En la búsqueda documental la gestión de la información es primordial. Si tenemos y ejecutamos un buen protocolo y manejamos con cierta soltura las bases de datos y resto de fuentes de información, es fácil que nos hagamos con un elevado número de documentos.
Necesitamos almacenar y organizar toda esa información para poder ir rescatándola y utilizarla en base a nuestro fin. Recordemos que la búsqueda documental no suele ser el fin en sí mismo: buscamos información para resolver una duda, conocer el estado actual de una cuestión, dotar de marco conceptual a otro trabajo, etc.
Cuando la información no estaba digitalizada, la recogida y almacenaje de esta se hacía de manera manual a base de toma de notas, fotocopias y métodos similares. Actualmente lo más fácil es que la información nos venga presentada en cualquiera de los soportes digitales más comunes como por ejemplo el pdf. Imprimir los archivos puede ser una solución si manejas poca información o para momentos puntuales, pero no parece la solución definitiva. Guardar la información en carpetas y subcarpetas dentro de tu ordenador o memoria usb puede también ser una solución, pero necesitas ser ordenado y meticuloso para no perder archivos, mezclar duplicados etc.
Otro aspecto a tener en cuenta es el de las citas bibliográficas. Toda aquella información que utilicemos en nuestros trabajos ha de ser referida en nuestra bibliografía y normalmente también necesitamos filiarla dentro del trabajo que estemos elaborando.
Por todo ello tras la búsqueda documental se nos presentan dos cuestiones importantes que son el almacenaje de la documentación y su citación en el estilo bibliográfico que nos interese (normalmente estilo Vancouver).
Para resolver estas cuestiones tenemos varias opciones:
- Organizarnos de manera tradicional mediante tablas, fotocopias y notas.
- Utilizar herramientas informáticas de Office con utilidades avanzadas como puede ser Word (instalando los estilos que no aparecen por defecto):
- Utilizar nuevas herramientas 2.0 como son Google Drive y sus utilidades avanzadas para la gestión de citas bibliográficas
- Utilizar gestores bibliográficos.
Nos vamos a detener en describir los gestores documentales, ya que cuando se maneja gran cantidad de información y de referencias facilitan mucho la tarea, dado que dan respuesta tanto a la necesidad de almacenaje y gestión como a la de citación.
9.1 DEFINICIÓN Y CONCEPTO
Los gestores bibliográficos son programas informáticos o aplicaciones web diseñados para organizar, almacenar y gestionar referencias bibliográficas. Estas referencias se pueden utilizar para crear las citas y la bibliografía en los trabajos de investigación. Además, permiten generar formatos de descripción de entrada y salida, con la finalidad de insertar citas o confeccionar bibliografías de forma automática en la elaboración de la investigación.
Estas herramientas permiten a los usuarios:
- Capturar referencias bibliográficas de diversas fuentes, como bases de datos, sitios web y artículos académicos.
- Organizar las referencias en carpetas, colecciones y etiquetas personalizadas.
- Generar citas y bibliografías en diferentes estilos de citación (APA, MLA, Vancouver, etc.) de manera automática.
- Compartir referencias con colaboradores y colegas.
- Administrar archivos PDF asociados a las referencias.
- Vincular notas y comentarios a las referencias para enriquecer la información.
Beneficios de utilizar gestores bibliográficos en ciencias de la salud:
- Ahorran tiempo y esfuerzo en la búsqueda y organización de referencias bibliográficas.
- Mejoran la eficiencia en la redacción de trabajos académicos y publicaciones científicas.
- Promueven la organización y la accesibilidad de la información bibliográfica.
- Facilitan la colaboración entre investigadores y profesionales de la salud.
- Contribuyen a la formación de hábitos de investigación basados en evidencia.
Hay gestores documentales que son gratuitos y otros son de pago. Al igual que en el caso de las bases de datos, conviene conocer a que gestores bibliográficos de pago tienes acceso desde tu institución de referencia. En los últimos años han aparecido múltiples programas de gestión bibliográfica de todo tipo: bajo licencia, software libre, integrados en un entorno web, en versión local, sociales, etc.
9.2 CLASIFICACIÓN
Clasificar la naturaleza de los gestores bibliográficos dada su naturaleza híbrida y cambiante es difícil. A continuación se presenta una clasificación que atiende a los orígenes de cada gestor y que tiene una finalidad meramente didáctica (actualmente muchos de los gestores que nacieron como software de escritorio tienen su versión en APP online, como es el caso de Zotero).
- Gestores de escritorio Son las primeras aplicaciones que empezaron a utilizarse y su uso implica la instalación en el disco duro. Los primeros en comercializarse pertenecen a la empresa Thomson Reuters (de pago) y son principalmente Reference Manager y EndNote.
- Gestores de referencias bibliográficas de entorno web (online)
Tener que depender del ordenador en el que tuvieras instalado el gestor de escritorio era un aspecto poco práctico y los anteriores modelos evolucionaron a aplicaciones online dando lugar a una nueva generación de gestores que permitían acceder desde cualquier dispositivo y el almacenaje en la nube.
Entre los gestores más populares que se desarrollan en entorno web, tanto de pago como de acceso gratuito, pueden señalarse los siguientes: Refworks, Zotero , EndNote Web, Mendeley y Biblioscape.
- Gestores de referencias sociales
Estos programas unen a las funciones tradicionales de los gestores las capacidades de las redes sociales para descubrir y compartir información bibliográfica. Los usuarios agregan los documentos que están visualizando en la web con un simple clic en el botón que se instala en la barra de favoritos del navegador. Los usuarios sólo necesitan etiquetar las referencias que se crean y así al compartir con otros usuarios la información es posible navegar libremente entre el conjunto de etiquetas. Esto te permite conocer y recopilar las referencias de los documentos incorporados por otros usuarios que comparten líneas de investigación con intereses comunes. Alguno de los gestores de referencias sociales más conocidos son Citeulike o BibSonomy.
En la siguiente tabla se resumen los gestores bibliográficos más comunes:
Tabla 5 Gestores bibliográficos
9.3 APLICACIÓN PRÁCTICA
Los gestores bibliográficos son una herramienta más. Conocer de su existencia invita a aproximarnos a su manejo dado que sus aplicaciones pueden ser muy beneficiosas sobre todo si manejamos gran cantidad de documentación. También favorece el trabajo en equipo al facilitar el trabajo online colaborativo.
Los gestores gratuitos más utilizados son Zotero y Mendeley. Ambos están en constante evolución, haciéndose cada vez más intuitivos y sociales. Mendeley cuenta además con APP para el teléfono móvil y eso facilita el trabajo “on the go”.
Para manejar estas utilidades informáticas es preciso pagar una curva de aprendizaje pero en la actualidad hay numerosos materiales multimedia disponibles que pueden aproximarnos a su manejo.
Desde aquí os aconsejamos los materiales educativos de Socialbiblio. Estos materiales están disponibles en open access e incluyen las charlas formativas en video-conferencia asi como las diapositivas.
Ejemplos de gestores bibliográficos populares en ciencias de la salud:
- Zotero: Un gestor bibliográfico gratuito y de código abierto con una amplia comunidad de usuarios. Ofrece potentes funciones de organización, búsqueda y colaboración.
Ilustración 31 Fuente: https://www.zotero.org/
- Mendeley: Un gestor bibliográfico gratuito que permite sincronizar la biblioteca de referencias en múltiples dispositivos. Ofrece herramientas para la colaboración y el descubrimiento de investigaciones.
Ilustración 32 Fuente: https://www.mendeley.com/
- RefWorks: Un gestor bibliográfico basado en la web que ofrece herramientas para la organización, la colaboración y la evaluación de la información bibliográfica.
Ilustración 33 Fuente: https://refworks.proquest.com/
- Papers: Un gestor bibliográfico específico para Mac que permite organizar referencias, sincronizar archivos PDF y tomar notas en artículos académicos.
Recordemos que ambos gestores son gratuitos y que simplemente precisan de un registro. Probarlo y utilizarlo es la mejor manera de descubrir todas sus funcionalidades, y lo ideal es ir modelando la herramienta a nuestras necesidades.
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