1. INTRODUCCIÓN
La comunicación es un valor muy importante para los seres humanos y adquiere una mayor relevancia en el desempeño de cualquier profesión, sobre todo en un momento en que Internet ha aumentado nuestras posibilidades de interaccionar con otras personas. En ese sentido y aunque los profesionales de la salud pasamos gran parte de nuestro trabajo comunicándonos con otros profesionales y pacientes, son muy pocas las universidades que trabajan las competencias en comunicación dentro de sus planes de estudio. La adquisición de competencias en comunicación, desde un punto de vista ligado al diseño de presentaciones y a la utilización de herramientas digitales, ayudará a reforzar el mensaje y a hacer más eficaces cada acto de comunicación.
Una presentación eficaz es aquella capaz de dejar una huella o producir un cambio deseado en la audiencia. Tal y como dice Carles Caño, experto en comunicación y autor del blog Presentástico, hay que evitar las presentaciones sin alma, que son aquellas que ofrecen contenidos, pero sin transmitir ningún mensaje a la audiencia, llevándola incluso hacia el más absoluto aburrimiento.
2. PLANIFICACIÓN Y DISEÑO DE UNA PRESENTACIÓN EFICAZ EN SALUD
A la hora de crear una presentación de salud del tipo que sea, resulta fácil caer en la tentación de empezar con la fase de desarrollo y diseño de las diapositivas (el Power Point) que acompañarán al acto de comunicación. Antes de hacerlo es importante pararse a pensar y a planificar la presentación siguiendo un orden lógico y secuencial como el que se propone a continuación:
1. Objetivo o propósito > 2. Análisis de la audiencia > 3. Planificación de la presentación > 4. Diseño y desarrollo > 5. Ejecución > 6. Evaluación
De esta manera, no solo se desarrollará la presentación en base a unos objetivos, sino que además se producirá un cambio de enfoque, de forma que el protagonismo ya no recaerá tanto en el presentador (ni siquiera en la presentación) sino en la audiencia a la que se va a entregar el mensaje.
3. HERRAMIENTAS DE APOYO A LAS PRESENTACIONES DE SALUD
Hoy en día la mayor parte de salas y auditorios cuentan con recursos tecnológicos que pueden ayudar a complementar y reforzar el mensaje que se quiere transmitir. Lo más habitual es que cuenten con un ordenador con salida a un proyector o cañón de vídeo. Y en ocasiones se dispondrá de otros elementos como pizarras, papelógrafos, pantallas de televisión y recursos como salidas de audio o conexión a Internet. Habrá que investigar con antelación los medios técnicos disponibles para adecuar a ellos cada presentación o diapositivas. Y también será necesario tener preparado un plan alternativo por si la tecnología fallase en el último momento.
3.1. Proyectores de vídeo
Los proyectores de vídeo se han convertido en un elemento imprescindible en cualquier salón de actos y aula de formación. Ofrecen un adecuado contraste y una buena calidad de imagen, por lo que permiten disfrutar de una presentación con nitidez desde cualquier ángulo de la sala. Normalmente disponen de una salida de video para conectar por cable a un ordenador y cuentan con mando a distancia para realizar diversos ajustes de tamaño, posición, brillo y contraste.
3.2. Herramientas de software
A la hora de desarrollar las diapositivas o elementos de apoyo a la presentación cada vez hay más posibilidades. Durante los últimos años han surgido numerosas herramientas que permiten diseñar presentaciones de forma sencilla. A las ya conocidas herramientas como Power Point de Microsoft y Keynote de Apple, se han sumado otras como Prezi, Presentaciones de Google, Slide Rocket, Zoho Show, Canva, etc.
4. DESARROLLO, DIFUSIÓN Y EVALUACIÓN DE PRESENTACIONES
Las dos últimas fases de toda presentación son la de ejecución o exposición y la de evaluación.
La fase de exposición supone la culminación de la fase de planificación. En ella se vuelca la suma de las fases de análisis, estrategia y diseño de la presentación. El hecho de haber cubierto correctamente las fases anteriores de análisis y planificación nos situará en óptimas condiciones ante la exposición.
4.1. Aspectos previos a la ejecución de la presentación
No vamos a entrar a valorar aspectos relacionados con el aprendizaje de técnicas de comunicación y la preparación en el uso del lenguaje verbal y no verbal. Tan solo mencionaremos que la preparación previa es la clave principal para una buena ejecución y que la práctica es nuestra mejor estrategia.
4.2. Desarrollo de la presentación
Llega el momento de poner encima de la mesa todo el trabajo desarrollado durante las fases anteriores, con el objetivo de entregar el mensaje o producir ese cambio en la audiencia que se quiere conseguir.
4.3. Gestión del tiempo e interacción con la audiencia
La gestión del tiempo es un tema a tratar con absoluta delicadeza por la importancia y el impacto que puede tener en la audiencia. Quizás sea el aspecto que más fácilmente puede arruinar una buena presentación.
Cuando se asiste a un evento, se espera de organizadores y conferenciantes un compromiso de cumplimiento con el horario previsto. Y por eso cuando alguno de los ponentes se excede de tiempo durante su turno, la audiencia deja de atender y se empieza a inquietar por el retraso.
4.4. La tecnología presente durante una presentación
La tecnología juega un papel importante en todas las fases de una presentación, desde la propuesta hasta la evaluación. Para esta fase también existen diferentes elementos que pueden ayudar a comunicar mejor o a controlar distintos factores relacionados.
4.5. Difusión y evaluación de una presentación
Una presentación no termina con el acto de exposición ante el público, sino que puede ir todavía más allá, por lo que es importante conocer cuáles los canales de difusión que harán que la presentación alcance un mayor nivel de proyección.
Para la difusión del trabajo tras una presentación, existen varios métodos y canales. Por un lado, se puede completar la información ofrecida mediante la entrega al público asistente de un dossier. Esto permitirá profundizar en aquellos datos que se han presentado y ayudará a reforzar el mensaje. Esto es muy útil, por ejemplo, tras la exposición de un trabajo de tipo académico o la comunicación de resultados de una investigación, ya que así se puede hacer llegar todos asistentes los resultados del trabajo expuesto, por si alguien está interesado en complementar la información.