Tema 4: Como realizar comunicaciones Orales y pósteres en Congresos Científicos.

4.1 INTRODUCCIÓN

La comunicación es un proceso esencial para la interacción humana, permitiendo la transmisión de información, ideas y emociones. Entender los principios fundamentales de la comunicación es crucial para mejorar la efectividad y la claridad en cualquier contexto, ya sea personal, profesional o social (30).

Entre los principios básicos de la comunicación, destacan:

a)     Claridad:

La claridad implica que el mensaje debe ser entendido fácilmente por el receptor. Esto requiere que el emisor utilice un lenguaje preciso y evite ambigüedades. La estructura del mensaje debe ser lógica y bien organizada.

b)     Concisión:

La concisión se refiere a transmitir el mensaje de manera breve y directa, sin incluir información innecesaria. Un mensaje conciso es más fácil de entender y recordar.

c)     Consistencia:

La consistencia asegura que el mensaje es coherente a lo largo del tiempo y en diferentes contextos. Los mensajes contradictorios pueden generar confusión y desconfianza.

d)     Relevancia:

El mensaje debe ser pertinente y significativo para el receptor. La relevancia se logra alineando el contenido del mensaje con los intereses y necesidades del público objetivo.

e)     Empatía:

La empatía implica comprender y considerar las emociones y perspectivas del receptor. Un emisor empático puede adaptar su mensaje para conectar mejor con el receptor, aumentando así la efectividad de la comunicación. 

f)      Retroalimentación:

La retroalimentación es el proceso mediante el cual el receptor responde al mensaje, proporcionando información sobre su comprensión y reacción. La retroalimentación es crucial para ajustar y mejorar la comunicación en el futuro.

g)     Escucha activa:

La escucha activa es una habilidad esencial que implica prestar plena atención al emisor, mostrando interés y comprensión. Esto incluye evitar interrupciones, mantener contacto visual y responder de manera apropiada.

h)     Contextualización:

La contextualización implica considerar el contexto en el que se produce la comunicación, incluyendo factores culturales, sociales y situacionales. Un mensaje que tiene en cuenta el contexto será más efectivo y adecuado.

Figura 14. Principios de la Comunicación

Por otro lado, podemos encontrar barreras en la comunicación que pueden dificultar el proceso comunicativo. Debemos identificar y abordar estas barreras para asegurar que el mensaje se transmite de manera efectiva. A continuación, se describen las principales barreras en la comunicación:

a)     Barreras físicas:

• Ruido ambiental: Sonidos externos o interferencias que distraen al público.
• Problemas técnicos: Fallas en el equipo audiovisual, como micrófonos, proyectores o altavoces.
• Espacio inadecuado: Una sala mal diseñada que dificulte la visibilidad o la audición.

b)     Barreras psicológicas:

• Ansiedad y nerviosismo: El miedo a hablar en público puede afectar la claridad y fluidez del discurso.
• Falta de confianza: Inseguridad sobre el contenido o la propia capacidad para presentarlo.
• Desconexión emocional: Falta de conexión con el público puede hacer que el mensaje no se reciba bien.

c)     Barreras lingüísticas:

• Uso de lenguaje técnico: Emplear términos especializados que el público no entienda.
• Idioma inadecuado: Hablar en un idioma que no es el nativo del público o que no dominan bien.
• Problemas de pronunciación: Dificultades en la pronunciación que impidan una comunicación clara.

d)     Barreras culturales:

• Diferencias culturales: Normas y expectativas culturales distintas que pueden llevar a malentendidos.
• Estilos de comunicación: Diferencias en la forma de comunicar y recibir información entre culturas.
• Creencias y valores: Divergencias en valores y creencias que afecten la recepción del mensaje.

e)     Barreras organizacionales:

• Jerarquías: La percepción de autoridad puede inhibir la participación activa del público.
• Expectativas desalineadas: Desajuste entre lo que se espera de la presentación y lo que realmente se entrega.
• Falta de contexto: Información insuficiente sobre el contexto o antecedentes del tema presentado.

f)      Barreras individuales:

• Preparación insuficiente: Falta de preparación que se refleja en un contenido poco estructurado.
• Habilidades de comunicación limitadas: Dificultades en la expresión verbal o no verbal.
• Discapacidad sensorial: Problemas auditivos o visuales en el presentador o el público.

Figura 15. Barreras en la Comunicación

Abordar estas barreras de manera proactiva puede mejorar significativamente la efectividad de una presentación oral y asegurar que el mensaje llegue claramente al público.

Podemos mejorar la comunicación oral y conseguir un impacto significativo en la efectividad de la transmisión de información y en la calidad de las interacciones. Algunas estrategias para mejorar la comunicación oral son:

• Preparación exhaustiva: Conocer bien el tema, estructurar la presentación y ensayar con anticipación.
• Uso de ayudas visuales: Emplear diapositivas, gráficos y videos para reforzar el mensaje y mantener el interés.
• Claridad y sencillez: Utilizar un lenguaje claro, evitando términos técnicos innecesarios.
• Interacción con el público: Hacer preguntas, pedir retroalimentación y ajustar el ritmo según las reacciones del público.
• Gestión del estrés: Practicar técnicas de relajación y control del nerviosismo, como la respiración profunda.
• Adaptación cultural: Ser consciente de las diferencias culturales y adaptar el estilo de comunicación en consecuencia.
• Verificación de comprensión: Hacer pausas para comprobar que el público está siguiendo y entendiendo el mensaje.
• Tecnología de apoyo: Asegurarse de que todo el equipo técnico esté en buen funcionamiento y tener planes de contingencia en caso de fallas.

Al comprender y aplicar estos principios de la comunicación, y al abordar y superar las barreras de la comunicación, se puede mejorar significativamente la calidad de las interacciones y la transferencia de información. 

La comunicación científica es un tipo de comunicación y constituye un componente esencial del avance del conocimiento y la difusión de los descubrimientosen el ámbito académico y de investigación. Existen diversas modalidades a través de las cuales los científicos y profesionales comparten sus hallazgos y contribuciones. A continuación, se detallan algunas de las modalidades más comunes: 

Figura 16. Modalidades de Comunicación Científica

La difusión de los resultados de investigación en congresos es un componente crítico del proceso científico. Los congresos ofrecen una plataforma única para que los investigadores presenten sus hallazgos, reciban retroalimentación y establezcan colaboraciones. La presentación en congresos permite un intercambio de ideas en tiempo real y puede impulsar el avance de la investigación al proporcionar diferentes perspectivas y críticas constructivas.

Los congresos también juegan un papel vital en la validación de la investigación. Aunque la presentación en sí no es una forma validada de comunicación científica como lo es una publicación en una revista científica, ofrece una oportunidad para que otros investigadores evalúen y discutan los resultados presentados. Este proceso puede ser un paso preliminar importante antes de la publicación formal.

Además, la difusión en congresos puede aumentar la visibilidad de la investigación y del investigador. Al presentar en estos foros, los investigadores pueden atraer la atención sobre su trabajo, lo que puede llevar a futuras colaboraciones, financiamiento y oportunidades de publicación. Es una forma de comunicar descubrimientos importantes a una audiencia más amplia, incluyendo líderes en el campo, potenciales colaboradores y representantes de la industria.

La difusión efectiva de la investigación no solo beneficia a la comunidad científica, sino que también tiene un impacto social más amplio. Al compartir los resultados de la investigación con un público más amplio, se promueve una mayor comprensión y apreciación de la ciencia, y se fomenta la participación pública en temas científicos. Esto es especialmente importante en un mundo donde la ciencia y la tecnología juegan roles cada vez más centrales en nuestras vidas.

En resumen, la difusión de resultados de investigación en congresos es importante por varias razones: facilita el intercambio de conocimientos, promueve la colaboración y el debate científico, aumenta la visibilidad de la investigación y del investigador, y contribuye al avance general del conocimiento científico y al bienestar social.

Los principales formatos en los que se presentan las investigaciones en los congresos son la comunicación oral y el póster, favoreciendo la difusión de investigaciones y el intercambio de conocimientos entre expertos.

4.2 PREPARACIÓN DE UNA COMUNICACIÓN ORAL 

Una comunicación oral efectiva requiere una preparación meticulosa, donde el contenido debe ser presentado de manera clara y concisa, asegurando que el mensaje central sea comprendido por la audiencia. Es fundamental elegir un foro adecuado que esté alineado con la temática del trabajo a presentar, garantizando así la relevancia y el interés del público objetivo (31).

La originalidad del trabajo es primordial; cualquier presentación debe ser el resultado de investigaciones propias y no haber sido publicada o presentada previamente. La práctica de la presentación es crucial, y se recomienda ensayar en presencia de colegas para recibir retroalimentación constructiva y mejorar la entrega del discurso.

Algunos consejos para ayudarte a preparar una presentación efectiva se presentan a continuación:

a)     Conoce tu audiencia:

• Investiga quiénes asistirán al congreso.
• Ajusta el contenido para que resuene con los intereses y el nivel de conocimiento de la audiencia.

b)     Define el propósito de tu presentación:

• Determina si el objetivo es informar, persuadir, entretener o una combinación de estos.
• Asegúrate de que cada parte de tu presentación contribuya a este propósito.

c)     Estructura tu contenido:

• Comienza con una introducción atractiva que capte la atención.
• Desarrolla el cuerpo de la presentación con puntos claros y concisos.
• Concluye con un resumen o llamado a la acción que refuerce tu mensaje principal.

d)     Diseña materiales de apoyo visuales:

• Utiliza diapositivas, gráficos y otros recursos visuales para complementar tu discurso.
• Evita sobrecargar las diapositivas con texto; opta por puntos clave e imágenes relevantes.

e)     Practica tu discurso:

• Ensayar varias veces para ganar confianza y fluidez.
• Considera grabarte para identificar áreas de mejora en la entrega y el lenguaje corporal.

f)      Prepara respuestas para preguntas potenciales:

• Anticipa las preguntas que podría hacer la audiencia.
• Prepara respuestas informadas y concisas.

g)     Gestiona el tiempo de manera efectiva:

• Asegúrate de que tu presentación se ajuste al tiempo asignado.
• Practica con un cronómetro para tener una idea precisa de la duración de tu discurso.

h)     Técnicas de relajación y manejo del estrés:

• Realiza ejercicios de respiración o meditación antes de subir al escenario.
• Mantén una postura positiva y recuerda que es normal sentir nervios.

i)       Interactúa con la audiencia:

• Haz preguntas retóricas o invita a la participación para mantener el interés.
• Utiliza el lenguaje corporal para conectar con la audiencia y transmitir entusiasmo.

j)       Evaluación y retroalimentación:

• Solicita comentarios de colegas o mentores después de ensayos o la presentación real.
• Utiliza la retroalimentación para mejorar presentaciones futuras.

Recuerda que la clave de una comunicación oral exitosa en un congreso es la preparación y la práctica. Al seguir estos pasos, estarás en camino de entregar una presentación que sea informativa, convincente y memorable.

Figura 17. Recomendaciones para elaborar una Comunicación Oral

Las presentaciones en PowerPoint (PPT) son herramientas útiles para apoyar una comunicación oral en congresos. Un PPT bien diseñado puede mejorar la claridad y el impacto de tu mensaje, facilitando la comprensión y la retención de la información por parte del público. A continuación, se presentan recomendaciones detalladas para crear una presentación efectiva para un congreso:

a)     Diseño de diapositivas

• Simplicidad y claridad:
  - Minimalismo: Mantén las diapositivas simples y evita el exceso de texto e imágenes. Cada diapositiva debe transmitir una idea principal.
  - Punto focal: Asegúrate de que cada diapositiva tenga un punto focal claro para guiar la atención del público.

• Consistencia visual:
  - Plantilla uniforme: Utiliza una plantilla de diapositiva consistente con un diseño profesional. Asegúrate de que los colores, fuentes y estilos sean uniformes en toda la presentación.
  - Fuente legible: Escoge fuentes claras y legibles, como Arial, Calibri o Helvetica, y evita fuentes decorativas. Usa tamaños de letra suficientemente grandes (mínimo 24 puntos para texto normal).

• Uso de colores:
  - Contraste adecuado: Utiliza colores contrastantes entre el texto y el fondo para mejorar la legibilidad. Evita combinaciones de colores que sean difíciles de leer, como texto rojo sobre fondo verde.
  - Paleta de colores: Limita la paleta de colores a 2-3 colores principales para mantener la coherencia visual.

• Imágenes y gráficos:
  - Calidad de imágenes: Usa imágenes de alta resolución y evita las imágenes pixeladas o borrosas. Las imágenes deben ser relevantes y apoyar el contenido.
  - Gráficos claros: Emplea gráficos y tablas para representar datos de manera visualmente atractiva y fácil de entender. Asegúrate de que los gráficos sean claros y no estén sobrecargados de información.

• Espacio en Blanco:
  - Despeje visual: Utiliza espacio en blanco para evitar el desorden y hacer que la información clave destaque. El espacio en blanco ayuda a la comprensión y hace que la diapositiva sea más atractiva.

b)     Contenido de las Diapositivas

• Estructura lógica:
  - Introducción: Comienza con una diapositiva de título y una diapositiva de introducción que explique el propósito de la presentación y el objetivo de la investigación.
  - Desarrollo: Organiza el contenido en secciones lógicas y progresivas. Usa títulos claros para cada sección.
  - Conclusión: Termina con una diapositiva de conclusión que resuma los puntos clave y destaque las conclusiones más importantes. Incluye una diapositiva de "Preguntas" para fomentar la interacción con la audiencia.

• Brevedad y enfoque:
  - Viñetas: Usa viñetas en lugar de párrafos largos para resumir la información clave. Cada viñeta debe ser concisa y enfocada.
  - Datos relevantes: Incluye solo los datos más relevantes y significativos. Evita sobrecargar las diapositivas con detalles innecesarios

• Citas y referencias:
  - Fuentes fiables: Cita las fuentes de datos, gráficos y cualquier otro contenido utilizado. Usa un formato de referencia apropiado y coloca las citas al pie de las diapositivas cuando sea necesario.

c)     Puesta en escena de la presentación

• Preparación:
  - Ensayo: Practica la presentación varias veces para familiarizarte con el flujo y el contenido. Ensaya frente a un espejo, graba tu presentación o preséntala ante amigos o colegas para recibir retroalimentación.
  - Tiempo: Ajusta el contenido para asegurarte de que se ajuste al tiempo asignado. Deja tiempo para preguntas y respuestas.

• Interacción con el público:
  - Contacto visual: Mantén contacto visual con la audiencia en lugar de leer las diapositivas. Esto ayudará a mantener el interés y la conexión con el público.
  - Lenguaje corporal: Usa gestos naturales y mueve tu cuerpo de manera moderada para enfatizar puntos importantes y mantener la atención del público.

• Uso de la tecnología:
  - Equipo técnico: Familiarízate con el equipo técnico disponible en el congreso (proyector, micrófono, puntero láser) y asegúrate de que tu presentación funcione correctamente en el sistema proporcionado.
  - Seguridad: Lleva copias de seguridad de tu presentación en diferentes formatos (USB, correo electrónico, nube) para evitar problemas técnicos. 

• Manejo del estrés:
  - Respiración y relajación: Practica técnicas de respiración profunda y relajación antes de la presentación para reducir el estrés y la ansiedad.
  - Confianza: Habla con confianza y claridad. Si cometes un error, continúa sin detenerte o disculparte excesivamente.

Una presentación en PowerPoint bien diseñada y ejecutada puede mejorar significativamente la efectividad de una comunicación oral en un congreso. Al seguir estas recomendaciones, puedes asegurar que tu mensaje sea claro, conciso y atractivo, facilitando la comprensión y el impacto en tu audiencia. La preparación y la práctica son clave para una presentación exitosa.

4.3 DISEÑO DE PÓSTERES CIENTÍFICOS

Los pósteres científicos juegan un papel crucial en los congresos académicos y profesionales. Estos eventos reúnen a investigadores, profesionales y estudiantes de diversas disciplinas para compartir avances, discutir ideas y fomentar colaboraciones. En este contexto, los pósteres sirven como una herramienta visual y concisa para presentar investigaciones y hallazgos de manera efectiva (32).

Las ventajas principales de la presentación de un poster a una jornada científica son:

• Visibilidad y alcance: Uno de los principales beneficios de los pósteres científicos es su capacidad para proporcionar visibilidad a investigaciones que, de otro modo, podrían no recibir tanta atención. A diferencia de las presentaciones orales, que están limitadas por el tiempo y el espacio, los pósteres permiten que los asistentes revisen y analicen la información a su propio ritmo. Esto facilita la absorción de detalles complejos y promueve un mayor alcance y comprensión de los trabajos presentados.
• Interacción y retroalimentación: Los pósteres científicos también fomentan la interacción directa entre los investigadores y el público. Durante las sesiones de póster, los autores tienen la oportunidad de explicar personalmente sus investigaciones, responder preguntas y recibir retroalimentación inmediata. Este intercambio puede proporcionar nuevas perspectivas, sugerencias valiosas y establecer conexiones con otros investigadores que trabajan en áreas similares o complementarias.
• Accesibilidad y flexibilidad: La accesibilidad es otro aspecto importante de los pósteres científicos. Al estar expuestos durante períodos prolongados, permiten que un mayor número de asistentes tenga la oportunidad de revisarlos, incluso aquellos que no pueden asistir a todas las sesiones programadas. Además, los pósteres pueden ser revisados repetidamente, lo que no es posible con las presentaciones orales, brindando a los asistentes la flexibilidad de estudiar los detalles más a fondo.
• Desarrollo profesional: Para los investigadores, especialmente los jóvenes científicos y estudiantes, los pósteres representan una excelente oportunidad para el desarrollo profesional. La creación y presentación de un póster requiere habilidades de comunicación visual y verbal, la capacidad de sintetizar información compleja y la competencia para discutir y defender el trabajo ante una audiencia crítica. Este proceso puede ser un valioso ejercicio de aprendizaje y desarrollo de habilidades, además de aumentar la visibilidad del investigador en la comunidad científica.
• Innovación y creatividad: Por último, los pósteres científicos ofrecen un espacio para la innovación y la creatividad en la presentación de datos. A través del diseño visual atractivo y la organización clara de la información, los investigadores pueden captar la atención de la audiencia y comunicar sus hallazgos de manera efectiva. Esto no solo mejora la comprensión del contenido, sino que también puede inspirar a otros a explorar nuevas formas de presentar y compartir su trabajo.

Por tanto, los pósteres científicos son una herramienta esencial en los congresos, ya que facilitan la diseminación de conocimientos, fomentan la interacción y colaboración, y contribuyen al desarrollo profesional de los investigadores. Su capacidad para comunicar información de manera accesible y atractiva los convierte en un componente vital de cualquier evento académico o profesional, promoviendo así el avance de la ciencia y la investigación. 

Un póster científico efectivo debe captar la atención, ser legible y comprensible, y transmitir el mensaje de manera eficiente. Presentamos una guía sobre cómo diseñar un póster científico exitoso.

a)     Definición y propósito de un póster científico:

Un póster científico es una representación gráfica de una investigación o estudio. Su propósito es presentar información de manera que sea accesible y atractiva para los espectadores, facilitando la comprensión rápida de los conceptos clave.

b)     Contenido del póster:

El contenido debe estar bien organizado e incluir:

- Título: claro y conciso, que refleje el contenido del estudio.

- Autores y afiliaciones: listados de manera que se identifique fácilmente a los contribuyentes.

- Introducción: breve descripción del problema y la relevancia del estudio.

- Objetivos: claros y definidos.

- Metodología: explicada de forma que pueda ser comprendida sin detalles excesivos.

- Resultados: presentados con gráficos y tablas para facilitar la interpretación.

- Conclusiones: resumen de los hallazgos y su importancia.

- Referencias: citación de las fuentes utilizadas.

c)     Diseño y estética:

El diseño debe ser visualmente atractivo y funcional. Se recomienda:

- Usar un esquema de colores armonioso y limitado.

- Elegir tipografías claras y de tamaño adecuado.

- Mantener un buen equilibrio entre texto e imágenes.

- Asegurar que los gráficos y tablas sean legibles y estén bien etiquetados.

- Evitar la sobrecarga de información.

d)     Herramientas y software:

Existen diversas herramientas y programas que pueden facilitar el diseño de pósteres científicos, como Adobe Illustrator, Canva, y Microsoft PowerPoint. Estas herramientas ofrecen plantillas y elementos gráficos que pueden ser personalizados para adaptarse a las necesidades específicas del póster.

e)     Consejos Prácticos:

- Iniciar con un borrador y esquema del contenido.

- Solicitar retroalimentación de colegas antes de la versión final.

- Utilizar imágenes de alta calidad y con derechos apropiados.

- Verificar la ortografía y gramática.

f)      Presentación del póster:

Durante la presentación, es importante estar preparado para explicar y discutir el contenido del póster. Se debe interactuar con los espectadores y estar listo para responder preguntas y proporcionar aclaraciones. 

Figura 18. Recomendaciones para elaborar Póster

En resumen, un póster científico bien diseñado es una herramienta poderosa para la comunicación de la ciencia. Siguiendo estas pautas, se puede crear un póster que no solo sea informativo sino también atractivo y memorable.

4.4 TÉCNICAS DE PRESENTACIÓN EFECTIVA 

Las técnicas de presentación efectiva son esenciales para comunicar ideas y proyectos de manera clara y convincente. Una presentación exitosa no solo depende del contenido, sino también de cómo se entrega ese contenido al público. Para empezar, es fundamental estructurar la presentación de manera lógica, asegurándose de que haya un flujo coherente de ideas (33). Esto incluye tener una introducción atractiva, un desarrollo bien fundamentado y una conclusión que refuerce el mensaje principal. Además, el conocimiento profundo del tema permite responder con confianza cualquier pregunta que pueda surgir, transmitiendo seguridad y credibilidad.

El uso de recursos visuales como diapositivas, gráficos e imágenes puede enriquecer la presentación y facilitar la comprensión del mensaje. Sin embargo, es importante que estos elementos no sobrecarguen ni distraigan, sino que complementen y refuercen lo que se está diciendo. La adaptación del lenguaje y el estilo a la audiencia es otro aspecto crucial; una presentación técnica requerirá un enfoque diferente que una dirigida a un público general.

La comunicación no verbal, como el contacto visual, los gestos y la postura, juega un papel significativo en cómo se percibe el presentador y su mensaje. Practicar la presentación varias veces puede ayudar a mejorar la entrega y a manejar mejor los nervios. Además, es recomendable involucrar a la audiencia mediante preguntas o ejemplos que les resulten relevantes, lo que puede aumentar el interés y la retención de la información (34).

Finalmente, la preparación técnica no debe subestimarse. Asegurarse de que todos los equipos y materiales funcionen correctamente antes de la presentación puede evitar interrupciones y mantener la fluidez del discurso. En resumen, una presentación efectiva requiere una combinación de una preparación cuidadosa, habilidades de comunicación sólidas y la capacidad de conectar con la audiencia.

4.5 PARTICIPACIÓN EN CONGRESOS: CONSEJOS PÁCTICOS

Participar como ponente en un congreso requiere una preparación meticulosa y una ejecución estratégica para asegurar que la presentación sea efectiva y memorable. Es fundamental preparar el material para un tiempo menor al asignado, considerando que los retrasos son comunes en eventos con múltiples ponentes. Presentar contenido variado puede ayudar a mantener la atención del público, evitando la monotonía y fomentando el interés a través de anécdotas personales, interacción con la audiencia y datos impactantes. Además, es recomendable preparar frases y lemas que sean fáciles de recordar y compartir en redes sociales, lo que puede aumentar el alcance de la presentación.

Involucrar al público es crucial; una audiencia participativa puede enriquecer la experiencia tanto para el ponente como para los asistentes. En el ámbito científico, los congresos son plataformas esenciales para la difusión de conocimientos y la colaboración. Las actividades comunes incluyen conferencias magistrales, mesas redondas, presentaciones de posters, talleres y sesiones de networking, todas diseñadas para fomentar el intercambio de ideas y avances en la investigación.

Seleccionar el congreso adecuado es también parte del éxito, ya que cada evento tiene un enfoque y un público objetivo específicos. Los congresos académicos suelen centrarse en la presentación y discusión de investigaciones, mientras que los congresos médicos se enfocan en avances en salud y tecnología. La preparación de una comunicación oral exitosa implica claridad, un ritmo pausado y la capacidad de seducir al público, evitando tecnicismos innecesarios y explicando conceptos complejos de manera accesible.

En resumen, ser ponente en un congreso es una oportunidad para influir, educar y conectar con colegas y la audiencia. Una preparación cuidadosa, la selección de contenido relevante y variado, y la interacción con el público son elementos clave para una presentación exitosa. Con estos consejos prácticos, los ponentes pueden maximizar su impacto y contribuir significativamente al diálogo y avance en su campo de especialización.

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