1. GESTIÓN DE ALMACENES Y PEDIDOS SEGÚN TIPO DE MATERIAL. CÓMO REALIZAR/REVISAR UN PACTO DE CONSUMO
A nivel organizativo de compras y de almacenes, dentro del material del “Capítulo II. compra bienes y servicios”, existen dos grandes grupos de material, según la cantidad de material usado al mes por el centro. Hablamos de material almacenable o no almacenable.
Dentro del material, este se puede clasificar en almacenable si es de uso común en muchas unidades y además se utiliza en mucha cantidad (equipos de suero, jeringas, pañales, etc) o en material no almacenable, si el uso es esporádico, pudiendo llegar a caducar por su baja rotación (stent, suturas quirúrgicas especiales, etc). Para solicitar el material no almacenable, este se realiza por pedido directo.
Esta es la clasificación nos influye a la hora de realizar un catálogo de una unidad y organizar las peticiones de uso habitual.
1.1. EL MODELO CLÁSICO
El modelo clásico consiste en almacenar en estanterías con gavetas el material. El responsable realizará el pedido según la necesidad, con la frecuencia pactada con almacén, tanto del material almacenable, como del pedido directo. La unidad dispondrá de un catálogo con pactos de consumo por artículo almacenable, normalmente semanal, adaptado a las necesidades. Este pacto se calculará en base a sus necesidades más un 30% como stock de seguridad. El material de pedido directo se solicitará según el consumo del mismo.
1.2. SISTEMA DE LECTURA DIRECTA
Cada vez que el profesional necesita un producto, lo marca en el sistema y este a su vez da la orden en logística, estos controlan las necesidades previamente pactadas, y se recarga según necesidades. Este sistema también precisa un pacto de consumo inicial que será la cantidad que dejen en las unidades y se debe revisar como en el sistema clásico.
1.3. EL MODELO DE DOBLE CAJETÍN O MODELO KANBAN
Este sistema es el que se está imponiendo en los centros, ya que permite tener mayor control del material almacenado. Se basa en la reposición por consumo de la unidad evitando almacenaje innecesario y caducidades. Consiste en un cajetín dividido en dos partes iguales, donde se dispondrá la mitad del material en cada parte.
1.4. UNIDADES ESPECIALES; DEPÓSITOS
Las unidades especiales como quirófanos, hemodinámica, radiología intervencionista etc. suelen tener material en depósito. Este material es el que deja una empresa en el almacén del servicio y que se realiza el pedido y se paga tras su utilización. Generalmente son implantes o prótesis, material que el paciente se lleva puesto frecuentemente de por vida cuando se va de alta y para lo que estamos obligados por ley a tener identificado la referencia y lote del material que se ha implantado, necesitando una trazabilidad por seguridad del paciente.
2. GESTIÓN DE STOCKS EN UNIDADES Y ALMACÉN GENERAL
Stock, es todo el material que se tiene almacenado en un momento determinado pero que es necesario para las necesidades futuras. El mantenimiento de estos supone una carga económica importante por los costes de almacenaje, la inversión realizada y la distribución. Por ello, los stocks siempre deben ser lo más ajustados posibles garantizando el poder cubrir la necesidad.
3. EQUIPAMIENTOS SANITARIOS GESTIÓN DE UNIDADES DE ENFERMERÍA: INVENTARIOS, REVISIONES PROGRAMADAS Y MANTENIMIENTO
El equipamiento sanitario es un material que merece un apartado específico por tener un modelo de adquisición diferente (plan anual de necesidades), estar incluido en un inventario general del centro y necesitar revisiones preventivas periódicas, además de las correctivas. Como ya se comentó, se considera equipamiento sanitario de las unidades, al material inventariable que no sea de grandes inversiones como un TAC. Nos referimos a electrocardiógrafos, camas, mesas de quirófano, etc.
El mantenimiento preventivo es el destinado a la conservación de equipos o instalaciones mediante la realización de revisiones y la reparación que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad.