Un presupuesto es una estimación de una cantidad de dinero que deberá concretarse para realizar algo. Es un plan de acción cuyo objetivo es cumplir una meta prefijada. Los presupuestos son parte de la administración de las finanzas en todos los ámbitos familias, profesionales, empresas, organizaciones o países.
El presupuesto público supone una previsión de los ingresos que recibirá el Estado y un límite de los gastos. Los ingresos provendrán de impuestos, tasas y otros recursos fijados por la ley tributaria, mientras que los gastos se realizarán en inversiones y servicios en beneficio de la comunidad.
Los centros sanitarios como en todos los ámbitos públicos tienen un presupuesto que es asignado por el estado, la comunidad o el ayuntamiento dependiendo de su pertenencia. Estos presupuestos están regulados por ley de forma que no puedan cometerse abusos con el dinero público ofreciendo la máxima transparencia facilitando el control
Los presupuestos públicos tienen unas características que son:
- Estructura común: mantienen un mismo orden, metodología y estructura que permite ser comparables entre sí, ya que se garantiza que la información sea homogénea.
- Anticipación: existe una previsión de ingresos y de gastos. Ingresos estimados y gastos máximos.
- Cuantificación: Estimación cifrada.
- Cumplimiento obligatorio: las administraciones públicas están obligadas a cumplirlo.
- Regularidad: se elaboran y ejecutan de manera periódica, normalmente anual.
Los presupuestos están divididos en ingresos y gastos. Los gastos de forma general están clasificados por capítulos
- Capítulo I. Remuneración de personal
- Capítulo II. Compra bienes y servicios
- Capítulo III. Gastos financieros
- Capítulo IV. Transferencias corrientes
- Capítulo V. Fondo de contingencia
- Capítulo VI. Inversiones reales
- Capítulo VII. Transferencias de capital
- Capítulo VIII. Activos financieros
- Capítulo IX. Pasivos financieros
Los más relevantes para las direcciones de enfermería son el capítulo I donde se engloban los gastos de personal, capítulo II que incluye los gastos de material fungible y pequeño material y el capítulo VI que incluye el material inventariable.
1. CAPÍTULO II Y CAPÍTULO VI. PLAN DE NECESIDADES/INVERSIONES
Los centros sanitarios como cualquier centro público para sus compras habituales utilizarán el presupuesto del capítulo II y para inversiones el capítulo VI.
El capítulo II recoge todo el material disponible en los centros que está clasificado según criterio de la comunidad autónoma, ejemplos de estos apartados son: pequeño material, material de laboratorio, suturas, implantes, etc. Cada material tiene un código para facilitar la búsqueda y relación, de esa forma todos los centros utilizarán el mismo código para el mismo material. La adquisición de este material es continua durante todo el ejercicio presupuestario para satisfacer la demanda de las unidades, realizándose mediante concurso público que tendrá una vigencia de varios años. Un ejemplo es el concurso de adquisición de agujas y jeringas, ya que es material habitual de los centros y de uso continuado.
El capítulo VI recoge el material inventariable de los centros, no todo está incluido en el catálogo general de la comunidad. Los pequeños bienes como mesa de quirófano, carros de curas, etc. si están incluidos y son adquiridos por los centros mediante el plan de necesidades o inversiones. No así, un aparato de rayos o de hemodinámica que su adquisición suele realizarse desde servicios centrales de la comunidad con un presupuesto extraordinario. La adquisición de este material se programa de manera anual al comienzo del ejercicio presupuestario, aunque a lo largo del año pueda surgir una necesidad urgente por reposición. Su adquisición también se realizará mediante concurso público, pero en este caso será para una cantidad mucho más limitada y para ejecutar la compra en el año presupuestario. Un ejemplo es la adquisición de carros de curas para varias unidades para mejorar la asistencia.
Para la preparación del plan de necesidades se asignará un presupuesto por dirección del centro a principio de año. Se abrirá un plazo de envío de necesidades en el que los responsables de las unidades de enfermería y de los servicios médicos remitirán a su dirección el listado con todas las necesidades actuales o las que se considere pueden surgir a lo largo del año, acompañadas de la justificación de la solicitud y de las características técnicas del material solicitado. Se debe considerar tanto los materiales nuevos que deseemos adquirir, como los que consideremos debemos reponer por obsolescencia o posible alto coste de reparaciones. Para ello tendremos en cuenta los informes de mantenimiento.
En las direcciones se realizará una valoración priorizando las necesidades más importantes. Ajustándose al presupuesto del plan de inversiones se seleccionarán y se remitirán las necesidades a la Comisión de Dirección del centro para su aprobación.
2. PLAN DE DOTACIÓN DE NUEVAS UNIDADES
Los planes de dotación se pueden dar por apertura de nuevas unidades/servicios que aumentan la cartera de servicios del centro, o por montaje y desmontaje de una unidad para la realización de obras o cambio de servicio.
La apertura de una unidad suele llevar nuevos recursos humanos y materiales. Se deberá realizar un estudio de los materiales necesarios. Si fuese oportuno se podría visitar un centro que ya tuviera una unidad similar. Debemos realizar un listado con material inventariable y fungible pensando en las acciones que se llevarán a cabo. Para la adquisición de los materiales que no estén en el centro se seguirán los procedimientos habituales de compra con un cálculo del impacto económico.
Para el desmontaje y posterior montaje de una unidad tendremos que ser sumamente cuidadosos para evitar pérdida o deterioro del material y seguir la máxima de que cuanto más orden al guardar, más fácil será colocar. El material inventariable que utilizaremos posteriormente lo embalamos en cajas indicando su contenido. El que no se piense utilizar posteriormente, realizaremos un listado para poder entregarlo en la unidad de inventario del centro, por si pudiera ser de utilidad en otra unidad o para que lo den de baja en el centro. El material fungible lo prepararemos desde un tiempo antes. Los pedidos que realicemos serán lo más ajustado posible para evitar excedente de material. El día que se comienza con el desmontaje revisaremos las caducidades y si observamos que la fecha de caducidad está próxima, mandaremos el material a otras unidades o al almacén general para evitar su caducidad mientras está guardado.
3. MODELOS DE ADQUISICIÓN DE MATERIAL. LEY DE CONTRATOS
El proceso de compras de una organización se inicia cuando se tiene una necesidad de un bien o un servicio y no tienen recursos propios para satisfacerla. En el sector público, la adquisición está regulada por la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, por la que se transpone al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014, publicada el 9 de noviembre de 2017.
La ley desarrolla toda la normativa para realizar las adquisiciones siendo los objetivos de esta lograr una mayor transparencia y lograr una mejor relación calidad/precio. En ella se habla de todos los contratos posibles en obras, servicios y suministros y de forma general, obliga a realizar un expediente de compra siempre que la cuantía sea superior a 15.000€ por proveedor, no por artículo.
La elaboración de un expediente precisa de varios documentos siendo el pliego de cláusulas técnicas particulares (PPT) y el pliego de cláusulas administrativas particulares (PCAP) los más relevantes para nosotros. También tenemos que realizar el informe de necesidad. El primer documento del expediente debe contener un resumen de justificación de la necesidad y se incluye un resumen de los criterios de selección. Los otros son documentos, que aunque son puramente administrativos, todo responsable de enfermería debe estar familiarizado con ello para poder colaborar en la realización de los mismos.
3.1. PLIEGO DE CLÁUSULAS TÉCNICAS PARTICULARES (PPT)
Se entiende como especificación técnica, el conjunto de las características requeridas de material, producto o suministro, y que permitan caracterizarlos de manera que respondan a la utilización a que los destine el adjudicador. En los contratos de suministro o de servicios, la definición de las características exigidas de un producto o de un servicio.
Una de las principales características de los PPT, es que las especificaciones técnicas elaboradas por los compradores públicos tienen que permitir la apertura de la contratación pública a la competencia, así como la consecución de los objetivos de sostenibilidad.
Es decir, que la definición de las características del producto tiene que ser tal, que permita la libre concurrencia y por tanto no puede definir a un solo proveedor, debiendo asegurarse la libre concurrencia con el conocimiento de que al menos 3 proveedores (siempre que existen en el mercado) podrían licitar al expediente.
Las características técnicas son la descripción detallada del producto, que permite identificarlo inequívocamente tanto en sus características morfológicas, composición y uso del mismo.
Como recomendación general para elaborar los pliegos de prescripción técnicas, debemos seguir unas condiciones claras:
- Ser concretos en la redacción de las características técnicas, redacciones largas puedan dar lugar a interpretaciones erróneas que después las pueden utilizar los proveedores para la interposición de recursos.
- Las descripciones técnicas no pueden definir a un solo producto.
- Cuando se pidan medidas, es recomendable fijar una variación admitida, expresada en porcentaje o en valores absolutos. Por ejemplo: longitud de los sistemas de suero 180 cm ± 5% o bien 180 cm ± 4 cm. Huir de las expresiones como “aproximadamente”, esta expresión es interpretable y por tanto fuente de recursos para las empresas.
- Los criterios, parámetros o requisitos que aparecen en los PPT, no deben aparecer en los Pliegos de Cláusulas Administrativas Particulares (PCAP).
- La ficha técnica y toda la documentación que se considere imprescindible para valorar los parámetros requeridos debe estar firmada por el apoderado de la empresa.
- Cuando se soliciten características técnicas que estén regulados por normativas de calidad, se puede exigir que el cumplimiento de la misma se acredite mediante un laboratorio externo, aunque a veces puede ser suficiente con una declaración responsable del licitador o fabricante. Ejemplos: Test de penetración viral, capacidad de absorción por cm², grado de adhesividad por cm², etc.
- Recordar que el incumplimiento de los PPT, es motivo de exclusión.
Además de definir el producto en sí, en los PPT también deben quedar recogidos ciertas características generales que son obligatorias para los productos ofertados, a saber:
- La normativa legal que le es de aplicación. En general la ley estatal que regula el uso de productos sanitarios y el marcado C.E.
- Cuando a determinados lotes les sea de aplicación normativa complementaria, deberá quedar recogida en los lotes afectados. Por ejemplo, los Equipos de Protección Individual (EPI) requerirían un doble marcado CE como producto sanitario y otro como EPI.
- Ausencia o presencia de determinados productos que presenten especial peligrosidad o riesgo para los pacientes, los profesionales, la salud pública o el medio ambiente. Ejemplo; Ausencia de látex o de DEHP.
- La definición de las características del envasado individual, como son el material del que está fabricado, el diseño del mismo y la información mínima requerida, como el nombre comercial del Producto, Fecha de fabricación y/o caducidad, numero de referencia comercial, marcado CE, si el producto es estéril o no y método de esterilización, si es de un solo uso o no. Esta información puede venir recogida en forma de texto o mediante pictogramas normalizados.
- Ficha técnica del producto. En esta ficha, el licitante declara todas las características del producto ofertado. En la actualidad no existe una ficha técnica tipo, de manera que nos encontraremos con fichas técnicas muy detalladas, mientras que otras a duras penas permiten evaluar si cumplen o no las características exigidas en los PPT.
Otro aspecto a tener en cuenta es que toda la documentación presentada, deberá estar en castellano o con traducción jurada al mismo, siendo motivo de exclusión el incumplimiento de este requisito.
Ejemplo
Si quisiéramos definir una llave de tres pasos, lo podríamos hacer describiéndolo de esta manera:
- Llave de tres vías con cuerpo de policarbonato, totalmente transparente, con dos conectores hembra/macho, conexión luer lock rotatoria que permita una conexión segura con el catéter periférico o central y de fácil conexión con los sistemas de suero en las otras dos salidas. Todos los conectores deben ir provistos de tapones protectores.
- De perfil bajo con superficies pulidas y bordes redondeados para evitar lesiones en la piel.
- Aletas ergonómicas de color blanco o incoloro con flechas indicadoras de la dirección de flujo y giro de 360º. El color de las aletas tiene como objetivo no interferir en la identificación de las vías por códigos de colores.
- Debe tolerar una presión mínima de 3 bares.
- Mínimo espacio muerto.
- Debe ser compatible con la administración de sangre y hemoderivados, lípidos, citostáticos, antisépticos y otros medicamentos de alto poder cáustico, sin resquebrajarse, ni agrietarse.
- De fácil limpieza, de manera que el diseño evite que queden restos en los puntos de conexión y espacios muertos.
3.2. PLIEGO DE CLÁUSULAS ADMINISTRATIVAS PARTICULARES (PCAP)
En los PCAP están recogidas las cláusulas contractuales, realmente determinantes del contenido de los derechos y obligaciones de las partes y del régimen jurídico del contrato, reservándose como ya hemos comentado el PPT para el contenido técnico del contrato.
El pliego de cláusulas administrativas particulares, por definición legal, es la pieza clave del contrato y son de existencia obligatoria en todos los expedientes de contratación (a excepción de los contratos menores, para los que la Ley dispensa de la mayoría de trámites y documentos).
El artículo 122, punto 4 de la Ley 9/2017, de 8 noviembre, de Contratos del Sector Publico, por la que se transpone al ordenamiento jurídico español las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014, publicada el 9 de noviembre de 2017 "los contratos se ajustarán al contenido de los pliegos de cláusulas administrativas particulares, cuyas cláusulas se consideran parte integrante de los mismos".
La Administración redacta el pliego de cláusulas administrativas particulares en los que “se incluirán los criterios de solvencia y adjudicación del contrato; las consideraciones sociales, laborales y ambientales que como criterios de solvencia, de adjudicación o como condiciones especiales de ejecución se establezcan; los pactos y condiciones definidores de los derechos y obligaciones de las partes del contrato; la previsión de cesión del contrato salvo en los casos en que la misma no sea posible de acuerdo con lo establecido en el segundo párrafo del artículo 214.1; la obligación del adjudicatario de cumplir las condiciones salariales de los trabajadores conforme al Convenio Colectivo sectorial de aplicación; y las demás menciones requeridas por esta Ley y sus normas de desarrollo. En el caso de contratos mixtos, se detallará el régimen jurídico aplicable a sus efectos, cumplimiento y extinción, atendiendo a las normas aplicables a las diferentes prestaciones fusionadas en ellos” según art 122, punto 2.
Los contratos que celebra la Administración, además de ser los típicos acuerdos creadores de derechos y obligaciones entre dos o más personas, tienen sus propias especialidades o características, ya que, en virtud de la naturaleza de una parte contratante, el Sector Público, son contratos públicos, y como en la inmensa mayoría de nuestras relaciones contractuales son contratos de adhesión.
La principal característica de los contratos de adhesión es que sus cláusulas son redactadas unilateralmente por una de las partes contratantes, limitándose la otra, tan sólo, a aceptar o rechazar el contrato en su integridad. La presentación de una propuesta por una empresa, conlleva la aprobación por parte de la empresa del contrato en su totalidad.
La Administración tiene la libertad de incluir todas aquellas cláusulas que crea conveniente respetando el principio de legalidad.
En la elaboración del PCAP participa el órgano de contratación, representante de una de las partes del contrato del sector público y el órgano ó servicio promotor. Es el departamento que promueve la necesidad de inicio del expediente de compra, siendo el espacio en el que habitualmente se mueven los responsables de recursos materiales. De forma general, la parte jurídico-administrativa la suele cumplimentar el órgano de contratación y la parte más técnica y de aplicación del expediente es del órgano o servicio promotor.
Entre los datos que deben figurar, algunos son directamente responsabilidad del servicio promotor y dependerán de las necesidades. Estos son:
- Definición del objeto del contrato, productos o familia de productos se verán afectados por el expediente.
- Alcance del mismo. Centros o Servicios afectados por el expediente. En el caso de compras centralizadas suele ser todos los centros dependientes del Servicio de Salud
- Presupuesto de licitación: que surge del análisis económico de los productos a licitar y que habitualmente puede ir acompañado de una memoria económica justificativa. Se suele realizar junto con el servicio de compras.
- La duración del contrato o el plazo de ejecución. Tiempo expresado en meses y se debe hacer constar si el expediente es prorrogable o no y en caso afirmativo, durante cuánto tiempo, también expresado en meses.
- Forma en la que debe presentarse la documentación.
- Admisibilidad de variantes o no.
- Criterios de solvencia técnica.
- Numero de adjudicatarios.
- Modelo del expediente (Acuerdo Marco, Procedimiento Abierto, etc.).
- Criterios evaluables distinto a los criterios de precio, es decir los criterios de calidad.
- Número de muestras a presentar.
Dentro de esta documentación, la parte más relevante para los responsables de enfermería son los criterios evaluables, distintos a los criterios de precio, lo que llamamos criterios de calidad. Estos criterios se tendrán que preparar y posteriormente evaluar. Para preparar estos debemos saber que deben cumplir una serie de criterios:
- Deben estar vinculados al objeto del contrato.
- Deben ser específicos y cuantificables.
- Deben publicarse previamente junto con el resto del expediente.
- Deben respetar el Derecho Comunitario, especialmente el principio de no discriminación, y como correlato, la libre prestación de servicios y de establecimiento.
Existen dos tipos de criterios de calidad:
- Criterios de evaluación de forma automática. Son los “criterios objetivos”, y que comprende características del objeto del contrato que pueden valorarse mediante cifras o porcentajes obtenidos a través de la mera aplicación de las fórmulas establecidas en los pliegos. Los criterios objetivos deberán responder a la pregunta del binomio: SI/NO, o se obtiene mediante la aplicación de fórmulas matemáticas.
Un ejemplo de si/no sería presenta estudios con nivel de la evidencia como mínimo B, y mayor presión que la exigida como mínimo en las llaves de tres pasos donde se valorara de forma proporcional a más presión más puntos seria por aplicación de formula.
- Criterios no evaluables de forma automática, dependientes de juicios de valor. Son los “criterios subjetivos”. Criterios evaluables en función de juicios de valor tienen la peculiaridad de que se refieren en todo caso a cuestiones que por sus características no pueden ser evaluadas aplicando procesos que den resultados precisos predeterminados. Esto no evita que la definición de los criterios subjetivos no deba estar debidamente detallada.
La evaluación la debe realizar un comité formado por expertos o un organismo técnico especializado siempre que existan criterios cuya cuantificación dependa de un juicio de valor. Si no fuera así, la valoración se efectuará por la mesa de contratación si interviene, o por el órgano de contratación en el caso contrario. Los criterios subjetivos requieren de un informe técnico que recoja con detalle, cuáles han sido los aspectos tenidos en cuenta por la comisión técnica para ponderar cada uno de los productos valorados.
Un ejemplo, giro de la llave (10 ó 0 puntos).
- El giro es suave: 10 puntos.
- El giro no es suave: 0 puntos.
La adquisición se puede realizar directamente desde el centro sanitario o desde los servicios de salud que realizaran una homologación de productos, no pudiéndose adquirir otros iguales o equivalentes.
Las situaciones excepcionales requieran de autorización previa o estén expresamente recogidas en las instrucciones.
BIBLIOGRAFIA
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- RD 1193/2012 por el que se modifica 1662/2000 del 29 de septiembre, sobre productos sanitarios para diagnóstico In vitro.
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- http://guiasjuridicas.wolterskluwer.es
- https://contratacionpublica.wikispaces.com/Pliegos+de+cláusulas+administrativas+gene