5. HERRAMIENTAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD DIGITAL
Diariamente invertimos una importante y creciente cantidad de tiempo y esfuerzo delante del ordenador y dispositivos móviles, navegando por Internet, gestionando nuestro correo, interactuando con otros usuarios y generando contenidos. Pero este tiempo invertido normalmente no se corresponde con una mayor eficiencia o productividad en nuestro trabajo y en muchos casos somos conscientes de aunque cada vez le dedicamos más horas, estas no están bien aprovechadas.
Pero la idea que debemos hacernos a la hora de hablar de productividad digital es que nuestro objetivo no es el de conseguir trabajar más sino mejor, es decir establecer una serie de pautas y estrategias que nos ayuden a que todo el tiempo que pasamos delante de una pantalla haciendo algo sea tiempo de calidad.
En definitiva, ser más productivos significará utilizar todos los recursos y herramientas que hoy en día tenemos a nuestro alcance para conseguir nuestros objetivos profesionales.
Existen numerosas estrategias e infinidad de publicaciones en Internet sobre productividad personal y profesional, de entre las cuales la que más destaca es la denominada GTD https://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done (Getting Things Done, que se podría traducir como ‘consiguiendo las cosas hechas’), la cual está enfocada a no delegar en nuestra memoria la cantidad de tareas que tenemos que hacer y en su lugar elaborar distintas listas de tareas específicas para cada contexto.
No nos centraremos en este caso tanto en la estrategia a la hora de alcanzar una mayor productividad personal, sino en conocer qué tecnologías nos llevarán a conseguirlo.
A lo largo de este máster estamos conociendo numerosas herramientas que nos pueden ayudar a ser más productivos en nuestro trabajo. Ya hemos hablado de cómo mejorar las búsquedas de información, el almacenamiento y organización, el correo electrónico, …
En esta ocasión nos vamos a centrar en el uso de dos herramientas que están muy relacionadas con la asignación que hacemos del tiempo en distintos proyectos: la gestión de tareas y la organización de nuestra agenda.
5.1. HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE LISTAS DE TAREAS
Del mismo modo que utilizamos listas y recordatorios en nuestra vida cotidiana para múltiples cosas (desde hacer la compra a recordar los cumpleaños), lo cual no deja de ser una tecnología (papel y lápiz, post-it, etc.), existen hoy en día herramientas dedicadas a este fin llamadas gestores de tareas, las cuales mejoran y facilitan la creación y el uso de listas.
De esta forma un gestor de tareas es como una lista a la cual podemos ir añadiendo todas las acciones pendientes para los próximos días, tanto a nivel personal como profesional.
La mayoría de los gestores de tareas permiten disponer de listas diferentes para tener todo bien organizado, así como la posibilidad de incluir alarmas y recordatorios que nos avisen cuándo tenemos que completar la tarea en función del plazo que le asignemos.
Y con este objetivo existen cientos de aplicaciones que nos pueden ayudar. Pero de entre todas ellas vamos a ver dos que representan muy bien la gestión de tareas. Por un lado hablaremos de Tareas de Google, una aplicación sencilla pero a la vez bastante bien integrada con el resto de aplicaciones del ecosistema Google. Y por otro lado aprenderemos a utilizar Wunderlist, una aplicación específicamente dedicada a la creación y gestión de listas, que reúne funcionalidades avanzadas.
5.1.1. Tareas de Google
Empezamos este pequeño viaje por las aplicaciones dedicadas a la gestión de tareas con la que es quizás la más sencilla de todas, aunque no por ello deja de perder funcionalidad sino al contrario, ya que se integra de manera perfecta con el resto de aplicaciones de Google.
Tareas de Google es una aplicación que ha ido evolucionando con el tiempo y al igual que los demás productos de Google, se caracteriza por su gran sencillez e integración.
Con ella podemos crear nuestras listas y tareas de forma muy simple y añadirlas por ejemplo en un calendario.
Veamos cómo funcionan.
- >>Vídeo: Tareas de Google
De esta forma tan sencilla podemos tener nuestras listas de tareas y totalmente integradas con nuestro flujo de trabajo y con el resto de herramientas de Google, lo que supone una mayor eficacia a la hora de trabajar.
Tarea Recomendada: crea una lista de tareas para cada contexto (personal, laboral, trabajos en curso) y añade distintas subtareas. Incluye fechas de realización para algunas de ellas.
Veremos a continuación aplicación de gestión de tareas de las avanzadas, porque, aunque en esencia permite hacer lo mismo que Tareas de Google, vamos a ver que en realidad es una aplicación que nos ofrece mucho más a la hora de gestionar nuestras listas.
5.1.2. Gestores avanzados de tareas
Los gestores avanzados de tareas permiten extender mucho más allá nuestra productividad al incorporar opciones adicionales de creación de listas, uso de recordatorios, configuración de los tipos de visualización e incluso la posibilidad de trabajar en grupo sobre una misma lista.
Existen multitud de gestores que van incorporando nuevas funcionalidades, algunos gratuitos, otros de pago y la mayoría bajo un modelo Freemium (versión gratuita con opciones limitadas que se pueden ampliar con una suscripción de pago).
Entre ellas hemos elegido Wunderlist por ser una plataforma muy sencilla de utilizar, visualmente atractiva y que se integra muy bien en la mayoría de sistemas operativos y dispositivos (fijos y móviles), mediante una buena sincronización.
Vamos a verla en acción en el siguiente vídeo.
Tarea Recomendada: crea una cuenta en Wunderlist y empieza a trabajar con tus listas y tareas.
5.2. GESTIÓN DE AGENDA Y CALENDARIOS
La gestión de una agenda es otra de las cosas que incide directamente en nuestra productividad, porque gracias a ella tendremos la capacidad de asignar tiempo a nuestras tareas o gestionar los eventos o citas importantes de nuestro día a día.
Del mismo modo que ocurre con los gestores de tareas, las aplicaciones de calendario han ido evolucionando y cada vez permiten hacer más cosas, integrándose perfectamente entre nuestros ordenadores y dispositivos móviles, y sincronizándose entre sí, para poder ser consultadas en cualquier momento.
Por su facilidad, integración y versatilidad, hemos vuelto a elegir la aplicación dedicada a la gestión de calendarios de Google para abordar en este tema.
A lo largo de los siguientes vídeos vamos a ver cómo funciona y qué posibilidades ofrece para la gestión de nuestros eventos y citas.
Como hemos visto, la interfaz de Google Calendar es muy similar a la de otros productos de Google, simple y minimalista, aunque no por ello deja de ser menos potente.
Veamos ahora cómo podemos empezar a trabajar con esta herramienta.
- >>Vídeo: Trabajando con Google Calendar
- >> Vídeo: Configuración de Google Calendar
Como hemos visto, añadir eventos y citas, así como configurar nuestros calendarios es una tarea muy sencilla. Pero Google Calendar es todavía más, así que vamos a ver cómo podemos compartir y publicar nuestras agendas para que otros usuarios también se beneficien de ellas.
Tarea recomendada: crea tu propia agenda y añade tus citas más importantes para la próxima semana.
Así de fácil resulta compartir un calendario con otros usuarios, lo que puede ayudarnos a la hora de mostrar uno con las horas de nuestra consulta o compartir el calendario laboral con nuestros compañeros de trabajo.
Tarea recomendada: crea un calendario específico con los turnos de trabajo y compártelo con otra persona.
6. PLATAFORMAS DE PUBLICACIÓN EN LÍNEA: USO DE WIKIS
El término ‘wiki’ proviene del hawaiano y significa ‘rápido’, refiriéndose en Internet a un tipo de publicación web cuyas páginas pueden ser editadas desde el navegador y que pueden ser modificadas directamente por los usuarios. Es decir, es una forma de trabajar para editar y crear contenidos de forma rápida, y de ahí su nombre.
Esta forma de generar contenidos convierte a este tipo de plataformas en una excelente herramienta para trabajar de forma colaborativa alrededor de un tema, por lo resultan ideales para generar nuevo conocimiento.
Imagen Aplicaciones de escritura colaborativa. Fuente: JIMR
Quizás el ejemplo más conocido lo constituya la Wikipedia (https://www.wikipedia.org/ ), una wiki escrita por miles de voluntarios en todo el mundo y que en este momento contiene más de 37 millones de artículos escritos en 284 idiomas. Pese a que su calidad ha sido bastante discutida y cuenta con impulsores y detractores, es innegable que ha supuesto un cambio disruptivo a la hora de generar información, poniéndola a disposición de cualquier persona con acceso a Internet y rivalizando con la mismísima Enciclopedia Británica. No en vano ocupa la sexta posición entre los sitios web más visitados del mundo.
Fue creada por Larry Sanger y Jimmy Wales en el año 2001 bajo los principios de una enciclopedia, es decir, un soporte (en este caso electrónico) que permite la recopilación, almacenamiento y transmisión de información de forma estructurada; pero a lo que se añade la posibilidad de que puede ser editada por cualquier persona y es de contenido abierto, lo que significa que todo lo publicado se hace bajo una licencia no restrictiva, permitiendo su copia, distribución y modificación.
Y son precisamente estas características las que han convertido a Wikipedia en la enciclopedia más conocida del mundo, superando ampliamente a otras enciclopedias en línea y seguramente ayudada por buscadores como Google, que suele colocarla entre los primeros resultados para casi cualquier tipo de búsqueda.
Contrariamente al desarrollo de otros proyectos similares, los artículos de Wikipedia son elaborados por múltiples autores y no existe un criterio de revisión formal, aunque sí dispone de un conjunto de políticas y convenciones para establecer qué información debe incluirse y resolver disputas relacionadas con la edición de artículos.
Imagen Wikipedia en español.
En el caso de Wikipedia en español, cualquier usuario puede crear un artículo nuevo y editar el contenido de otros, salvo aquellos que estén protegidos. Esto le confiere una gran agilidad a la hora de publicar, pero por otro lado la aplicación también sufre de continuas ediciones vandálicas (contenido ajeno o información falsa) y las llamadas guerras de ediciones (disputas por diferencias de opinión por el contenido de un artículo), debidas a la disparidad de opiniones entre los usuarios. Para evitar este tipo de incidencias y poner orden, la enciclopedia cuenta con más de 1600 administradores.
Existen una serie de plataformas y herramientas que nos permiten crear nuestras propias wikis. Por un lado están los programas disponibles para instalar si disponemos de un servidor en línea: Mediawiki, phpwiki, UseModWiki, etc. Y por otro, existen servicios en línea que pueden ser gratuitos y de pago, tales como Wikispaces, Wikia o PbWiki.
Características y usos en salud de las wikis
Podemos citar una serie de características que definen el uso de wikis:
- Las páginas y artículos se escriben de forma colaborativa entre los usuarios que tienen permiso de edición. Cualquier persona con acceso tiene la posibilidad de crear y editar nuevas páginas de forma muy rápida.
- Se fomenta el trabajo colaborativo y la creación de conocimiento.
- Unas páginas enlazan con otras a través del llamado hipertexto y pueden incluir distintos contenidos multimedia.
- La sintaxis de edición es especial, aunque es algo que cada vez se nota menos y la mayor parte de las wikis incluyen sencillos pero potentes editores de texto.
- Se puede llevar a cabo un seguimiento de la edición de cada página a través del historial de cambios, que además posibilita la recuperación de páginas a estado anterior y un control del trabajo de los editores, ya que cada edición queda registrada e identificada por su autor.
- La mayor parte de las wikis permite algún tipo de búsqueda lo que les convierte en herramientas más potentes y resultan muy necesarias en las wikis grandes.
- Sus características y metodología de uso hacen que los contenidos puedan estar actualizados constantemente.
Hoy en día las wikis se usan en todos los ámbitos, destacando su papel en educación como herramienta para generar conocimiento por los alumnos en torno a un tema. En este sentido, pueden ser utilizadas de forma individual o en grupo para desarrollar proyectos, y en los que el tutor puede intervenir guiando o corrigiendo el trabajo de los alumnos. Su uso además permite el desarrollo de competencias de tipo digital, la adquisición de habilidades tecnologías y de trabajo entre pares.
Las wikis pueden ser usadas por tanto como fuente de información y conocimiento, resultando ser también una excelente forma de colaboración virtual en la que se comparte información y discusión entre los participantes que integran cada proyecto, para generar nuevo conocimiento a través de comunidades de práctica.
Hemos hablado del poder que tiene la Wikipedia para llevar sus contenidos a millones de usuarios en todo el mundo, por lo que sus utilidades en salud resultan también innegables, constituyendo en muchos casos la puerta de entrada a la información de salud por parte de los ciudadanos a la hora de buscar síntomas y enfermedades. De esta forma, los artículos relacionados con la salud reciben alrededor de 150 millones de visitas al mes, cifra que continua en aumento y que supone no solo el uso de esta herramienta por parte de pacientes, sino también por profesionales (el 70% de los médicos en formación consulta la Wikipedia semanalmente con fines sanitarios).
De esta forma las wikis se están convirtiendo en un excelente recurso para acumular y generar nueva información salud y algunos países las utilizan para sintetizar áreas de conocimiento. La propia OMS utiliza una wiki para actualizar la clasificación internacional de enfermedades, y algunas organizaciones las están usando para mejorar la formación de sus profesionales.
La Comisión Europea ha puesto en marcha la iniciativa ‘Salud en Europa: interfaz de información y datos (HEIDI, acrónimo del inglés stands for Health in Europe: Information and Data Interface), una plataforma basada en tecnología wiki para recoger toda la información de salud que aglutinan, como estudios, enfermedades, determinantes y políticas de salud.
Existen otras iniciativas como por ejemplo AskDrWiki, una wiki de tipo educacional creada por profesionales sanitarios y dedicada a servir como repositorio de información para otros profesionales y que incluye diversos estudios clínicos, artículos e imágenes médicas.
Página web del proyecto WikiProject Medicine
Y dentro de la propia Wikipedia existen los denominados WikiProjects, creados para aglutinar a grupos de editores interesados en campos muy concretos. En ese sentido nace Medicine Wikiproject, una iniciativa impulsada por profesionales de salud (participan más de 200) dedicada a mejorar la calidad de los artículos relacionados con el ámbito de la salud. Para ello han categorizado los artículos por orden de importancia (relevancia y nº de búsquedas), les han aplicado filtros para determinar su calidad y finalmente, se han propuesto mejorar sus contenidos.
Tiene su versión en castellano (Wikiproyecto de medicina), cuyo objetivo es crear, completar y mejorar, bajo un estilo unificado todos los artículos que estén relacionados con la medicina, con el fin de dar a la Wikipedia en español un carácter de excelencia en los temas relacionados con las ciencias de la salud.
Imagen de la Wiki de Guía Salud (http://portal.guiasalud.es/web/guest/wiki).
En España disponemos de experiencias como la impulsada por GuíaSalud (biblioteca de guías de práctica clínica del Sistema Nacional de Salud), a través de la Wiki Práctica Basada en la Evidencia, que incluye contenidos de acceso libre y gratuito sobre la práctica basada en la evidencia.
Y muy relacionada con la salud digital y con la finalidad de aglutinar todos los recursos, contenidos y actores que participan en el ecosistema de la e-Salud, nace en el año 2010 la WikiSanidad (https://wikisanidad.wikispaces.com), que tomando como modelo la wiki creada por el grupo de debate #hcsmEU (Health Care and Social Media Europe) se impulsó para recoger todo lo que acontece con la llamada Salud 2.0. En estos momentos dispone de 15 secciones principales que agrupan 109 páginas gestionadas por 244 miembros, resultando en un recurso muy recomendable para poder encontrar cuentas en redes sociales de los principales actores que están impulsando la e-salud y de las páginas y blogs de salud creadas por pacientes, profesionales e instituciones.
7. CONCLUSIONES
Como hemos visto a lo largo de este tema, el desarrollo de la tecnología asociada a la llamada computación en la nube ha abierto las puertas a nuevas herramientas y aplicaciones que facilitan nuestro trabajo a la hora de generar nuevo conocimiento en salud.
Los servicios de trabajo colaborativo aumentan la productividad, posibilitando que varias personas puedan trabajar de forma simultánea sobre un documento. Y las aplicaciones de almacenamiento virtual, mejoran el manejo y movimiento de archivos entre distintos dispositivos, haciendo más eficaz nuestro trabajo.
Por último las llamadas wikis se están conformando como un excelente recurso a la hora de clasificar y mostrar la información relacionada con un tema, algo que presenta también ventajas en nuestro ámbito, en un momento en el que resulta cada vez más relevante la organización del conocimiento.