1. INTRODUCCIÓN
Del mismo modo que Internet ha abierto las puertas a nuevas formas de comunicación y participación, la colaboración y el trabajo en grupo han sufrido también un fuerte impulso tras la introducción de estas herramientas.
De esta forma, parte de nuestro trabajo queda desligado de un contexto físico y temporal y gracias a estas tecnologías, cada vez resulta más sencillo trabajar de forma colaborativa sobre un mismo documento, compartir archivos entre un grupo de personas o participar de forma síncrona a través de herramientas de videoconferencia.
Todas estas herramientas trabajan sobre la denominada nube, es decir, son servicios de computación ofrecidos a través de una red que habitualmente es Internet. De esta forma las aplicaciones son ejecutadas por una serie de servidores que están conectados a Internet, a los que podemos tener acceso en cualquier momento y a través de distintos dispositivos, fijos o móviles, lo que reduce costes, garantiza un servicio en línea en todo momento y suelen ser bastante seguros.
La nube facilita mucho el teletrabajo colaborativo y gracias a ella, podemos desde organizar una charla o actividad enfocada a un paciente, hasta crear la enciclopedia más grande y con más autores de la historia bajo un formato íntegramente digital.
Lo que vamos a abordar en este tema es cómo podemos utilizar estas herramientas para mejorar en nuestro trabajo como profesionales y cuáles son algunas de sus posibles aplicaciones en la salud, porque como vamos a ver son herramientas muy versátiles y que pueden ser utilizadas en cualquier ámbito.
2. HERRAMIENTAS DE TRABAJO COLABORATIVO
El surgimiento de la llamada ‘Computación en la Nube’, ha permitido el desarrollo de aplicaciones que permiten cubrir nuestras necesidades a la hora de procesar, compartir y almacenar información.
Este modelo posibilita el uso de herramientas que se ejecutan en los servidores de los promotores de servicios, eliminando la necesidad de instalar las aplicaciones en nuestros dispositivos. El conjunto de servicios ofrecidos en la nube se puede clasificar en:
- Infraestructura como servicio (IaaS): para el procesamiento, almacenamiento y uso de redes.
- Plataforma como servicio (PaaS): para el desarrollo de aplicaciones.
- Software como servicio (SaaS): para proporcionar aplicaciones a través de Internet. De esta forma se implementan algunas de las herramientas que vamos a ver en este tema y que inciden en la comunicación y colaboración, junto a la posibilidad de compartir contenidos.
Las posibilidades que ofrecen estas nuevas herramientas digitales que operan en la nube son muy amplias y permiten por ejemplo que varias personas puedan trabajar sobre un mismo contenido desde distintos lugares geográficos, simplemente conectándose a la red y entrando en plataformas de edición.
El despliegue de estos servicios en la nube, la mejora en la capacidad de conexión a Internet y el aumento de dispositivos móviles están impulsando el número de aplicaciones que aprovechan este potencial para ofrecer comunicación entre usuarios y otras herramientas de trabajo de tipo colaborativo.
De esta forman surgen nuevas herramientas dedicadas a compartir ficheros y documentos, que explotan estas capacidades de comunicación y también las de edición colaborativa.
Por su potencia, capacidad y versatilidad vamos a conocer Google Docs (ahora incluido en el servicio Google Drive), herramienta que nos ofrece una visión muy buena de cómo se pueden integrar todos estos servicios.
Google Docs es una aplicación gratuita basada en Web que permite crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un procesador de textos, una hoja de cálculo, un programa para la elaboración de presentaciones, un creador de dibujos y un editor de formularios perfecto para realizar encuestas.
Tras unos años como herramienta independiente, Google Docs se integró en el año 2015 en Google Drive (el servicio de disco duro virtual que veremos un poco más adelante), pasando a ser un único servicio.
Imagen Web de acceso a Google Drive
Google Drive es por lo tanto una herramienta dedicada al almacenamiento con aplicaciones en línea para generar documentos, hojas de cálculo, presentaciones, dibujos, etc. Para cada archivo tendremos la posibilidad de invitar a otros usuarios a participar de nuestros contenidos desde distintos roles y formas de publicación (visualización, revisión o edición), con una visión centrada en la participación, construcción e interacción entre los distintos usuarios.
Por cada cuenta dispondremos de 15 Gb de espacio gratuito para almacenar nuestros archivos, servicio que puede ser ampliado a través de diferentes planes de pago. Es una aplicación accesible a través del sitio web desde cualquier ordenador y dispone también de aplicaciones para los sistemas Android e IOS, los cuales permiten también la edición de documentos y hojas de cálculo.
La principal característica que define a este servicio es la posibilidad de realizar un trabajo de tipo colaborativo por los distintos usuarios que tengan acceso a cada documento, los cuales pueden modificarlo tanto de forma asíncrona, como síncrona cuando varias personas trabajan de manera simultánea en el tiempo. Otros elementos que definen este servicio son:
- Comunicación entre los participantes a través de mensajería y el correo electrónico.
- Recuperación de documentos desde cualquier dispositivo con conexión a la red.
- Actualización automática y en tiempo real de los archivos, mediante una sincronización.
- El acceso al historial de revisiones y la posibilidad de restauración de estados anteriores.
Aunque podemos visualizar y trabajar sobre distintos documentos de Google sin necesidad de tener una cuenta o estar autentificados, resulta recomendable disponer de una cuenta en Google para aprovechar todo su potencial.
Una vez dentro del servicio (http://drive.google.com) tendremos acceso a la estructura de ficheros de nuestra cuenta de Google Drive. Y como si de un directorio más se tratara, veremos el contenido de nuestra cuenta y podremos crear una serie de documentos (texto, hojas de cálculo, presentaciones y formularios), con la diferencia de que todo lo que hagamos aquí será almacenado también en nuestra cuenta de Google Drive y podremos acceder a su contenido desde cualquier dispositivo, lo que resulta muy útil para trabajar independientemente de la tecnología que usemos, con solo disponer de una conexión a Internet.
2.1. TRABAJO COLABORATIVO Y EDICIÓN SIMULTÁNEA
Lo verdaderamente potente de esta herramienta es que podemos compartir nuestras carpetas y archivos con otros usuarios y a los que podemos dar permiso para su visualización y edición, lo que permite trabajar en un archivo de forma única sin tener que andar circulando entre los usuarios distintas copias del archivo.
El concepto de edición simultánea presenta grandes ventajas y mejora en la productividad a la hora de trabajar con los documentos compartidos, ya que hasta ahora cuando queríamos aportar contenidos sobre un mismo archivo lo hacíamos de forma secuencial, es decir, un usuario editaba el archivo y se lo enviaba a otro, que a su vez hacía los cambios oportunos y lo devolvía de nuevo hasta que el trabajo se daba por finalizado. Este proceso presentaba problemas y fallos ya que a veces trabajábamos sobre versiones erróneas o teníamos que esperar a que los otros colaboradores terminaran de aportar para poder seguir trabajando sobre el documento.
Estos problemas se solventan con herramientas como esta, ya que la colaboración entre usuarios dentro de un mismo documento es totalmente transparente, de manera que varias personas pueden estar trabajando a la vez y los cambios se visualizan y guardan en tiempo real. De esta forma no existen problemas a la hora de sincronizar el documento, porque en realidad todos trabajan sobre la misma copia y podemos ver lo que están escribiendo el resto mientras lo hacen.
Si además le añadimos que podemos comunicarnos mediante un chat o dejar comentarios sobre trozos de texto que recibirán el resto de usuarios, Google Docs se convierte en una potente herramienta de trabajo en grupo. Los comentarios funcionan de tal forma que podemos resaltar elementos del archivo para solicitar una revisión o llamar la atención al resto de usuarios sobre cualquier aspecto del documento. De igual forma, podemos configurar de qué comentarios queremos ser notificados (todos, respuestas a los nuestros o ninguno). Y para un comentario existen además una serie de acciones: editar, eliminar, responder o resolver (si queremos dar por finalizado el debate).
A la hora de compartir un archivo, podremos hacerlo de forma pública (cualquier persona puede acceder al archivo), controlada (cualquier persona que reciba el enlace) y privada (solo aquellas personas a las que demos acceso). Y para esa persona con la que compartimos el archivo, se pueden fijar además una serie de límites: puede editar (acceso a modificar el documento), puede comentar (si por ejemplo queremos obtener una revisión de nuestro documento) y puede ver (si solo queremos que los usuarios vean el documento).
Como hemos dicho, Google Drive permite la creación de distintos tipos de archivo. Veamos cuáles son y sus características más importantes:
- Son los principales tipos de archivos y los más utilizados. Similares a los que ofrece cualquier otro procesador de textos, cuenta con herramientas de edición y de formateo para dar diferentes estilos.
- Podemos crear un nuevo documento, añadirle elementos multimedia, incluir tablas, etc., tal y como hacemos por ejemplo con un documento de Word. Y cuando terminemos podremos también guardarlo, imprimirlo o compartirlo con otros usuarios.
- Además, permite utilizar todas las opciones mencionadas anteriormente como el historial de revisiones, la posibilidad de compartir nuestros documentos con otras personas y la edición colaborativa de forma simultánea.
- Y dispone de un modo de revisión (llamado Sugerencias), por el que otras personas que tengan acceso podrán sugerirnos cambios en la redacción (sin editar sobre el documento), los cuales podremos aceptar y en cuyo caso sí actualizarían el archivo.
Hojas de cálculo. De forma análoga a las clásicas hojas de cálculo que ofrecen otras suites ofimáticas, como por ejemplo Excel, Google integra en Drive esta herramienta que nos permite trabajar de la misma manera e incluso importar y exportar documentos en otros formatos. Dispone de las mismas opciones de comentarios y revisiones que la herramienta de creación de documentos de texto.
Formularios. Permiten desarrollar de forma rápida y muy sencilla encuestas online que pondremos a disposición de nuestro público objetivo durante el tiempo que estimemos oportuno y los resultados de irán almacenando de manera automática en una hoja de cálculo. Cuentan con todo tipo de formatos de preguntas y respuestas y permiten diseñar flujos inteligentes, lo que significa que podemos crear itinerarios distintos a recorrer en función de las respuestas obtenidas por el usuario.
Esta herramienta resulta muy útil por ejemplo para crear encuestas para recabar datos en investigación en salud o como forma de recibir feedback por otros usuarios, a los que simplemente tendremos que dar acceso al formulario mediante un enlace directo.
De igual modo que los documentos, los formularios permiten también el trabajo colaborativo, pero no soportan comentarios ni revisión de versiones.
A través de un sencillo editor, podemos incluir en nuestro formulario una serie de elementos:
- Texto: un tipo de pregunta en la que esperamos que la respuesta sea libre y larga.
- Tipo test: pregunta en la que podemos añadir las opciones que queramos, así como definir el camino que queremos que lleve el formulario en función de la opción elegida.
- Casillas de verificación: permite seleccionar al usuario entre múltiples respuestas.
- Elegir de una lista: similar al tipo test, pero se despliega una lista con las opciones.
- Escala: para elegir entre una escala de opciones.
- Cuadrícula: genera una cuadrícula con las filas y columnas que queramos.
- Fecha y hora: para mostrar respuestas que incluyan seleccionar un tiempo determinado.
- Encabezado de sección y salto de página: son elementos para formatear cada una de las páginas que compondrán nuestra encuesta.
- Imagen y vídeos: inserción de elementos multimedia, para decorar o ilustrar las preguntas.
Y una vez tengamos listo nuestro formulario solo tendremos que publicarlo para empezar a recoger respuestas, así como definir el período en el que queremos que éstas se recojan.
- Esta herramienta es la solución que Google propone como alternativa a las aplicaciones Power Point de Microsoft o Keynote de Apple, con la diferencia de que de igual forma que el resto de documentos que podemos crear en esta plataforma, no es necesario instalar nada en nuestro ordenador y todo lo que hagamos quedará almacenado en el los servidores de Google.
En el momento de crear una presentación, la herramienta nos ofrece para seleccionar entre distintas plantillas que dan un aspecto uniforme al documento, aunque si lo deseamos podremos cambiarlo más adelante o usar los fondos y tipos de letra que más nos gusten.
Del mismo modo que con otras aplicaciones, en esta también podemos aplicar estilos al texto, incluir imágenes o vídeos, así como transiciones y efectos entre las diapositivas que integren nuestra presentación. Dispone a su vez de la posibilidad de incluir notas para el presentador y guardar el documento en distintos formatos.
Y por supuesto también incluye las características de compartir con otros usuarios y de editar la presentación de forma colaborativa.
Resulta por lo tanto una herramienta muy útil para desarrollar nuestras presentaciones de salud tanto de forma individual como colaborativa, con la ventaja de que además podremos iniciarla desde cualquier ordenador con acceso a Internet.
3. SERVICIOS DE ALMACENAMIENTO EN LA NUBE
Una vez que hemos visto las posibilidades que tiene la nube para trabajar de forma colaborativa, nos referimos en este apartado a otra de las ventajas que ya hemos vislumbrado cuando hablábamos de la plataforma Google Drive, y es la del almacenamiento en la nube. Este se refiere al modelo de almacenamiento de información en redes de ordenadores a los que accedemos a través de Internet.
De esta forma dispondremos de un espacio virtual (gratuito o de pago) en el que podremos guardar nuestros archivos y acceder a ellos de forma remota, desde cualquier dispositivo que se encuentre conectado. Es algo similar a guardar los documentos en una disco externo, como una memoria tipo USB, pero en Internet.
El abaratamiento de la tecnología y la mejora en los accesos a Internet han permitido que durante los últimos años hayan proliferado muchos servicios de almacenamiento en la nube, cuyo principal modelo de negocio es que ofrecen un espacio limitado de manera gratuita y si deseamos ampliar su capacidad tendremos a nuestra disposición distintos servicios de pago.
Veamos cuáles son algunos de los más conocidos:
Google Drive (https://www.google.es/intl/es/drive/):surgió como un servicio independiente ofrecido por Google y finalmente quedó integrado con el resto de aplicaciones que ofrece la empresa, de forma que podemos utilizar el espacio de almacenamiento para guardar nuestras imágenes, correos de Gmail, documentos de Google Docs y todos aquellos archivos que deseemos incluir hasta el límite de la versión gratuita o del plan que tengamos contratado.
Además de la aplicación web accesible desde cualquier navegador de Internet, existe también una aplicación que podemos instalar en nuestro ordenador, de forma que se crea una carpeta similar a las de nuestro disco pero que se sincroniza automáticamente con la de la nube. Esta opción es recomendable si queremos tener acceso rápido a los archivos que tenemos almacenados en este espacio o trabajar con ellos sin necesidad de estar conectados a la red (que se sincronizarían una vez recuperemos la conexión). Del mismo modo podemos tener instalada la aplicación en varios ordenadores y cada vez que realicemos algún cambio en uno de ellos, provocará una actualización de los archivos en el resto de dispositivos.
Dropbox (https://www.dropbox.com/). Fundada en el año 2007, cuando sus creadores se dieron cuenta de que mucha gente continuaba usando el correo electrónico como sistema para compartir contenido, y que no existía una opción sencilla para guardar, sincronizar y compartir archivos.
El funcionamiento de Dropbox es similar al de Drive en lo que se refiere al almacenamiento de archivos, aunque la sincronización entre dispositivos se hace de forma más eficiente y transparente, ya que una vez instalada la herramienta en nuestro ordenador, tendremos una carpeta que contendrá los archivos físicamente los cuales a su vez se sincronizarán en la nube y con el resto de dispositivos en los que tengamos instalada la aplicación.
Podremos a su vez compartir nuestro espacio con otros usuarios, en el que todos los que tengan acceso a la carpeta compartida podrán incluir o acceder a los archivos que contengan. Y dispone de un sistema de copias de seguridad, el cual guarda varias versiones de cada archivo y si por ejemplo estamos trabajando en un documento y vamos haciendo cambios, dispondremos de la opción de recuperar un estado anterior.
Finalmente también podremos compartir documentos con otros usuarios a través de enlaces, de forma que otras personas puedan descargar aquellos contenidos de nuestras carpeta a los que les demos acceso (pero en este caso no editar ni añadir o eliminar).
Las utilidades de este servicio son muy variadas, desde el uso personal para trabajar con documentos y archivos con una copia de respaldo en la nube, hasta compartir contenidos con otros profesionales y pacientes, a los que pueden acceder o consultar cuando lo necesiten.
ICloud (https://www.icloud.com/).Es una plataforma de almacenamiento en la nube lanzada por Apple en el año 2012 y que ofrece servicio a los clientes de Mac e iOS.
Es una herramienta para editar y compartir documentos que permite a los usuarios almacenar datos a los que podremos acceder desde cualquier equipo.
ICloud además guarda los sitios favoritos para que se pueda acceder a ellos desde cualquier lugar con otros dispositivos de tales como el iPhone, iPad, iPod touch, Mac o Pc e incluso permiten realizar copias de seguridad de los equipos.
4. GESTIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO
Empezamos a abordar a fondo una serie de herramientas que nos van a ayudar a mejorar la gestión de nuestra información, para ser mucho más eficientes y productivos a la hora de trabajar con contenidos digitales.
Y precisamente para ello comenzamos hablando del correo electrónico, una herramienta que aunque muchos han dado por muerta en los últimos tiempos, debido sobre todo al auge de las aplicaciones de mensajería, lo cierto es que continua siendo la opción más extendida y utilizada por los profesionales de salud a la hora de enviar y recibir información.
De hecho la consulta y gestión del correo electrónico es una de las tareas rutinarias en la que consumimos más tiempo delante del ordenador, tanto a nivel personal como profesional.
Por eso resulta fundamental conocer una serie de herramientas y sobre todo técnicas que nos permitan gestionar eficazmente nuestro correo electrónico, ahorrándonos de esta forma mucho tiempo de trabajo y consiguiendo a la vez una recuperación rápida de los correos cuando sea necesario.
4.1. PRODUCTIVIDAD Y CORREO ELECTRÓNICO
Una buena gestión del correo electrónico no solo implica el uso de buenas herramientas, sino también la adopción de algunos ‘hábitos saludables’ relacionados con el envío y recepción de correos, que nos permitirán ser mucho más productivos a la hora de trabajar.
Y es que desde lejos de disminuir, cada vez enviamos y recibimos un mayor número de correos electrónicos, a lo que hay que añadir el incremento en el número de correos no deseados o spam que recibimos cada día, generalmente con fines comerciales. Todo ello implicará que inevitablemente dediquemos a la gestión del correo mucho más tiempo del que deberíamos.
Por eso proponemos a continuación una serie de ‘buenas prácticas’ para evitar que el correo se acumule sin leer y podamos ser mucho más productivos en su gestión:
- La buena gestión empieza con el envío de nuestros correos, por lo que es importante ser concreto en cuanto a la petición y tiempos de respuesta que hagamos a nuestros interlocutores.
- Es importante evitar en lo posible poner en copia a varios usuarios de forma abierta. Es decir, en lugar de usar el campo ‘para’ o ‘cc’ (copia) para incluir a todos los contactos que van a recibir nuestro correo, deberíamos usar el ‘cco’ (copia de carbón oculta). De esta forma, los que reciban el correo sabrán quién se lo ha enviado pero no verán ni podrán contestar al resto, evitando así recibir cadenas con decenas de correos cada vez que alguien responda, además de respetar la privacidad de los otros usuarios.
- Gestionar la bandeja de entrada no solo consiste en leer sino también ‘procesar’ el correo. Una vez que leamos un correo tenemos que decidir qué vamos a hacer con él: borrarlo, contestarlo, mover a una carpeta o asignarle una etiqueta concreta. De esta manera cada correo tendrá toda nuestra atención, pero una sola vez. En el caso de que decidiéramos que tenemos que contestar pero más adelante, podríamos moverlo a una carpeta de correos a la espera de alguna acción.
- El uso de carpetas o etiquetas multiplica nuestra capacidad para organizar el correo y sobre todo, para recuperarlo cuando lo necesitemos.
- Cuando hayamos terminado de procesar un correo la opción más efectiva es archivarlo, para sacarlo de la bandeja de entrada y evitar un exceso de correos en la misma, los cuales solo entorpecen la visión del resto.
- Gestión del correo no deseado o ‘spam’. Bien porque hayamos dado nuestros datos en algún momento o bien porque alguien se haya hecho con ellos, es muy probable que recibamos de forma frecuente correos comerciales o que simplemente no queremos leer. Si queremos evitar que nos aparezcan continuamente no bastará con eliminarlos, sino que sería más adecuado anular la suscripción a esa lista de correo (si es posible), marcar el correo como no deseado (de forma que en el futuro todos los similares acaben también en la carpeta de spam), o bien asignar una regla o filtro para que el gestor de correo directamente lo archive de forma automática.
- Uso de varias cuentas. Podemos dedicar una cuenta para usar en todos aquellos servicios y redes sociales a los que nos suscribimos y que son fuente habitual de correos y notificaciones no deseadas; y disponer de otra de carácter personal o profesional que solo conozcan nuestros contactos. De esta forma minimizamos el correo no deseado en nuestra cuenta principal.
En la actualidad existen infinidad de proveedores de cuentas de correo electrónico, a los que hay que sumar todos aquellos que ofrecen las empresas y organizaciones de salud, por lo que aprender a utilizar todos ellos resultaría una misión imposible.
A lo largo de este máster estamos abordando aplicaciones que nos ayuden a gestionar mejor la información y la forma en que nos comunicamos, y por eso hemos elegido para este caso a Gmail, el gestor de correo de Google, que se caracteriza por su versatilidad, funcionalidades e integración con otras herramientas.
Como vamos a ver a continuación, es una herramienta muy potente que además permite incluir otras cuentas de correo, por lo que supone una solución integral para centralizar todos los mensajes que provengan de las distintas cuentas que gestionamos, tanto personales como profesionales.
Veremos a continuación cómo utilizar esta herramienta y qué funciones nos permitirán ser más productivos a la hora de trabajar con nuestros correos.
4.2. GMAIL: EL GESTOR DE CORREO DE GOOGLE
Gmail es el servicio gratuito de correo proporcionado por la empresa Google que inició su andadura en el año 2004. Desde entonces ha continuado creciendo tanto en usuarios como en funcionalidades y en estos momentos lo tienen instalado más de 1.000 millones de personas en sus teléfonos móviles.
Actualmente ofrece una capacidad de almacenamiento gratuito de 15 Gb por usuario, los cuales se reparten entre correo y el resto de aplicaciones de Google (Drive y Fotos).
Integra un potente sistema de búsqueda muy similar al de su buscador y un formato de filtrado y etiquetado, los cuales permiten recuperar los mensajes de forma muy sencilla.
Además, incluye un filtro anti-spam comunitario, de forma que cuando un usuario reporta una serie de mensajes como correo no deseado, sirve de ayuda para catalogar como tales a futuros mensajes de ese tipo a otros usuarios.
Veremos cómo podemos crear una cuenta y cuáles son los aspectos más importantes de su interfaz en los siguientes vídeos.
Como hemos visto, resulta realmente sencillo abrir una cuenta de correo en Gmail. Incluso podríamos tener varias y dedicar una a asuntos personales, otra a profesionales, etc. Lo mejor de todo es que todas ellas e incluso cuentas externas, se pueden integrar bajo una única cuenta en Gmail, en la que podemos recibir todos los correos de nuestras cuentas, por lo que evitaríamos tener que consultarlas de forma individual y podremos trabajar de una manera mucho más cómoda.
Además, la interfaz de Gmail es muy simple y como vamos a ver, también muy configurable.
Tarea Recomendada: crea una cuenta en gmail, explora su interfaz y comienza a probar el envío y recepción de correos.
4.2.1. Organizando el correo en Gmail: aspectos básicos
Lo siguiente que vamos a ver es cómo podemos empezar a gestionar y organizar nuestro correo en Gmail, de forma que podremos seleccionar el grupo o grupos de mensajes que veremos en nuestra bandeja de entrada y además podremos configurar distintas opciones interesantes.
Por defecto Gmail nos ofrece una configuración predeterminada, pero la podemos cambiar fácilmente, lo que permitirá que tengamos la bandeja de entrada a nuestro gusto y el correo organizado de una forma mucho más visual.
4.2.2. Configuración básica en Gmail
Gmail permite configurar muchas opciones de nuestro correo, desde aspectos visuales hasta otros relacionados con la forma de gestionar los mensajes.
Vamos a ver qué opciones de configuración básicas nos ofrece esta herramienta y cómo cambiarlas para amoldar la aplicación a nuestras necesidades.
Como hemos visto, Gmail dispone de muchísimas opciones de configuración. Ya hemos abordado las más básicas, pero iremos viendo muchas otras más adelante.
Tarea Recomendada: explora las opciones generales de Gmail y configura el gestor según tus necesidades.
4.3 USO AVANZADO DE GMAIL: ETIQUETADO Y FILTROS
Una vez que hemos creado nuestra cuenta en Gmail y conocido sus opciones de configuración básicas, vamos a entrar de lleno en la organización de nuestro correo.
Aunque Gmail por defecto hace una organización previa de los correos que recibimos en distintas categorías (social, foros, promociones, etc.) e incluso filtra aquellos correos que considera importantes, quedarnos solo con eso sería arañar la superficie.
Por eso vamos a ver a continuación el valor que aportan las que quizás son las mejores funcionalidades de esta herramienta. Nos estamos refiriendo al uso de etiquetas y filtros para organizar y gestionar nuestro correo electrónico.
Veamos cómo funcionan y qué podemos hacer con ellas.
Como hemos visto, el sistema de etiquetas es una funcionalidad muy flexible que va a permitir mejorar muchísimo nuestra organización de nuestro correo electrónico.
Tarea Recomendada: crea 2 o 3 etiquetas y empieza a asignarlas a tus correos electrónicos.
Las etiquetas no solo permiten organizar nuestra información de una forma muy estructurada, sino que además podremos utilizarlas en flujos de trabajo más complejos en los que involucraremos los filtros automáticos, tal y como veremos a continuación.
Los filtros en Gmail son unos procesos que nos permiten seleccionar los correos que recibimos conforme a unos criterios (que elegiremos nosotros) y realizar con ellos alguna opción, como por ejemplo archivarlos, asignar una etiqueta o darles una prioridad determinada.
Los filtros nos ofrecen infinitas posibilidades a la hora de organizar tanto correos entrantes como aquellos que ya teníamos previamente, lo que los convierte en una funcionalidad muy interesante para mejorar nuestra productividad digital.
Tarea Recomendada: crea un nuevo filtro que asigne una etiqueta automáticamente cuando una persona te envíe un correo.
4.4 CENTRALIZANDO NUESTRAS BANDEJAS DE CORREO EN UNA ÚNICA CUENTA
Una de las posibilidades que ofrece esta herramienta es la gestión de otras cuentas de correo, aunque no sean de Gmail. Es decir, podemos gestionar cuentas de correo de otros proveedores (comerciales o profesionales) de forma centralizada y recibir y enviar todo nuestro correo desde una única cuenta.
Esto es algo similar a lo que hacen las aplicaciones de gestión de correo (como Outlook de Microsoft o Thunderbird), con la diferencia de que en este caso no tendremos que instalar ninguna aplicación en nuestro ordenador (en el caso de dispositivos móviles sí lo haremos a través de la App de Gmail).
De esta forma no solo podemos recibir el correo que nos llegue a otras cuentas, sino también enviar nuestro correo desde Gmail, como si lo hiciéramos desde las cuentas originales.
Vamos a ver cómo lo podemos hacer.
Como hemos visto, resulta muy fácil configurar Gmail para enviar correos como si de otra dirección se tratase, a través de la verificación del código con el que damos permiso a Gmail para hacerlo en nuestro nombre.
Tarea Recomendada: configura una cuenta externa en Gmail para enviar correos desde ella.
Y ahora veremos la segunda parte, es decir el ‘recibir cómo’, de forma que podamos recoger también en nuestra cuenta de Gmail los correos que lleguen a nuestras otras cuentas.
De esta manera ya tenemos perfectamente configurada nuestra cuenta en Gmail para gestionar otras cuentas externas, tanto para enviar correos como para recibirlos de forma centralizada.
Tarea Recomendada: configura tu cuenta externa para recibir también en Gmail los correos que nos envíen a ella.