos), herramientas que brindan una excelente vista del progreso de un proyecto.
Para usarlo, necesitas crear un tablero y usar una herramienta como GitScrum, que te ayuda a organizar tu flujo de trabajo y presentar tus tareas en orden, y dividirlas en tres pasos.
2.5. Kaizen
En el ámbito empresarial y en diversos sectores económicos, así como en la vida social y la sanidad, se ha popularizado la noción de "Kaizen" o "mejora continua". Esta filosofía se originó a partir de las transformaciones que Japón implementó para abordar los problemas de productividad y calidad en su industria después de la Segunda Guerra Mundial. Destacados expertos como Deming colaboraron en la formación de numerosos profesionales e ingenieros japoneses en sistemas de calidad y métodos de mejora.
El principio fundamental del Kaizen consiste en llevar a cabo mejoras incrementales, analizar los resultados de cada cambio y actuar nuevamente para introducir una nueva mejora que beneficie la productividad o la calidad de lo que se está realizando. Este enfoque de realizar cambios pequeños y continuos resulta más efectivo que implementar cambios drásticos de una sola vez. Esto ayuda a superar el temor natural al cambio y la procrastinación al comenzar a implementarlo. Estas mejoras pequeñas, cuando se realizan de manera constante, se convierten con el tiempo en hábitos que generan resultados duraderos.
3. IMPLEMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS
3.1. Implementación
La implementación de un proyecto se trata de liderar y motivar a las personas, junto con la coordinación de recursos humanos y otros recursos para llevar a cabo el plan. Los procesos para hacer que el proyecto suceda se pueden describir de la siguiente manera:
- Ejecución del plan del proyecto: realizar las actividades planificadas en el proyecto.
- Desarrollo del equipo: desarrollar las habilidades y competencias individuales y grupales para mejorar el rendimiento del proyecto.
- Comunicación y distribución de información: poner a disposición de las partes interesadas la información necesaria de manera oportuna.
- Gestión de partes interesadas: trabajar con las partes interesadas a medida que el proyecto avanza, fortaleciendo su compromiso, respondiendo a sus preocupaciones y supervisando cualquier cambio en las alianzas.
- Gestión del cambio: abordar los desafíos del cambio que el proyecto trae para el personal y la organización.
La suma total de estas actividades puede ser abrumadora para el director de proyecto. Entonces, ¿por dónde empezar? El plan del proyecto es clave, y es en este momento cuando se hacen evidentes los beneficios de la planificación.
3.2. Evaluación y seguimiento
El control de un proyecto consiste en garantizar que se cumplan sus objetivos mediante la supervisión y medición regular del progreso para identificar desviaciones del plan y tomar medidas correctivas cuando sea necesario. Los métodos y herramientas son importantes para el control y monitoreo, y las decisiones deben tomarse lo antes posible sobre cuáles se utilizarán. Algunas organizaciones tienen métodos obligatorios que utilizan para este propósito, y en otras hay flexibilidad para mezclar y combinar herramientas según las necesidades del proyecto. Los directores de proyectos pueden necesitar importar o desarrollar sus propias plantillas, formularios y procesos de recopilación y presentación de datos.
3.3. Proyectos de salud digital
La adopción de tecnología en la atención de salud ocurre comúnmente bajo uno de dos escenarios: “empuje o impulso de tecnología” o “atracción de demanda”. Los escenarios de impulso tecnológico se dan cuando un proveedor de tecnología ha negociado un proyecto piloto en un entorno clínico, a menudo con un directivo o mando intermedio que toma decisiones pero que no utilizará directamente el producto. En estos casos, las personas que utilizarán el producto aún no han comprendido su valor antes de tomar la decisión de adquirirlo. En términos generales, este escenario hace que la adopción sea más desafiante.
El escenario de demanda es donde un equipo de profesionales en una organización sanitaria identifica un problema al que se enfrentan en su servicio. Analizan la naturaleza del problema e identifican un tipo particular de tecnología que podría ayudar a resolverlo. Una vez realizado este trabajo, el equipo identifica una herramienta particular que satisface una necesidad existente y bien definida.