2. ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
“Una base de datos es un conjunto de información estructurada en registros y almacenada en un soporte electrónico legible desde un ordenador. Cada registro constituye una unidad autónoma de información que puede estar a su vez estructurada en diferentes campos o tipos de datos que se recogen en dicha base de datos.” (Yunta, 2001).
Las bases de datos se organizan por registros (referencia bibliográfica), y estos están compuestos por campos:
- Registro: conjunto de elementos suficientemente detallados que permite la identificación de la fuente documental (impresa o no) de la que se extrae la información.
- Campo: tipo determinado de datos que integran el registro. Los más habituales son autor, titulo, fuente (nombre de la revista), descriptores, resumen y en las bases de datos abiertas e, texto completo.
El orden y la especificación de los elementos de la referencia bibliográfica (campos) varían de acuerdo con el tipo de documento: libro, revista, serie, documento electrónico y otros.
Un aspecto a tener en cuenta es que los campos pueden venir descritos de diferente manera según se hayan registrado. Por ejemplo, si buscamos las obras de Jesús Manuel López Ayala, el campo “nombre” puede venir descrito como:
- López-Ayala J. M
- López Manuel J.
- López J.M.
- López Ayala J.M.
Esto resta visibilidad a los autores pero además dificulta nuestra labor a la hora de realizar una búsqueda documental.