La realización de los informes sobre el material es un punto importante de la gestión al que no se la da la importancia que debería. En la gestión de una unidad nos encontraremos con situación que nos harán realizar informes para solicitar un producto o para comunicar una incidencia. Estos serán parecidos entre sí, pero con peculiaridades según cual sea la necesidad. Los informes más habituales son:
- Informe técnico para la petición de producto nuevo.
- Informe técnico para la petición de un cambio de producto.
- Informe de incidencias con un producto.
1. INFORME TÉCNICO PARA LA PETICIÓN DE PRODUCTO NUEVO
La petición de un producto nuevo en un centro supone una gran responsabilidad ya que quedará incluida en el catálogo y podrá incitar a su petición a otras unidades. Esta petición suele pasar varios filtros (supervisora de recursos materiales, servicio de compras, la dirección correspondiente) antes de llegar a la comisión de producto nuevo del centro.
2. INFORME TÉCNICO PARA LA PETICIÓN DE UN CAMBIO DE PRODUCTO
El cambio de un producto en un centro debe ser consensuado con las unidades que lo utilizan.
La petición por parte de la unidad deberá incluir la justificación del cambio, un estudio de costes en comparación con el producto anterior y se indicará qué producto se propone con nombre, referencia comercial, empresa que lo suministra, precio y compra mínima.
3. INFORME DE INCIDENCIAS CON UN PRODUCTO
El informe deberá incluir toda la información del producto: nombre, referencia, número de lote, fecha de fabricación, fecha de caducidad, y explicación precisa del problema detectado, indicándose si se ha detectado en la apertura o en su uso. Si el envoltorio no lo hemos desechado previamente también se debe remitir con el informe de la incidencia.